5 trucchi di Microsoft Word che hanno rivoluzionato il mio flusso di lavoro

Microsoft Word è una parte importante di molte delle nostre vite lavorative quotidiane, ma ciò non significa che lo utilizziamo sempre per tutto ciò che vale. Col tempo, Microsoft ha aggiunto nuove funzionalità che rendono Word più robusto, ma non sempre hai informazioni dettagliate sulle nuove funzionalità o anche su quegli utili strumenti nascosti.

Per migliorare il tuo flusso di lavoro quando usi Microsoft Word, ecco cinque trucchi che hanno migliorato notevolmente il tempo che trascorro con l'applicazione. Nel corso degli anni, questi mi hanno fatto risparmiare tempo, ridotto il rischio di errori e migliorato la mia efficienza nell'utilizzo di Word.

Tieni traccia solo delle modifiche

Se collabori con altri sui tuoi documenti Word, potresti avere familiarità con le modifiche. Questa pratica funzionalità ti consente di vedere facilmente le aggiunte o le modifiche apportate da tutti al documento.

Con un aggiornamento a Word alla fine del 2021, Microsoft ha aggiunto la possibilità di tenere traccia solo delle modifiche. Per quelle volte in cui non hai bisogno che tutti tengano traccia dei propri e vuoi solo vedere i tuoi, questa è un'ottima funzionalità.

Passo 1: Apri il tuo documento Word e vai al file Revisione scheda.

Passo 2: Clicca il Monitoraggio freccia a discesa.

Passaggio 3: Quindi, fare clic su Tenere traccia delle modifiche freccia e selezionare Solo mio.

Puoi quindi apportare modifiche al documento, aggiungere commenti e accettare le modifiche apportate tu stesso senza coinvolgere i tuoi collaboratori.

Sfrutta maggiormente gli appunti

Gli Appunti di Office sono una funzionalità che puoi utilizzare in altre applicazioni di Office come Excel e Outlook oltre a Word. Con esso, tutto ciò che copi rimane negli appunti finché non copi qualcos'altro.

Ciò che rende gli appunti uno strumento così utile è che puoi riutilizzare ciò che è presente nella sua cronologia fino a 24 elementi. Ciò include testo e immagini. Inoltre, funziona sia che lo usi Modificare > copia, fare clic con il tasto destro e copia, o il scorciatoia da tastieraCtrl+ C.

Per visualizzare gli appunti, vai a Casa scheda e fare clic sul pulsante di avvio della finestra di dialogo Appunti. Questa è la piccola freccia nell'angolo in basso a destra della sezione Appunti della barra multifunzione.

Vedrai il riquadro attività Appunti aperto sul lato sinistro con un elenco di elementi che hai copiato. Seleziona un elemento per incollarlo nel documento. Puoi anche fare clic sulla freccia a destra di un elemento e selezionarlo Impasto oppure, per rimuoverlo, seleziona Eliminare.

Nella parte superiore del riquadro attività verranno visualizzate azioni aggiuntive per Incolla tutto O Cancella tutto articoli, entrambi convenienti.

Questo è un vero risparmio di tempo se usi spesso le azioni copia e incolla nei tuoi documenti Word.

Inserisci testo casuale per i segnaposto

Se hai mai dovuto dedicare del tempo alla creazione di un documento senza testo, apprezzerai questo prossimo trucco per Microsoft Word. Puoi digitare una riga semplice e Word inserirà del testo casuale per te. Questo è l'ideale per i segnaposto finché non hai il testo che ti serve.

Esistono due modi per aggiungere questo testo al documento.

Metodo 1: Per il testo casuale, dove P è il numero di paragrafi e S è il numero di frasi desiderate, digita quanto segue:

=RAND(P, S)

Ad esempio, =RAND(2,3) fornisce due paragrafi con tre frasi ciascuno.

Metodo 2: Per lorem ipsum (testo segnaposto comune), digitare il comando seguente. Come RAND, usa i numeri per la quantità di paragrafi (P) e frasi (S) che desideri inserire.

=LOREM(P, S)

Quindi, =LOREM(4,2) fornisce quattro paragrafi contenenti due frasi ciascuno.

Immediatamente dopo aver digitato il comando, il testo apparirà nel tuo documento, pronto per essere utilizzato come segnaposto nel tuo file Modello di parole o documento.

Salva e riutilizza testo, immagini e altro ancora

Ogni volta che puoi riutilizzare qualcosa durante la creazione di un documento, come gli appunti sopra, è una funzionalità gradita.

Microsoft Word offre parti rapide e Glossario che funzionano in modo simile, consentendoti di salvare e riutilizzare testo, immagini, tabelle, firmee altri oggetti. Se ti ritrovi a digitare o inserire la stessa cosa più e più volte, allora questi strumenti fanno al caso tuo.

Passo 1: Seleziona il testo, l'immagine o un altro elemento che desideri salvare.

Passo 2: Vai a Inserire scheda e fare clic su Parti rapide freccia a discesa.

• Per salvarlo come parte rapida, seleziona Salva la selezione nella Galleria parti rapide.
• Per salvarlo come glossario, vai a Testo automatico e seleziona Salva la selezione nella Galleria di glossario.

Passaggio 3: Nella finestra pop-up che appare, puoi dargli un nome significativo, scegliere in quale Galleria salvarlo, aggiungere una categoria e inserire tutti gli altri dettagli come preferisci.

Passaggio 4: Clic OK per salvare la tua voce.

Quando sei pronto per utilizzare la selezione salvata, posiziona il cursore nel documento nel punto desiderato. Ritorna al Inserire scheda, fare clic su Parti rapide freccia a discesa e scegliere l'elemento. Quindi verrà visualizzato nel documento nel punto specificato con il cursore.

Il principale differenze tra Parti rapide e Glossario sono che il glossario fa parte della funzione Parti rapide e ognuno di essi ha la propria Galleria per gli elementi salvati.

Qualunque cosa tu decida di utilizzare, o forse entrambi, apprezzerai questo fantastico modo per risparmiare tempo e ridurre gli errori derivanti dalla riscrittura o dalla lettura dello stesso contenuto.

Cattura e inserisci screenshot

Un altro trucco per la produttività di Word degno di nota è lo strumento Screenshot. Con esso, puoi inserire rapidamente e quasi senza sforzo uno screenshot nel tuo documento. Puoi scegliere da un'altra finestra aperta sul desktop o inserire uno screenshot di qualcosa che catturi manualmente.

Per utilizzare lo strumento, vai a Inserire scheda e fare clic su Immagine dello schermo freccia a discesa.

Nella parte superiore della casella vedrai le altre finestre aperte. Selezionane uno per inserirlo nel documento e quindi formattalo o modificalo come qualsiasi altra immagine in Word.

In alternativa, puoi catturare una parte specifica dello schermo o un'altra finestra. Selezionare Ritaglio dello schermo. Vedrai il cursore trasformarsi in mirino. Trascina per acquisire la porzione desiderata e rilasciala al termine. Il ritaglio apparirà automaticamente nel documento come immagine statica.

Quando hai bisogno screenshot dal tuo computer, puoi eliminare la necessità di aprire uno strumento screenshot, acquisire ciò che ti serve, ridimensionarlo e salvarlo, quindi tornare al documento per inserirlo. Basta usare lo strumento Screenshot integrato di Word.

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