Il Team Rubicon vuole semplificare la risposta alle catastrofi. Microsoft vuole aiutare

Nel 2018, i disastri naturali si sono scatenati.

Tsunami mortali hanno colpito l’Indonesia. Uragani distruttivi colpirono il sud. Gli incendi, un tempo stagionali in California, hanno inghiottito lo stato, lasciando dietro di sé più di 1.650.000 acri di terra bruciata e provocando danni per un valore di 16,5 miliardi di dollari.

Quest’anno non si è rivelato molto migliore. Forti piogge e tornado hanno colpito il Midwest e L'uragano Dorian, una delle tempeste più potenti mai registrate nell'Atlantico, ha colpito gli Stati Uniti dopo aver raso al suolo completamente parti delle Bahamas una settimana prima.

I numeri possono sembrare cupi, ma la risposta a eventi così catastrofici è stata tutt’altro: basta chiedere a qualsiasi volontario in servizio con Team Rubicone, un’organizzazione no-profit di soccorso in caso di catastrofe che ha recentemente collaborato con l’iniziativa Tech for Social Impact di Microsoft per rendere più efficiente la risposta alle catastrofi.

Da piccolo a sismico

Nel gennaio 2010, un devastante terremoto di magnitudo 7,8 colpì Port-au-Prince, Haiti, ferendo centinaia di migliaia di persone e lasciando senza casa 2,3 milioni di persone. In seguito, due marine, tra cui il CEO e co-fondatore del Team Rubicon, Jake Wood, riunirono un piccolo equipaggio di veterani, professionisti medici e primi soccorritori per fornire aiuti, concentrandosi principalmente sulle popolazioni a rischio e su quelle maggiormente a rischio vulnerabile; lo stesso gruppo demografico primario servito oggi dall'organizzazione con sede a Los Angeles.

È stato adottato un nome. È stata elaborata una vaga dichiarazione di intenti.

Nel decennio successivo, il Team Rubicon è passato da un team di otto volontari a uno di 100.000. Le operazioni si sono intensificate in seguito a Port-au-Prince, all'uragano Harvey e agli oltre 400 altri disastri naturali a cui il team ha risposto sin dal suo inizio. Ma le infrastrutture e la tecnologia necessarie per mantenere, formare e supervisionare adeguatamente i volontari – il 70% dei quali sono veterani militari – non riuscivano a tenere il passo con la crescita esplosiva dell’organizzazione no-profit. Il team ha gestito le iniziative dei donatori e dei volontari utilizzando una serie di piattaforme, spesso gratuite e assemblate insieme, ma mancavano di efficienza e i dati non venivano trasferiti tra i sistemi.

In qualità di Chief Information Officer del Team Rubicon, Raj Kamachee lo saprebbe. Mentre il team stava radunando i volontari durante l’uragano Harvey nel 2017, è stato testimone delle insidie di un sistema di questo tipo in prima persona mentre il team lavorava per vagliare un database di quasi 75.000 volontari.

"Stavamo lottando per reclutare quanti più volontari possibile", ha detto Kamachee a Digital Trends. "Ci sono voluti tre o quattro volontari seduti dietro una scrivania con un foglio Google per inviare un singolo volontario sul campo."

Con Harvey, il Team Rubicon è comunque riuscito a collocare più di 1.500 volontari sul campo in Texas e Louisiana, ciascuno con il proprio insieme unico di competenze e qualifiche, si è occupato di vari soccorsi operazioni. Altre operazioni hanno seguito il gruppo iniziale di volontari, ma è stato evidenziato il carattere dispendioso in termini di tempo del lavoro un crescente bisogno di cambiamento. Dopotutto, le operazioni di salvataggio sono state l'inizio. La valutazione dei danni, la gestione dei detriti e la ricostruzione sarebbero arrivate più tardi.

"Abbiamo avuto problemi con il nostro sistema di gestione dei volontari e con le qualifiche dei nostri volontari", ha aggiunto Art delaCruz, presidente e direttore operativo del Team Rubicon. "Ce la siamo cavata, ma certamente non funzionava come avrebbe dovuto."

Un sistema (in)efficiente al lavoro

A prima vista, la gestione dei volontari del Team Rubicon sembra piuttosto semplice. Quando un veterano militare, un primo soccorritore o un civile si iscrive per fare volontariato con l'organizzazione, loro sottoporsi a un processo di valutazione prima di diventare schierabili, che include la sottomissione a un background controllo. Devono inoltre seguire un corso introduttivo che stabilisca la storia dell'organizzazione no-profit, nonché due corsi FEMA che descrivono l'Incident Command Sistema, una gerarchia standardizzata che descrive in dettaglio come le varie agenzie governative e non governative dovrebbero interagire tra loro quando rispondono a un disastro.

L'inserimento dei volontari è parte del processo. Portarli in campo è un tipo diverso di bestia.

