7 речей, про які ви не знали, що можна робити в Outlook

Швидше за все, ви так чи інакше використовували Microsoft Outlook для надсилання електронних листів або планування зустрічі. Але хоча це найпоширеніші завдання, які ви можете виконувати в Outlook, є деякі прийоми, якими ви можете скористатися, щоб покращити свій досвід.

Згадування електронного листа це той, який ми розглядали раніше, але є також колірне кодування електронних листів або встановлення різних часових поясів. Ми витратили деякий час, копаючись у меню для вас, щоб показати вам усе це та багато іншого.

Без зайвих слів, ось сім речей, про які ви не знали, що можна робити в Outlook на робочому столі та Outlook в Інтернеті.

Встановіть два часові пояси

Спочатку ми почнемо з часових поясів, тому що час — це все! Це корисно, якщо ви працюєте в іншому місці — скажімо, ви перебуваєте в Нью-Йорку, а ваша робота знаходиться в Портленді, штат Орегон. Щоб ваші електронні листи залишалися на одній сторінці та не запізнювалися на зустрічі, ви можете встановити кілька часових поясів у програмі Outlook для настільних ПК.

Це одна з найпростіших речей, які можна налаштувати в Outlook. Все, що вам потрібно зробити, це перейти до свого календаря в настільній програмі Outlook, а потім відвідати Файл меню. Звідти натисніть Опції а потім натисніть на Календар. Тоді ви захочете шукати Часові зони варіант. Ви повинні побачити прапорець для Показати другий часовий пояс. Установіть прапорець, а потім виберіть потрібний другий або третій часовий пояс. Тепер ви побачите це в Outlook.

Установіть кольори для електронних листів від певних людей

Хочете, щоб ваші електронні листи виглядали дещо по-іншому, щоб ваша папка "Вхідні" була красивішою або легшою для читання? Outlook підтримує так зване умовне форматування. Ця функція дає змогу виділити повідомлення, які відповідають вашим власним умовам, у списку повідомлень за допомогою кольору, шрифтів і стилів. Він посідає 2 місце в нашому списку.

Ви можете наказати Outlook змінювати колір певних повідомлень на основі імені або адреси електронної пошти відправника; скажімо, якщо ви хочете, щоб усі електронні листи від вашого боса відображалися червоним кольором.

Щоб налаштувати правило умовного форматування, перейдіть до папки «Вхідні» в настільній програмі Outlook і перейдіть на вкладку «Перегляд». Звідти виберіть Поточний вигляд налаштування. Після цього виберіть Переглянути налаштування. Потім ви захочете натиснути в Розширені налаштування перегляду діалогове вікно та виберіть Умовне форматування. Microsoft має список кроків, які ви можете виконати тут, але ми зосереджуємося на тому, як зробити повідомлення від певних людей певним кольором.

Для цього клацніть додати а потім введіть назву для правила. Виберіть Шрифт, а потім під колір виберіть потрібний колір і натисніть В ПОРЯДКУ. Після цього виберіть Хвороба і виберіть Умову. У полі «Від» введіть контакт або ім’я відправника, яке має відображатися іншим кольором у папці «Вхідні». Тоді, в Параметри фільтра, умовного форматування та розширеного перегляду діалогових вікнах виберіть в порядку.

Використовуйте гарячі клавіші Outlook

Ви, мабуть, знайомі з такими комбінаціями клавіш, як CTRL+C і CTRL+V, але чи знаєте ви, що програма Outlook для настільних комп’ютерів також має набір гарячих клавіш, які можна використовувати? Ці клавіші можуть допомогти вам заощадити час під час напруженого дня, уникаючи необхідності перетягувати курсор миші на піктограми та меню для виконання типових завдань, як-от створення, відповідь або пересилання повідомлень. Ми зібрали наші улюблені гарячі клавіші Outlook під номером три в нашому списку. Майте на увазі, що це для Windows 10.

Знову ж таки, ми просто зібрали деякі з найпоширеніших гарячих клавіш. Microsoft має повний список на своєму веб-сайті, що охоплює ярлики Outlook для MacOS, а також Інтернет. Їхній список є дещо повнішим і охоплює диктування, папки, панелі читання, друк тощо.

Змініть розмір своїх файлів, щоб надсилати великі вкладені зображення

Поширеною проблемою, з якою ви можете зіткнутися під час надсилання електронних листів із зображеннями, є те, що файли, які ви хочете, щоб одержувач отримав, завеликі для обмежень Інтернету. Коли це станеться, ви можете спробувати змінити розмір вкладених зображень за допомогою настільної програми Outlook, щоб вони не були завеликими.

