Esses truques do Microsoft Excel salvaram minha vida no meu fluxo de trabalho

Ao trabalhar com uma planilha, atalhos e dicas que ajudam você a concluir tarefas com mais rapidez ou melhor são inestimáveis. Semelhante às maneiras de melhore seu fluxo de trabalho no Microsoft Word, o Excel tem seu próprio conjunto de truques úteis.

Com esta lista de dicas úteis, você pode eliminar trabalhos tediosos, executar operações rapidamente, reduzir erros e inserir gráficos ou tabelas com um clique. Use um ou todos para facilitar suas tarefas diárias no Excel.

Execute operações especiais de colagem

Copiar e colar são ações simples que a maioria das pessoas sabe como usar. No entanto, o Excel oferece várias opções especiais de colagem que permitem colar dados e executar equações básicas ao mesmo tempo.

Isso significa que você pode adicionar, subtrair, multiplique ou divida cada valor em um intervalo de células por um número específico com colagem especial.

Passo 1: Copie a célula que contém o número que você deseja usar em seu cálculo de uma destas maneiras:

• Clique com o botão direito e selecione cópia de.
• Selecione cópia de na seção da área de transferência da faixa de opções no Lar aba.
• Use o atalho do teclado Ctrl + C no Windows ou Comando + C no Mac.

Passo 2: selecione as células que contêm os valores onde deseja realizar o cálculo.

etapa 3: Abra o Colar especial menu de uma destas maneiras:

• Clique com o botão direito e escolha Colar especial.
• Selecione Colar > Colar especial na seção da área de transferência da faixa de opções no Lar aba.

Passo 4: Quando o Colar especial caixa for exibida, escolha o cálculo que deseja realizar na caixa Operação seção.

Etapa 5: Clique OK.

Você verá então seus dados atualizados com o cálculo realizado. Você não precisa se preocupar em adicionar, subtrair manualmente, multiplicando, ou dividir um grupo de células, o que é uma tarefa tediosa e aumenta o risco de erros.

Aprenda a amar funções

Funções e fórmulas podem ser intimidantes. Mas assim que começar a usá-los, você apreciará quanto tempo eles podem economizar. Além disso, você diminuirá a chance de erros ao realizar cálculos manualmente.

Se você nunca usou funções antes, pode começar com o básico de soma, média, mínimo, máximo e contagem.

Passo 1: selecione a célula onde deseja usar a função. Esta é a célula onde a fórmula reside e o resultado dela é exibido.

Passo 2: Selecione a seta ao lado de Soma automática no Edição seção da fita no Lar aba. Escolha o cálculo que deseja usar.

etapa 3: Você verá o Função aparecem na célula aguardando os valores que você deseja usar.

Digamos que você queira adicionar os valores nas células A1 a A5. Arraste esse intervalo de células ou adicione-o após o parêntese de abertura na fórmula como A1:A5. Certifique-se de terminar a fórmula com um parêntese de fechamento, como na imagem acima.

Passo 4: Aperte o Digitar ou Retornar chave.

Você verá então seu cálculo realizado de acordo com a função selecionada.

Para o conjunto completo de funções disponíveis no Excel, vá para o Fórmulas aba. Em seguida, use a Biblioteca de Funções na faixa de opções para escolher uma lógica funciona como SE ou referência funcionar como VLOOKUP.

Use análise rápida para adicionar formatos, gráficos, totais e tabelas

O Excel ajuda você a formatar células automaticamente com formatação condicional, criar gráficos com recomendações, inserir tabelas e tabelas dinâmicase obtenha os totais. Mas o que você talvez não saiba é que pode fazer coisas assim muito rapidamente com a ferramenta de análise rápida. Veja como funciona.

Passo 1: selecione um intervalo de células onde deseja realizar uma das ações acima.

Passo 2: Selecione os Análise Rápida botão exibido no canto do intervalo de células. Alternativamente, você pode clicar com o botão direito e escolher Análise Rápida.

Você verá então uma pequena caixa com uma lista de ações e opções disponíveis para cada uma. Eles variam dependendo do tipo de dados em suas células, então vejamos um exemplo.

Aqui temos as notas dos alunos e o intervalo de células inclui nomes, notas em letras, notas numéricas e texto de aprovação/reprovação. Ao abrir a ferramenta de análise rápida, podemos aplicar formatação condicional, inserir um gráfico, obter totais, criar uma tabela ou adicionar minigráficos.

etapa 3: basta selecionar a guia da ação desejada e escolher a opção para essa ação.

Estrondo! Você acabou de economizar muito tempo fazendo uma dessas coisas do zero.

Padrões e fórmulas de preenchimento automático

O Microsoft Excel oferece um recurso útil de preenchimento automático para preencher células facilmente. Você pode insira alguns itens em uma lista, como meses do ano, e adicione os itens restantes arrastando. O preenchimento automático também ajuda você copiar e colar fórmulas que você cria com as funções mencionadas anteriormente.

Preenchimento de padrão: insira (pelo menos) dois itens da lista, selecione a célula que contém o segundo e use a alça de preenchimento (sinal de mais na borda da célula) para arrastar pelas células restantes. Como exemplos, você pode inserir janeiro e fevereiro, segunda e terça, ou ainda A e B. Em seguida, preencha o restante das células!

Preenchimento de fórmula: selecione a célula que contém a fórmula e use a alça de preenchimento para arrastar a fórmula para as células restantes. Nota: Se você usar referências absolutas em vez de relativas, será necessário ajustar as fórmulas após preenchê-las.

Dica: você pode preencher as células restantes para corresponder ao número de linhas já preenchidas simplesmente clicando duas vezes na alça de preenchimento.

O preenchimento automático é uma enorme ferramenta que economiza tempo no Microsoft Excel.

Copiar da barra de status

A barra de status na parte inferior do aplicativo é útil para ver cálculos rápidos como soma, média e contagem. Mas com um atualização para Excel para Windows em março de 2022, você pode copiar esses cálculos com um clique.

Embora esse recurso ainda possa estar sendo implementado para os usuários e você talvez ainda não o veja, é definitivamente um para manter no seu radar.

Passo 1: Primeiro, certifique-se de ter os cálculos marcados para que apareçam na barra de status. Para fazer isso, clique com o botão direito na barra de status e selecione cada um para colocar uma marca de seleção ao lado.

Passo 2: selecione as células para exibir o cálculo desejado na barra de status.

etapa 3: Em seguida, selecione o valor calculado na barra de status. Isso o coloca na sua área de transferência.

Passo 4: você pode então colar o valor em sua planilha ou em um aplicativo completamente diferente.

A capacidade de copiar valores diretamente da área de transferência evita que você tenha que inserir uma fórmula ou função manualmente, mas ainda obtém o resultado que precisa — mais rápido do que nunca!

Quer ainda mais? Dê uma olhada nestes adicionais Dicas do Excel para dominar sua planilha.

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