Моята входяща кутия в Outlook беше бъркотия, преди да използвам тези 3 трика

Никой не харесва имейл, но никой от нас не може да живее без него. Ако се затруднявате да управлявате входящи имейли, намирам тези три съвета за изключително полезни.

Независимо дали искате автоматично да премествате съобщения, да извършвате няколко действия с едно щракване или да накарате имейлите, които се нуждаят от внимание, да се открояват сред останалите, тези Съвети за Microsoft Outlook покрити ли сте.

Използвайте правила, за да организирате входящите имейли

За да организирате имейлите при пристигането им, можете да зададете правила в Outlook. Така че можете да преместите имейл в папка, да маркирате такъв за проследяване, да маркирате съобщение като прочетено и др. Най-добрата част е, че всичко се прави автоматично.

Етап 1: Отидете на У дома раздел, изберете правила падаща стрелка и изберете Създайте правило.

Стъпка 2: В полето, което се отваря, имате няколко бързи опции, от които можете да избирате за избрания имейл.

За условието можете да изберете от подателя, реда за тема или изпратено до конкретен имейл адрес. За действието можете да изберете между показване на прозореца за предупреждение, възпроизвеждане на определен звук или преместване в папка.

Стъпка 3: Ако това, което виждате в полето, отговаря на това, което искате да направите, просто поставете отметки в квадратчетата за условията и действията, които искате, и изберете Добре.

Използвайте разширено правило

Като алтернатива можете да избирате от по-голямо разнообразие от условия и действия, ако желаете.

Етап 1: Изберете Разширени опции в полето Създаване на правило.

Стъпка 2: След това можете да изберете от над 30 условия, като например дали имейлът е маркиран като важен, има прикачен файл или е автоматичен отговор.

Поставете отметка в полето (es) за условията, които искате да използвате, и след това изберете синия свързан текст, за да завършите променливите. Избирам Следващия.

Стъпка 3: След това ще видите около 20 действия, които можете да предприемете. Направете същото, като поставите отметка в полето (ите) за действие (я), което искате да използвате, и изберете синия текст, за да попълните необходимите подробности. Избирам Следващия.

Стъпка 4: Ако има изключения от правилото, което искате да добавите, можете да го направите след това. Поставете отметки в тези квадратчета, попълнете подробностите за синия текст и изберете Следващия.

Стъпка 5: Накрая дайте име на вашето правило, маркирайте дали искате да изпълните правилото незабавно или не и изберете завършек.

След като настроите правилото си, можете да се отпуснете и да оставите Outlook да организира тези входящи имейли вместо вас. Като отделите само няколко минути, за да създадете правило, можете да спестите време в дългосрочен план.

За да видите, редактирате или премахнете правило по-късно, отидете на У дома > правила > Управление на правила и сигнали.

Настройте Бързи стъпки за повтарящи се задачи

Outlook предлага функция наречени Quick Steps, които могат да ускорят задачите, които изпълнявате отново и отново. Подобно на правилата, Бързите стъпки ви позволяват да изберете едно или повече действия, които искате да предприемете с имейл. Но вместо да извършвате тези действия автоматично, вие ги управлявате сами само с едно щракване на бутон. Освен това можете да извършвате много действия едновременно.

Отидете на У дома раздела и разгледайте Бързи стъпки поле в тази секция на лентата. Ще видите няколко действия като Преместване в, Отговор и изтриване и Готово.

Можете да използвате една от предварително зададените бързи стъпки, като я изберете и попълните необходимите подробности. Например, можете да изберете Преместване на, изберете папката и по желание маркирайте имейла като прочетен. Изберете Запазване.

След това, за да използвате бързата стъпка на имейл във входящата си кутия, изберете съобщението и изберете Преместване на Бърза стъпка.

Създайте своя собствена Quick Step

Ако искате да създадете своя собствена бърза стъпка, отнема само минута.

Етап 1: Избирам Създай нов в секцията Бързи стъпки на лентата.

Стъпка 2: След това наименувайте бързата стъпка и използвайте падащото меню, за да изберете действието, което искате. За да изпълните повече от едно, изберете Добавете действие и изберете следващия.

Стъпка 3: След като имате всички действия, които искате, изберете завършек.

За да използвате Бърза стъпка, когато имейл пристигне във входящата ви кутия, изберете съобщението и щракнете върху името му в полето Бързи стъпки. Можете също да щракнете с десния бутон върху имейла, да преминете към Бързи стъпкии изберете името от изскачащото меню.

Ако искате да извършите няколко действия с имейл наведнъж, Бързите стъпки наистина спестяват време.

За да видите, редактирате или премахнете Quick Step по-късно, отидете на У дома > Бързи стъпки > Управлявайте бързи стъпки.

Направете имейли изскачащи с условно форматиране

Още един удобен инструмент за управление на входящата кутия в Outlook е условното форматиране. С него можете да накарате определени имейли, които пристигат, да се открояват със специфичен стил на шрифта, размер или цвят. Това е чудесен начин да насочите вниманието си към съобщенията, които имат най-голяма нужда от него.

Етап 1: Отидете на Преглед раздел и изберете Преглед на настройките от лявата страна на лентата.

Стъпка 2: Изберете Условно форматиране в изскачащия прозорец.

Стъпка 3: Ще видите някои правила за условно форматиране по подразбиране, които вече са настроени за вас, като непрочетени съобщения и просрочени имейли. За да създадете свой собствен, изберете Добавете.

Стъпка 4: В долната част на полето дайте име на вашето правило за условно форматиране. След това изберете Шрифт бутон, за да изберете стила, размера и цвета в последващото изскачащо поле и изберете Добре.

Стъпка 5: След това изберете Състояние бутон. Ще видите три раздела в следващия изскачащ прозорец, за да настроите вашите условия.

• Съобщения: Въведете ключови думи, изберете имейл адрес От или Изпратено до или изберете времева рамка.
• Повече възможности за избор: Изберете категория, изберете елементи, които са прочетени или непрочетени, имат или нямат прикачени файлове, маркирани са с приоритет или друга опция.
• Разширено: Настройте персонализирани критерии и изберете полетата за условията.

Стъпка 6: Когато приключите, изберете Добре за да запазите и затворите следващите изскачащи прозорци.

Сега ще видите тези имейли с условията, които сте избрали, и шрифта, който сте избрали, да изскачат, което ги прави изключително лесни за забелязване в вълната ви от съобщения.

За да видите, редактирате или премахнете правило за условно форматиране по-късно, отидете на Преглед > Преглед на настройките > Условно форматиране.

Ако търсите нов начин за управление на вашите имейли, Outlook предлага тези функции, за да ви помогне да държите входящата си поща под контрол. Може да отнеме няколко минути, за да ги настроите, но ще си струва времето, което спестите по-късно.

За повече вижте как да настройте отговор "Извън офиса" в Outlook.

Препоръки на редакторите

• Използвах приложение за създаване на 3D модели с моя iPhone и то е шокиращо страхотно
• Най-новият AI на Microsoft инструменти ще четат вашите имейли в Outlook на глас