Fordele og ulemper ved kontorautomatisering

Kontorautomatisering refererer i dag til meget mere end en skrivemaskine og en kopimaskine. Elektronisk og digital information er kernen i moderne kontorautomatisering. Det kan bestå af strengt interne computere eller, mere sandsynligt, inkluderer et verdensomspændende digitalt netværk via internettet og off-site cloud-lagring. Når du bevæger dig gennem det 21. århundrede, vil du støde på både fordele og ulemper, der er forbundet med kontorautomatisering i alle dens permutationer.

Siden introduktionen af ​​kontorautomatisering har udstyret gjort det muligt for virksomheder at spare tid og penge. I stedet for at vente på, at et dokument når frem til en klient via post, kan du skyde det over på få minutter via fax. Nu har computerfremskridt og internettet gjort kommunikation øjeblikkelig. Når du sparer tid, sparer du penge. Du er ikke begrænset af geografiske begrænsninger, hvilket sparer ressourcer, du har brugt på rejser. Derudover, selvom du stadig kan lave papirkopier af mange dokumenter, giver digital lagring dig mulighed for at spare tid og penge på papir og lagerplads.

Selvom det er rigtigt, at en maskine kun er så effektiv, som de mennesker, der har lavet den, og information indsamlet digitalt kun er så nøjagtig som den person, der indsendte den, når fejlene er udarbejdet af programmer, er de uendeligt meget mere pålidelige end mennesker. Der findes software til at lægge tal sammen i regneark og budgetter, som f.eks. altid kommer med den rigtige balance og ikke er afhængige af en bogholders fingre på tilføjelsesmaskinen. Skabeloner kan oprettes og bruges igen og igen for at undgå fejl i standarddokumentationen.

Virksomheder, der udelukkende er afhængige af automatisering til at drive og drive deres informationssystemer, kan komme i panik, når netop disse systemer fejler. Omkostningerne til at reparere eller erstatte ødelagte systemer kan være ublu. Du kan ikke bare tage et viskelæder op og lave rettelser. Du skal enten ansætte teknikere til at holde trit med opdateringer og software- og hardwarenedsmeltninger, eller du skal have en pålidelig service til at ringe med et øjebliks varsel. Så har du hele spørgsmålet om fortrolighed og sikkerhed. Du kan holde på forretningshemmeligheder og kun fortælle nogle få betroede personer, men hvis data kommer ud på nettet, er der ingen mulighed for at tage dem tilbage.

I takt med at kontorautomatisering fortsætter med at udvikle sig, og du inkorporerer nye teknologier i dine systemer forblive konkurrencedygtig og rentabel, ulempen er, at du er nødt til at omskole hele din kadre af brugere. Alle fra din sekretær til ordremedarbejderen og fra dine kunder til sælgerne, der leverer dit produkt eller din service, skal lære de nye systemer. Mange mennesker lærer ikke nemt nye systemer, og andre er stædige med at gøre tingene, som de altid har gjort. Så mens du har udgifterne i forbindelse med omskoling, har du også dine slutbrugeres holdninger til at bekæmpe.