5 Microsoft Word-Tricks, die meinen Arbeitsablauf revolutioniert haben

Microsoft Word ist ein wichtiger Bestandteil unseres täglichen Arbeitslebens, aber das bedeutet nicht, dass wir es immer voll nutzen. Im Laufe der Zeit, Microsoft hat neue Funktionen hinzugefügt Dadurch wird Word robuster, aber Sie haben nicht immer Einblick in neue Funktionen oder sogar in die nützlichen versteckten Tools.

Um Ihren Arbeitsablauf bei der Verwendung von Microsoft Word zu verbessern, finden Sie hier fünf Tricks, die meine eigene Zeit mit der Anwendung erheblich verkürzt haben. Im Laufe der Jahre habe ich dadurch Zeit gespart, das Fehlerrisiko verringert und meine Effizienz bei der Verwendung von Word gesteigert.

Verfolgen Sie nur Ihre Änderungen

Wenn Sie mit anderen an Ihren Word-Dokumenten zusammenarbeiten, sind Sie möglicherweise mit „Änderungen verfolgen“ vertraut. Mit dieser praktischen Funktion können Sie ganz einfach alle Ergänzungen oder Änderungen am Dokument sehen.

Mit einem Update auf Word Ende 2021, Microsoft hat die Möglichkeit hinzugefügt, nur Ihre Änderungen zu verfolgen. Für den Fall, dass nicht jeder den Überblick behalten muss und Sie nur Ihre eigenen Daten sehen möchten, ist dies eine großartige Funktion.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und gehen Sie zu Rezension Tab.

Schritt 2: Drücke den Verfolgung Dropdown-Pfeil.

Schritt 3: Klicken Sie dann auf Änderungen verfolgen Pfeil und wählen Sie Nur meins.

Anschließend können Sie Ihr Dokument bearbeiten, Kommentare hinzufügen und selbst vorgenommene Änderungen akzeptieren, ohne dass Ihre Mitarbeiter beteiligt sind.

Nutzen Sie die Zwischenablage besser aus

Die Office-Zwischenablage ist eine Funktion, die Sie neben Word auch in anderen Office-Anwendungen wie Excel und Outlook verwenden können. Damit bleibt alles, was Sie kopieren, in der Zwischenablage, bis Sie etwas anderes kopieren.

Was die Zwischenablage zu einem so nützlichen Werkzeug macht, ist, dass Sie den Inhalt ihres Verlaufs für bis zu 24 Elemente wiederverwenden können. Hierzu zählen sowohl Texte als auch Bilder. Außerdem funktioniert es unabhängig davon, ob Sie es verwenden Bearbeiten > Kopieren, Rechtsklick und Kopieren, oder der TastaturkürzelStrg+ C.

Um die Zwischenablage anzuzeigen, gehen Sie zu Heim Klicken Sie auf die Registerkarte „Zwischenablage“ und klicken Sie auf das Startprogramm für das Dialogfeld „Zwischenablage“. Dies ist der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke des Abschnitts „Zwischenablage“ des Menübands.

Auf der linken Seite wird der Aufgabenbereich „Zwischenablage“ mit einer Liste der von Ihnen kopierten Elemente geöffnet. Wählen Sie ein Element aus, um es in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch auf den Pfeil rechts neben einem Element klicken und es auswählen Paste oder, um es zu entfernen, wählen Sie Löschen.

Oben im Aufgabenbereich werden zusätzliche Aktionen angezeigt Alles einfügen oder Alles löschen Artikel, die beide praktisch sind.

Dies ist eine echte Zeitersparnis, wenn Sie in Ihren Word-Dokumenten häufig Kopier- und Einfügeaktionen verwenden.

Fügen Sie zufälligen Text für Platzhalter ein

Wenn Sie jemals Zeit damit verbringen mussten, ein Dokument ohne Text zu erstellen, werden Sie diesen nächsten Trick für Microsoft Word zu schätzen wissen. Sie können eine einfache Zeile eingeben und Word fügt dann zufälligen Text für Sie ein. Dies ist ideal für Platzhalter, bis Sie den benötigten Text haben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diesen Text zu Ihrem Dokument hinzuzufügen.

Methode 1: Geben Sie für zufälligen Text, bei dem P die Anzahl der Absätze und S die Anzahl der gewünschten Sätze ist, Folgendes ein:

=RAND(P, S)

=RAND(2,3) ergibt beispielsweise zwei Absätze mit jeweils drei Sätzen.

Methode 2: Geben Sie für Lorem Ipsum (allgemeiner Platzhaltertext) den folgenden Befehl ein. Verwenden Sie wie bei RAND Zahlen für die Anzahl der Absätze (P) und Sätze (S), die Sie einfügen möchten.