Ви можете змінити розмір вкладених зображень за кілька кроків. Після того, як ви створили нове повідомлення, ви повинні спочатку спробувати прикріпити всі зображення, які хочете надіслати. Ймовірно, ви отримаєте повідомлення про помилку, але не хвилюйтеся. Просто голова в Файл цього електронного листа, а потім знайдіть повідомлення про помилку вгорі. Виберіть варіант, який говорить Змініть розмір великих зображень, коли я надішлю це повідомлення.

Outlook спробує надіслати повідомлення, стиснувши зображення до меншого розміру. У випадку, якщо повідомлення все одно не проходить, ви можете спробувати Архівування файлів у Windows 10 або MacOS щоб зменшити їх, а потім долучити файл ZIP до повідомлення електронної пошти.

Починайте зустрічі Teams, відкривайте Sticky Notes і OneNote прямо з Outlook в Інтернеті

Хоча ми зосередилися на настільній програмі Outlook, веб-версія Outlook також має деякі секрети. Хоча ви, мабуть, уже витрачаєте час на сортування свого календаря чи електронних листів у Outlook в Інтернеті Microsoft дійсно підключила деякі інтеграції з Sticky Notes, а також OneNote там, теж.

Завдяки інтеграції, якщо ви входите за допомогою тієї самої електронної пошти Microsoft 365, яку використовуєте для роботи (або навіть особистої електронної пошти облікового запису Microsoft) у Sticky Notes у Windows 10 або в програмі OneNote ви матимете швидкий доступ до тих самих речей із цим обліковим записом Outlook на Інтернет. Це відомо як канал OneNote.

Ви можете будь-коли перейти до цього, перейшовши вгору та клацнувши піктограму OneNote у правій частині екрана. Це працює як з особистими обліковими записами Microsoft, так і з робочими обліковими записами Microsoft 365. Отже, спробуйте та робіть нотатки під час надсилання електронної пошти!

Також хочемо відзначити можливість «Знайомство зараз». Цей параметр відображається у верхній частині папки "Вхідні" в Outlook в Інтернеті. Якщо натиснути цю кнопку, ви зможете миттєво почати зустріч Teams (з робочими обліковими записами) або зустріч Skype (з особистими обліковими записами). облікові записи.) Це швидкий спосіб перескочити через кілька обручів і не потрібно переглядати багато меню, щоб правильно потрапити на зустріч геть.

Перейдіть до папки "Вхідні" за допомогою очищення бесід

Якщо ваша папка «Вхідні» переповнена повідомленнями, ви можете спробувати функцію «Очищення розмов» в Outlook. Це ще одна функція, про існування якої ви могли не знати.

Як пояснює Microsoft, Функція очищення розмови в Outlook розроблено, щоб допомогти вам зменшити кількість повідомлень у ваших папках. Зайві повідомлення в розмові, очищені, переміщуються до папки «Видалені». Майте на увазі, що це стосується розмов у ланцюжку електронних листів або колекції повідомлень.

Ви можете скористатися очищенням розмов, перейшовши до папки «Вхідні» Outlook на робочому столі та клацнувши значок додому вкладка. Звідти ви можете вибрати Видалити згрупуйте, а потім виберіть Прибирати.

Ви можете вибрати Очистіть розмову щоб очистити поточну розмову. Потім виберіть Очистити папку щоб очистити всю папку з видаленням зайвих повідомлень. Ви також можете вибрати Очистити папку та вкладені папки. За допомогою цього параметра всі розмови у вибраній папці та будь-якій папці, що в ній містить, переглядаються, а зайві повідомлення видаляються.

Встановіть правила автоматичного переміщення, позначення та відповіді на повідомлення електронної пошти

У той час як очищення бесіди є одним із способів отримати чисту папку "Вхідні", встановлення правил є іншим. Ви можете автоматично переміщувати електронні листи, позначати їх і відповідати на них, якщо встановите правила в програмі Outlook для настільних ПК. Ці правила також можна використовувати для відтворення певних звуків, коли ви отримуєте повідомлення.

Щоб налаштувати правило, все, що вам потрібно зробити, це клацнути правою кнопкою миші повідомлення в папці "Вхідні" та вибрати правила Звідти ви можете вибрати один із варіантів. Outlook автоматично запропонує створити правило на основі відправника та одержувачів. Якщо ви хочете створити більше правил, ви можете клацнути їх правою кнопкою миші та вибрати Створити правило.

Дотримуйтеся вказівок на екрані та в діалоговому вікні «Створити правило» встановіть один або кілька прапорців із перших трьох. Microsoft має повний посібник із правил Outlook тут якщо вам потрібна додаткова допомога.

Рекомендації редакції

• Використовувати Office? Ваш ПК може опинитися під загрозою через цю зміну Microsoft
• Paper Laptop може бути пристроєм для електронного паперу, про який ви навіть не підозрювали
• 5 корисних ярликів Windows, про які ви не знали
• Як зробити свій планшет кращим інструментом для роботи
• Як підвищити продуктивність у Windows 10