Microsoft Word е важна част от много от нашето работно ежедневие, но това не означава, че винаги го използваме, колкото си струва. с времето Microsoft добави нови функции които правят Word по-стабилен, но не винаги имате представа за новите функции или дори онези полезни скрити инструменти.
Съдържание
- Проследявайте само вашите промени
- Възползвайте се по-добре от клипборда
- Вмъкнете произволен текст за контейнери
- Запазете и използвайте повторно текст, изображения и др
- Правете и вмъквайте екранни снимки
За да подобрите работния си процес, когато използвате Microsoft Word, ето пет трика, които драматично подобриха времето ми с приложението. През годините те ми спестиха време, намалиха риска от грешки и подобриха ефективността ми при използване на Word.
Препоръчани видеоклипове
Проследявайте само вашите промени
Ако си сътрудничите с други хора върху документите си в Word, тогава може да сте запознати с Проследяване на промените. Тази удобна функция ви позволява лесно да виждате допълненията или промените на всеки в документа.
Свързани
- „Искам да бъда човек.“ Моят интензивен, изнервящ чат с AI chatbot на Microsoft
- Microsoft продължава своята безсрамна прегръдка на ChatGPT и AI
- Събитие на Microsoft Surface 2022: Surface Pro 9, Surface Laptop 5 и др
С един актуализация на Word в края на 2021 г, Microsoft добави възможността да проследява само вашите промени. За онези моменти, когато не е нужно всеки да следи своите и просто искате да видите вашите собствени, това е страхотна функция.
Етап 1: Отворете своя Word документ и отидете на Преглед раздел.
Стъпка 2: Щракнете върху Проследяване падаща стрелка.
Стъпка 3: След това щракнете върху Проследяване на промените стрелка и изберете Само мой.
След това можете да редактирате документа си, да добавяте коментари и да приемате промените, които правите сами, без да участват вашите сътрудници.
Възползвайте се по-добре от клипборда
Клипбордът на Office е функция, която можете да използвате в други приложения на Office като Excel и Outlook в допълнение към Word. С него всичко, което копирате, остава в клипборда, докато не копирате нещо друго.
Това, което прави клипборда толкова полезен инструмент е, че можете да използвате повторно това, което е в неговата история до 24 елемента. Това включва текст, както и изображения. Плюс това работи независимо дали използвате редактиране > копие, щракнете с десния бутон и копие, или клавишна комбинацияCtrl+ ° С.
За да видите клипборда, отидете на У дома и щракнете върху стартовия прозорец на диалоговия прозорец на клипборда. Това е малката стрелка в долния десен ъгъл на раздела на клипборда на лентата.
Ще видите прозореца на задачите на клипборда отворен от лявата страна със списък с елементи, които сте копирали. Изберете елемент, за да го поставите във вашия документ. Можете също да щракнете върху стрелката вдясно от даден елемент и да изберете Залепете или, за да го премахнете, изберете Изтрий.
В горната част на прозореца на задачите ще видите допълнителни действия за Поставете всички или Изчисти всичко елементи, като и двете са удобни.
Това наистина спестява време, ако често използвате действия за копиране и поставяне във вашите документи на Word.
Вмъкнете произволен текст за контейнери
Ако някога ви се е налагало да отделите време за създаване на документ без текст, ще оцените този следващ трик за Microsoft Word. Можете да въведете обикновен ред и Word ще вмъкне произволен текст вместо вас. Това е идеално за контейнери, докато не получите текста, от който се нуждаете.
Има два начина да добавите този текст към вашия документ.
Метод 1: За произволен текст, където P е броят абзаци и S е броят изречения, които искате, въведете следното:
=RAND(P, S)
Например =RAND(2,3) ви дава два абзаца с по три изречения.
Метод 2: За lorem ipsum (общ заместващ текст), въведете командата по-долу. Подобно на RAND, използвайте числа за количеството абзаци (P) и изречения (S), които искате да вмъкнете.
=LOREM(P, S)
И така, =LOREM(4,2) ви предоставя четири абзаца, съдържащи по две изречения.
Веднага след като въведете командата, текстът ще изскочи във вашия документ, готов за използване като контейнер във вашия Word шаблон или документ.
Запазете и използвайте повторно текст, изображения и др
Всеки път, когато можете да използвате нещо повторно, когато създавате документ, като клипборда по-горе, това е добре дошла функция.
Microsoft Word предлага бързи части и AutoText, които работят по подобен начин, позволявайки ви да запазвате и използвате повторно текст, изображения, таблици, подписи, и други елементи. Ако откриете, че пишете или вмъквате едно и също нещо отново и отново, тогава тези инструменти са за вас.
Етап 1: Изберете текста, изображението или друг елемент, който искате да запазите.
Стъпка 2: Отидете на Поставете и щракнете върху Бързи части падаща стрелка.
- За да го запазите като бърза част, изберете Запазете селекцията в Галерия с бързи части.
- За да го запазите като автотекст, преминете към Автоматичен текст и изберете Запазете селекцията в галерия с автоматичен текст.
Стъпка 3: В изскачащия прозорец, който се появява, можете да му дадете смислено име, да изберете в коя галерия да го запазите, да добавите категория и да попълните други подробности, както желаете.
Стъпка 4: Кликнете Добре за да запазите вашия запис.
Когато сте готови да използвате запазения си избор, поставете курсора в документа, където искате. Върнете се към Поставете раздел, щракнете върху Бързи части падаща стрелка и изберете елемента. След това изскача във вашия документ на мястото, което сте посочили с курсора.
Основното разлики между бързи части и автоматичен текст са, че AutoText е част от функцията Quick Parts и всеки от тях има своя собствена галерия за запазени елементи.
Който и да решите да използвате, или може би и двете, ще оцените този страхотен начин да спестите време и да намалите грешките от повторно въвеждане или четене на едно и също съдържание.
Правете и вмъквайте екранни снимки
Още един трик за производителност за Word, който си струва да се спомене, е инструментът Screenshot. С него можете бързо и почти без усилие да вмъкнете екранна снимка във вашия документ. Можете да изберете от друг отворен прозорец на вашия работен плот или да вмъкнете екранна снимка на нещо, което сте заснели ръчно.
За да използвате инструмента, отидете на Поставете и щракнете върху Екранна снимка падаща стрелка.
В горната част на кутията ще видите другите отворени прозорци. Изберете едно, за да го поставите във вашия документ и след това го форматирайте или редактирайте като всяко друго изображение в Word.
Като алтернатива можете да заснемете определена част от вашия екран или друг прозорец. Изберете Изрязване на екрана. Ще видите как курсорът ви се променя на мерник. Плъзнете, за да заснемете частта, която искате, и пуснете, когато приключите. Изрезката автоматично ще се появи във вашия документ като статично изображение.
Когато имате нужда екранни снимки от вашия компютър, можете да елиминирате необходимостта да отваряте инструмент за екранни снимки, да заснемете това, от което се нуждаете, да го оразмерите и запазите и след това да се върнете към документа, за да го вмъкнете. Просто използвайте вградения инструмент за екранни снимки на Word.
Препоръки на редакторите
- Тази подредена вертикална настройка на монитора революционизира моя работен процес
- 5 функции, които нямам търпение да изпробвам в базирания на ChatGPT Edge браузър на Microsoft
- Microsoft може да постави ChatGPT в Outlook, Word и PowerPoint
- Microsoft Edge има нов трик за повишена производителност
- Използване на Office? Вашият компютър може да бъде изложен на риск поради тази промяна на Microsoft
