7 cose che non sapevi di poter fare in Outlook

È probabile che tu abbia utilizzato Microsoft Outlook in un modo o nell'altro per inviare un'e-mail o pianificare una riunione. Ma mentre queste sono le attività più comuni che puoi svolgere in Outlook, ci sono alcuni trucchi che puoi sfruttare per migliorare la tua esperienza.

Richiamo di un'e-mail è quello che abbiamo trattato in precedenza, ma ci sono anche e-mail con codice colore o impostazione di fusi orari diversi. Abbiamo passato un po' di tempo a scavare tra i menu per te e per mostrarti tutto questo e molto altro.

Senza ulteriori indugi, ecco sette cose che non sapevi di poter fare in Outlook sul desktop e Outlook sul Web.

Imposta due fusi orari

Inizieremo prima con i fusi orari perché il tempo è tutto! Questo è utile se risiedi in un luogo diverso dal tuo lavoro, supponiamo che tu sia a New York e che il tuo lavoro abbia sede a Portland, Oregon. Per mantenere le tue e-mail sulla stessa pagina ed evitare di arrivare in ritardo alle riunioni, puoi impostare più fusi orari nell'app desktop Outlook.

Questa è una delle cose più semplici che puoi configurare in Outlook. Tutto quello che devi fare è andare nella tua pozione Calendario dell'app desktop Outlook, quindi visitare il File menù. Da lì, clicca Opzioni e quindi fare clic su Calendario. Dovrai quindi cercare il Fusi orari opzione. Dovresti vedere una casella di controllo per Mostra un secondo fuso orario. Fare clic sulla casella di controllo, quindi scegliere il secondo o terzo fuso orario desiderato. Ora lo vedrai su Outlook.

Imposta i colori per le email di determinate persone

Vuoi che le tue e-mail abbiano un aspetto leggermente diverso in modo che la tua casella di posta sia più elaborata o più facile da leggere? Outlook ti copre le spalle con quella che è nota come formattazione condizionale. Questa funzione è un modo per far risaltare i messaggi che soddisfano le proprie condizioni definite nell'elenco dei messaggi utilizzando colori, caratteri e stili. Atterra al numero 2 della nostra lista.

Puoi dire a Outlook di cambiare il colore di determinati messaggi in base al nome o all'indirizzo e-mail di un mittente; diciamo, se vuoi che tutte le email del tuo capo appaiano in rosso.

Per impostare una regola di formattazione condizionale, passare alla posta in arrivo, nell'app desktop Outlook e visitare la scheda Visualizza. Da lì, seleziona il Vista corrente collocamento. Quindi, dopo, seleziona Visualizza impostazioni. Ti consigliamo quindi di fare clic su Impostazioni di visualizzazione avanzate finestra di dialogo e selezionare Formattazione condizionale. Microsoft ha un elenco di passaggi che puoi seguire qui, ma ci stiamo concentrando su come far apparire i messaggi di determinate persone in un determinato colore.

Per fare ciò, fare clic su Aggiungere e poi inserisci un nome per la regola. Selezionare Font, e poi sotto Colore scegliere un colore che si desidera e quindi fare clic OK. Successivamente, seleziona Condizione e scegli una Condizione. Nella casella Da digitare il nome del contatto o del mittente che si desidera visualizzare in un colore diverso nella posta in arrivo. Poi, dentro Impostazioni filtro, formattazione condizionale e visualizzazione avanzata finestre di dialogo, selezionare OK.

Usa i tasti di scelta rapida di Outlook

Probabilmente hai familiarità con le scorciatoie da tastiera come CTRL + C e CTRL + V, ma sapevi che l'app desktop Outlook ha anche una serie di tasti di scelta rapida che puoi utilizzare? Questi tasti possono aiutarti a risparmiare tempo durante la tua giornata impegnativa, evitando di dover trascinare il mouse su icone e menu per eseguire attività comuni come comporre, rispondere o inoltrare messaggi. Abbiamo raccolto i nostri tasti di scelta rapida di Outlook preferiti per il numero tre della nostra lista. Tieni presente che questi sono per Windows 10.

Ancora una volta, abbiamo appena raccolto alcuni dei tasti di scelta rapida più comuni. Microsoft ha un elenco completo sul suo sito web, che copre le scorciatoie di Outlook per MacOS, così come il Web. Il loro elenco è un po 'più completo e copre dettatura, cartelle, riquadri di lettura, stampa e altro.

Ridimensiona i tuoi file per inviare allegati di immagini di grandi dimensioni

Un ostacolo comune che potresti incontrare quando invii e-mail con immagini è che i file che potresti desiderare che il destinatario riceva sono un po' troppo grandi per i limiti del web. Quando ciò accade, puoi provare a ridimensionare gli allegati delle immagini tramite l'app desktop Outlook in modo che non siano troppo grandi.

