Vodenje papirologije v enotnem sistemu pomeni, da ne bo neorganizirano.
Datotečni sistem je metoda organiziranja papirologije in dokumentov za shranjevanje. Hrani se omarica ali škatla, ki vsebuje papirne različice dokumentov, medtem ko elektronski sistem hrani podatke v računalniku. Ti podatki so lahko e-poštna sporočila ali skenirana dokumentacija. Ko je sistem nastavljen, je pomembno, da se vzdržuje, tako da ostane v redu z redno dodajanjem posodobljenih informacij. Za vzdrževanje sistema boste morali ustvariti postopek za uporabo obeh sistemov.
Vložitev v papirni obliki
Korak 1
Označite vsako mapo, datoteko in predal ali škatlo. Naslov mora vsebovati predmet dokumentacije in datum, ko se papir začne. Na primer »Prejemki junij 2010 – danes« ali »Kadrovska mapa februar 2008«.
Video dneva
2. korak
Ustvarite nove mape, datoteke in predale ali škatle, ko imate novo kategorijo papirologije, ki jo želite shraniti, ali ko so stare mape, datoteke in predali polni. Uporabite barvno kodiranje za razlikovanje med leti ali meseci.
3. korak
Dodajte nove dokumente v najbolj relevantno mapo ali predal. Naključno vstavljanje dokumentov v mape bo uničilo arhivski sistem, saj bodo informacije iskali na napačnem mestu. Če sistem naroča dokumente po abecedi, nadaljujte z uporabo tega postopka, namesto da preklopite na drugo obliko.
4. korak
Vsako leto odstranite stare, nepotrebne dokumente. Ko boste še naprej dodajali datoteke, bodo nekatere informacije postale nepomembne in zastarele. Razrežite ga in sprostite dodaten prostor za shranjevanje.
Elektronsko vlaganje
Korak 1
Ustvarite mape ali imenike v računalniku. Redno konsolidirajte podatke, da ne postanejo neorganizirani. Več omrežnih pogonov ali več map, ki vsebujejo podobne informacije, ni učinkovit način organiziranja podatkov.
2. korak
Redno varnostno kopirajte podatke. Za to uporabite DVD-je, pogon USB, zunanji trdi disk ali zunanje podjetje. To ščiti podatke pred izgubo.
3. korak
Zavarujte podatke tako, da zaklenete vsako datoteko, omogočite dostop pooblaščenim uporabnikom ali dodate geslo ob odpiranju datoteke. To preprečuje zlorabo podatkov, goljufije ali nepooblaščen dostop. Poleg tega ste lahko prepričani, da ga uporabljajo samo ljudje, ki vedo, kako sistem deluje.
4. korak
Napišite postopek za uporabo elektronskega arhivskega sistema. Vključite navodila po korakih, kako najti, referencirati, kategorizirati in arhivirati podatke, tako da vsak uporabnik upravlja sistem na enak način. Naj bo posodobljen, če izboljšate sistem, da preprečite zmedo med uporabniki.
5. korak
Pregledajte sistem arhiviranja vsaki dve leti. Preverite, ali deluje dobro – to je mogoče opredeliti glede na to, kako učinkovito je arhiviranje, kako enostavno je najti podatke in kako organizirano je. Prav tako izbrišite neželene datoteke in zmanjšajte elektronski nered.
Stvari, ki jih boste potrebovali
Omarica za datoteke ali škatla
mape
Prazne nalepke
Svinčniki ali markerji
Računalnik
Nasvet
Imejte dan skupinskega usposabljanja, da razložite, kako deluje vsak sistem arhiviranja, tako da ga lahko vsak dan upravljate in vzdržujete.
Vprašajte za povratne informacije o tem, kako razviti sistem arhiviranja, da bo uporabniku prijaznejši ali bolje organiziran.