=LOREM(P, S)

=LOREM(4,2) liefert Ihnen also vier Absätze mit jeweils zwei Sätzen.

Unmittelbar nach der Eingabe des Befehls wird der Text in Ihr Dokument eingeblendet, sodass Sie ihn als Platzhalter in Ihrem Dokument verwenden können Word-Vorlage oder Dokument.

Speichern und verwenden Sie Texte, Bilder und mehr

Immer wenn Sie beim Erstellen eines Dokuments etwas wiederverwenden können, wie z. B. die Zwischenablage oben, ist dies eine willkommene Funktion.

Microsoft Word bietet Quick Parts und AutoText, die ähnlich funktionieren und Ihnen das Speichern und Wiederverwenden von Text, Bildern, Tabellen usw. ermöglichen. Unterschriftenund andere Gegenstände. Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder das Gleiche tippen oder einfügen, dann sind diese Tools genau das Richtige für Sie.

Schritt 1: Wählen Sie den Text, das Bild oder ein anderes Element aus, das Sie speichern möchten.

Schritt 2: Gehe zum Einfügen Registerkarte und klicken Sie auf Schnelle Teile Dropdown-Pfeil.

• Um es als Schnellteil zu speichern, wählen Sie Auswahl in der Quick Part Gallery speichern.
• Um es als AutoText zu speichern, gehen Sie zu Autotext und auswählen Auswahl in der AutoText-Galerie speichern.

Schritt 3: Im angezeigten Popup-Fenster können Sie ihm einen aussagekräftigen Namen geben, auswählen, in welcher Galerie es gespeichert werden soll, eine Kategorie hinzufügen und nach Belieben weitere Details eingeben.

Schritt 4: Klicken OK um Ihre Eingabe zu speichern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre gespeicherte Auswahl zu verwenden, platzieren Sie Ihren Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Gehe zurück zum Einfügen Klicken Sie auf die Registerkarte Schnelle Teile Dropdown-Pfeil und wählen Sie das Element aus. Es wird dann an der Stelle in Ihrem Dokument angezeigt, die Sie mit dem Cursor angegeben haben.

Das Wichtigste Unterschiede zwischen Quick Parts und AutoText sind, dass AutoText Teil der Quick Parts-Funktion ist und sie jeweils über eine eigene Galerie für gespeicherte Elemente verfügen.

Wofür Sie sich auch entscheiden, oder vielleicht auch für beides, Sie werden diese großartige Möglichkeit zu schätzen wissen, Zeit zu sparen und Fehler durch erneutes Eintippen oder Lesen desselben Inhalts zu reduzieren.

Screenshots aufnehmen und einfügen

Ein weiterer erwähnenswerter Produktivitätstrick für Word ist das Screenshot-Tool. Damit können Sie schnell und nahezu mühelos einen Screenshot in Ihr Dokument einfügen. Sie können aus einem anderen geöffneten Fenster auf Ihrem Desktop auswählen oder einen Screenshot von etwas einfügen, das Sie manuell aufgenommen haben.

Um das Tool zu verwenden, gehen Sie zu Einfügen Registerkarte und klicken Sie auf Bildschirmfoto Dropdown-Pfeil.

Oben im Feld sehen Sie die anderen geöffneten Fenster. Wählen Sie eines aus, um es in Ihr Dokument einzufügen, und formatieren oder bearbeiten Sie es dann wie jedes andere Bild in Word.

Alternativ können Sie einen bestimmten Teil Ihres Bildschirms oder ein anderes Fenster erfassen. Wählen Bildschirmausschnitt. Sie werden sehen, wie sich Ihr Cursor in ein Fadenkreuz verwandelt. Ziehen Sie, um den gewünschten Teil zu erfassen, und lassen Sie ihn los, wenn Sie fertig sind. Der Ausschnitt wird automatisch als statisches Bild in Ihrem Dokument angezeigt.

Wenn du brauchst Screenshots von Ihrem Computerkönnen Sie sich die Notwendigkeit ersparen, ein Screenshot-Tool zu öffnen, das Gewünschte zu erfassen, es in seiner Größe anzupassen und zu speichern und dann zum Dokument zurückzukehren, um es einzufügen. Verwenden Sie einfach das in Word integrierte Screenshot-Tool.

Empfehlungen der Redaktion

• Dieses gestapelte, vertikale Monitor-Setup hat meinen Arbeitsablauf revolutioniert
• 5 Funktionen, die ich unbedingt im ChatGPT-basierten Edge-Browser von Microsoft ausprobieren möchte
• Microsoft könnte ChatGPT in Outlook, Word und PowerPoint integrieren
• Microsoft Edge hat einen neuen Trick für mehr Leistung
• Office nutzen? Ihr PC könnte aufgrund dieser Microsoft-Änderung gefährdet sein