Puoi ridimensionare gli allegati delle immagini in pochi passaggi. Dopo aver composto un nuovo messaggio, devi prima tentare di allegare tutte le immagini che desideri inviare. Probabilmente riceverai un messaggio di errore, ma non preoccuparti. Entra nel File scheda di quell'e-mail, quindi cerca il messaggio di errore in alto. Scegli l'opzione che dice Ridimensiona le immagini grandi quando invio questo messaggio.

Outlook tenterà di inviare il messaggio per posta comprimendo le immagini a una dimensione inferiore. Nel caso in cui il messaggio continui a non passare, puoi provare Zippare i file in Windows 10 O Mac OS per renderli più piccoli e quindi allegando il file ZIP in un messaggio di posta elettronica.

Avvia le riunioni di Teams, apri Sticky Notes e OneNote direttamente da Outlook sul Web

Sebbene ci siamo concentrati sull'app desktop Outlook, anche Outlook sul Web ha alcuni segreti. Mentre probabilmente stai già trascorrendo del tempo a ordinare il tuo calendario o le tue e-mail in Outlook sul Web, Microsoft ha inserito alcune integrazioni con Sticky Notes, così come OneNote lì, pure.

Con l'integrazione, se accedi con la stessa e-mail di Microsoft 365 che usi per lavoro (o anche con l'e-mail dell'account Microsoft personale) su Sticky Notes in Windows 10 o nell'app OneNote, avrai accesso rapido alle stesse cose con quell'account Outlook su ragnatela. Questo è noto come feed di OneNote.

Puoi passare a questo in qualsiasi momento andando in alto e facendo clic sull'icona OneNote sul lato destro dello schermo. Funziona sia con gli account Microsoft personali che con gli account Microsoft 365 di lavoro. Quindi, provalo e prendi appunti mentre invii un'e-mail!

Vogliamo anche notare la possibilità di "Meet Now". Questa opzione viene visualizzata nella parte superiore della posta in arrivo in Outlook sul Web. Se fai clic su questo, sarai in grado di avviare immediatamente una riunione di Teams (con account di lavoro) o una riunione di Skype (con personale account.) È un modo rapido per saltare attraverso alcuni cerchi e non dover passare attraverso molti menu per entrare in una riunione nel modo giusto lontano.

Raggiungi la Posta in arrivo zero con la pulizia delle conversazioni

Se la tua casella di posta è piena di messaggi, potresti provare la funzione Pulizia conversazione in Outlook. È ancora un'altra caratteristica che potresti non sapere che esiste.

Come spiega Microsoft, il Funzionalità Pulizia conversazione in Outlook è progettato per aiutarti a ridurre il numero di messaggi nelle tue cartelle. I messaggi ridondanti durante una conversazione che vengono eliminati vengono spostati nella cartella Posta eliminata. Tieni presente che questo è per le conversazioni in un thread di posta elettronica o una raccolta di messaggi.

Puoi utilizzare la pulizia delle conversazioni accedendo alla posta in arrivo di Outlook sul desktop e quindi facendo clic su Casa scheda. Da lì, puoi scegliere il Eliminare gruppo e poi scegli Ripulire.

Puoi scegliere di Pulisci la conversazione per ripulire la conversazione in corso. Quindi, scegli di Pulisci cartella per ripulire un'intera cartella, eliminando i messaggi ridondanti. Puoi anche scegliere di Pulisci cartella e sottocartelle. Con questa opzione, tutte le conversazioni nella cartella selezionata e in qualsiasi cartella in essa contenuta vengono riviste e i messaggi ridondanti vengono eliminati.

Imposta regole per spostare, contrassegnare e rispondere automaticamente ai messaggi di posta elettronica

Mentre la pulizia della conversazione è un modo per ottenere una casella di posta pulita, l'impostazione delle regole è un altro. Puoi spostare, contrassegnare e rispondere automaticamente alle e-mail se imposti regole nell'app desktop Outlook. Queste regole possono anche essere utilizzate per riprodurre suoni specifici quando ricevi messaggi.

Per impostare una regola, tutto ciò che devi fare è fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio nella posta in arrivo e selezionare Regole Da lì, puoi selezionare una delle opzioni. Outlook suggerirà automaticamente di creare una regola basata sul mittente e sui destinatari. Se desideri creare più regole, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Crea regola.

Segui le istruzioni sullo schermo e, nella finestra di dialogo Crea regola, seleziona una o più delle prime tre caselle di controllo. Microsoft ha una guida completa sulle regole di Outlook Qui se hai bisogno di ulteriore assistenza.

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