Per ogni incidente ci sono molteplici aspetti da considerare, ognuno dei quali influisce sull'idoneità di un determinato volontario. Entrano in gioco fattori come la vicinanza all’evento e la recente attivazione di un individuo, così come la disponibilità attuale e futura. Lo skillset è una componente ancora più importante, soprattutto considerando che ogni scenario richiede un diverso insieme di qualifiche. Se il Team Rubicon sta impiegando volontari per le attività di ricerca e salvataggio all’inizio di un disastro, ad esempio, potrebbero aver bisogno di persone con un background medico, mentre altre chiamate possono richiedere operatori di attrezzature pesanti o volontari che possano lavorare in una leadership senior capacità.

“Quando hai 105.000 volontari e ben 66 operazioni in un dato anno, devi capire dove si trovano i volontari, oltre al disastro”, ha detto delaCruz. “Dobbiamo anche pensare a quali capacità o competenze sono inerenti al personale che risponde e che tipo di capacità è disponibile. Dobbiamo trovare tutte queste cose e questo è stato fatto letteralmente attraverso il lavoro manuale”.

Inserisci l'acceleratore Microsoft

All'inizio di quest'anno, Microsoft Iniziativa Tech for Social Impact ha debuttato con la versione 3 del suo Dynamics Nonprofit Accelerator, una suite di strumenti progettati per fornire alle organizzazioni no-profit il tipo di informazioni necessarie per raggiungere i propri obiettivi. In molti modi, il Team Rubicon era un candidato ovvio per il programma. L'organizzazione raggiungeva costantemente nuovi traguardi e aumentava il raggio d'azione, ma era anche ostacolata da costanti limitazioni del software.

“Abbiamo visto una squadra con l’organizzazione e il coraggio – forse anche l’audacia – per provare a reinventarsi”, ha affermato Justin Spelhaug, direttore generale di Tech for Social Impact. "Il team voleva raggiungere un nuovo livello di scalabilità in cui poter implementare una gamma molto più ampia di risposte ai disastri."

Per Team Rubicon, ciò significava una suite software che fornisse sia funzionalità pronte all'uso che una gamma di soluzioni personalizzate. Con Dinamica 365, i dati non vengono più aggregati tramite quattro o cinque fonti diverse, consentendo una grande trasparenza complessiva e semplificando i processi sconnessi che ostacolavano il sistema precedente.

L'Acceleratore non-profit si avvale inoltre dell'intelligenza artificiale per classificare le qualifiche, la disponibilità e altri parametri fondamentali per la distribuzione dei volontari. L'organizzazione no-profit attualmente lo sta implementando solo in casi selezionati (il Team Rubicon può averne fino a 10 operazioni in corso contemporaneamente, compresi gli sforzi in corso alle Bahamas), ma le conseguenze future potrebbero esserlo profondo. La tecnologia in espansione potrebbe consentire al team di mobilitare facilmente un numero di volontari tre volte superiore rispetto a quello di Harvey, liberando risorse aggiuntive nel processo.

Ciò comporta anche una maggiore facilità d'uso, qualcosa che Wood ritiene aiuterà in particolare nella ritenzione tra i volontari più giovani e coloro che si sono spesso abituati alla comodità della tecnologia moderna fornisce.

"Dobbiamo eliminare gli attriti nell'esperienza del volontariato", ha spiegato Wood. “Puoi richiedere un mutuo al semaforo con il pollice. Puoi ordinare una pizza da Dominoes e seguirne i progressi mentre attraversa il forno e arriva a casa tua. I nostri volontari, molti di loro sono millennial o nativi digitali. Puoi ottenere solo uno o due scatti con un volontario perché il loro tempo è troppo prezioso per essere sprecato.

Se tutto andrà bene, sia delaCruz che Spelhaug sperano che la tecnologia possa essere introdotta in altri interventi di soccorso in caso di calamità organizzazioni e altre organizzazioni no-profit, comprese quelle che rientrano nell'iniziativa Tech for Social Impact di Microsoft. Organizzazioni come l’Esercito della Salvezza e l’UNICEF potrebbero non sfruttare l’apprendimento automatico o l’intelligenza artificiale nella stessa misura del Team Rubicon, ma possono sicuramente trarne vantaggio da un ecosistema software che sfrutta i propri punti di forza e i propri obiettivi come organizzazione, molti dei quali, secondo Spelhaug, sono incentrati sulle questioni più importanti del nostro volte.

“Crediamo davvero che, con le persone di cui disponiamo e il nostro approccio all’innovazione, un sottoprodotto debba essere che altre organizzazioni no-profit possano utilizzare gli strumenti che costruiamo”, ha aggiunto delaCruz. “Alla fine, è per tutti.”

Interessato a saperne di più? Dai un'occhiata al Team Rubicon sito web, dove puoi donare, diventare un partner per la raccolta fondi o iscriverti per fare volontariato in diversi modi.

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