Ваші електронні листи мають бути ввічливими, але не жорсткими та невимушеними.
Авторство зображення: Devonyu/iStock/Getty Images
Хоча електронна пошта не така формальна, як друкований діловий лист, вона також не така звичайна, як спілкування з друзями. Незважаючи на те, що електронна пошта існує вже багато років, етикет її правильного використання не завжди зрозумілий. Щоб задати правильний тон для електронного листа, який ви надсилаєте, вам потрібне правильне привітання.
Професійні листи
У діловій електронній пошті краще помилитися на стороні формальності. З кимось, з ким ви ще не спілкувалися електронною поштою, використовуйте його офіційний заголовок — наприклад, «Шановний доктор Сміт» або «Шановна пані Джонс». «Дорогий» набагато рідше використовується в електронних привітаннях, ніж раніше, але експерти з етикету все ще рекомендують його для початкового ділового контакту. Якщо одержувач зовсім вас не знає, після привітання вкажіть, хто ви і чому з нею звертаєтесь.
Відео дня
Повсякденний бізнес
Якщо інша сторона вітає вас електронною поштою на ваше ім’я або просить використовувати його ім’я, ви безпечно використовуєте ім’я. Зарезервуйте звичайне відкриття, наприклад «привіт», для колег, яких ви дуже добре знаєте і з якими вам комфортно. Навіть у звичайній електронній пошті переконайтеся, що ім’я іншої сторони написано правильно. Якщо ви надсилаєте кілька електронних листів в одній ланцюжку, лише перші один або два потребують привітання.
Масова розсилка
Якщо ви надсилаєте повідомлення кільком людям, у першому електронному листі все одно потрібне привітання — наприклад, «Шановні Томе, Дік і Мері». Якщо у вас занадто багато одержувачів, щоб перерахувати всі їхні імена, «Шановна команда» — практична альтернатива. Як і для окремих одержувачів, якщо ви надсилаєте електронні листи туди й назад, ви можете припинити використовувати привітання після першого листа.
Особиста пошта
Ви маєте набагато більше гнучкості при написанні особистого електронного листа. Ім’я або просте «привіт» чи «привіт» підходять, якщо ви не знаєте, що одержувач має сильні переваги. Невимушена електронна пошта може безпечно відмовитися від слова «дорогий», оскільки це часто звучить незвично. Навіть у інтимному електронному листі «дорогий» може звучати більше як формальність, ніж щирий вираз. Використання імені людини або чогось більш екстравагантного, наприклад «мій найдорожчий», може спрацювати краще.
Тематичні рядки
Разом із привітанням зверніть увагу на тему. Це перше, що побачить одержувач, тому ви хочете, щоб вона знала, про що ви їй пишете. Ніколи не залишайте його порожнім і не використовуйте оманливу тему, щоб привернути увагу. Ніколи не вказуйте в ньому "Терміново", якщо проблема насправді не є терміновою.
