Відкрийте свій документ Microsoft Word і перегляньте кожну сторінку, щоб знайти скорочення, які ви хочете включити в список. Двічі клацніть або клацніть і перетягніть слово чи фразу, що є важливою абревіатурою, виділяючи її в тексті.
Натисніть «Shift-Alt-X» або перейдіть на вкладку «Посилання» на стрічці Microsoft Word і клацніть на пункті «Позначити запис» розділу «Індекс», щоб створити запис індексу на основі вибраного тексту. У діалоговому вікні «Позначити індексний запис» натисніть кнопку «Позначити», щоб додати вибраний термін. Акт позначення запису індексу вставляє приховані коди у ваш документ, щоб ідентифікувати виділення. Продовжуйте процес позначки, щоб позначити кожен термін, який відповідає вимогам до вашого списку, як доповнення до покажчика.
Натисніть «Ctrl-End», щоб перейти до кінця документа. Натисніть «Enter», щоб додати порожній рядок після завершення тексту. Натисніть на пункт «Вставити індекс» у розділі «Індекс» на вкладці «Посилання», щоб відкрити діалогове вікно «Індекс». Натисніть кнопку «ОК», не змінюючи параметри індексу за замовчуванням.
Виділіть текст покажчика. Натисніть «Ctrl-C», щоб скопіювати його в буфер обміну. Натисніть «Ctrl-Alt-V» або перейдіть на вкладку «Головна» стрічки Microsoft Word і натисніть стрілку елемента «Вставити» групи буфера обміну, щоб отримати доступ до параметра «Спеціальна вставка». Виберіть «Неформатований текст» як режим вставки. Виділіть вставлений текст і скопіюйте його назад у буфер обміну.
Створіть новий документ Microsoft Word і вставте в нього скопійований індексний текст. Прокрутіть текст і знайдіть запис індексу з найвищим номером сторінки після нього. Порахуйте кількість цифр у номері сторінки.
Натисніть «Ctrl-H», щоб отримати доступ до «Знайти та замінити». Введіть кому, а потім пробіл у полі «Знайти що». Після пробілу введіть комбінацію «^#» без розділових знаків один раз для кожної цифри найвищого номера сторінки в списку. Наприклад, якщо останній запис з’явився на сторінці 53 головного документа Word, введіть «^#^#» без лапок.
Натисніть кнопку «Замінити все», щоб видалити всі найвищі номери сторінок індексу. Видаліть останній «^#» із тексту пошуку та знову натисніть кнопку «Замінити все», щоб видалити наступний набір чисел. Продовжуйте скорочувати текст «Знайти» та замінювати індексні маркери номерів сторінок, доки не видалите їх усі.
Натисніть «Ctrl-C», щоб скопіювати відредагований текст індексу в буфер обміну. Вставте текст назад у основний документ Word.
Створіть новий документ Microsoft Word, щоб видалити номери сторінок із тексту, який ви створили як індекс, щоб ви могли використовувати функцію «Видалити все», щоб видалити номери. Якщо ви виконуєте цю функцію у файлі Word, який містить інший текст, ви видаляєте з нього будь-який числовий вміст.
Якщо ваш документ Microsoft Word уже містить індекс, зробіть копію документа та видаліть наявні записи індексу з дубліката файлу. Щоб знайти та видалити маркери індексу, перейдіть на вкладку «Головна» на стрічці Word, знайдіть групу «Абзац» і натисніть на пункт «Показати/приховати позначки редагування». Виберіть кожен запис індексу, включаючи дужки, які його оточують, і видаліть його з копії документа. Після видалення вихідних записів індексу ви можете вставити власні, щоб позначити скорочення.
Замість того, щоб використовувати команду «Спеціальна вставка», щоб вставити вміст індексу у файл Word як звичайний текст, ви можете запустити програму для редагування тексту, наприклад Блокнот, відкрийте новий документ і вставте текст індексу, який ви скопіювали з Word, у документ вікно. Виберіть вставлений текст, скопіюйте його назад у буфер обміну, поверніться до Word і вставте текст у свій документ. Цей процес вставки/відновлення фіксує текст записів і розриває їх посилання на закодований вміст індексу Word.
Натисніть кнопку «Більше» у функції «Замінити», щоб отримати доступ до кнопки «Спеціальний», яка надає вам доступ до кодів, які знаходять спеціальні символи та послідовності у вашому тексті, включаючи код, який знаходить будь-які цифра. Цей вибір коду вводить "^#" у поле Знайти.
Якщо скопіювати текст індексу з документа Word і вставити його в інший файл Word, ви побачите повідомлення «Записів індексу не знайдено». Це тому, що індексний текст з’єднується безпосередньо з документом. Його закодований текст не буде перекладено в інший документ Word, оскільки Word пов’язує його вміст лише з файлом, у якому ви його створюєте.
Інформація в цій статті стосується Microsoft Word 2013. Він може дещо або значно відрізнятися від інших версій або продуктів.
