วิธีฝังไฟล์ PDF ใน Excel

ชุดข้อมูลใน Excel มีความหมายมากขึ้นเมื่อผู้อ่านสามารถดูเอกสารประกอบ เช่น เอกสารอ้างอิง หรือการนำเสนอเกี่ยวกับความหมายของข้อมูล คุณสามารถจัดเตรียมเอกสารดังกล่าวได้โดยการฝังไฟล์ PDF ลงในสเปรดชีตของคุณ ผู้อ่านสามารถเปิดและดูและแก้ไขได้ในบางกรณี

หากต้องการฝังไฟล์ PDF ลงในเวิร์กชีต Excel ให้คลิกเซลล์ที่คุณต้องการให้มุมบนซ้ายของ PDF ปรากฏขึ้น บนแท็บ แทรก ให้คลิกปุ่ม "วัตถุ" จากนั้นเลือก "เอกสาร Adobe Acrobat" จากแท็บ สร้างใหม่ เรียกดูและเลือก PDF ที่คุณต้องการฝัง หน้าแรกของไฟล์จะปรากฏในเวิร์กชีต และคุณสามารถปรับขนาดโดยใช้จุดจับปรับขนาดในกล่อง หากคุณต้องการให้แสดงเฉพาะไอคอน PDF ในสเปรดชีต ให้คลิกช่องกาเครื่องหมาย "แสดงเป็นไอคอน" ในกล่อง Object ก่อนเลือกไฟล์ PDF

หากคุณกำลังจะทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ PDF และต้องการให้โปรแกรมอ่านของคุณมีเวอร์ชันล่าสุด ขั้นตอนการฝังจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย บนแท็บ แทรก ให้คลิกปุ่ม "วัตถุ" จากนั้นจากแท็บ สร้างจากไฟล์ ให้คลิกช่องกาเครื่องหมาย "ลิงก์ไปยังไฟล์" หลังจากที่คุณเรียกดูและเลือกไฟล์ของคุณ ไฟล์จะถูกฝังและแสดงเป็นไอคอน Adobe Acrobat พร้อมชื่อไฟล์ ดับเบิลคลิกที่ไอคอนเพื่อเปิดไฟล์ PDF เวอร์ชันล่าสุด

ถ้าคุณต้องการให้ผู้อ่านของคุณสามารถเปลี่ยนไฟล์และแสดงการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นใน PDF ที่ฝังของไฟล์ Excel ให้ใช้กระบวนการสำหรับการฝังไฟล์แบบคงที่ ผู้อ่านสามารถเปิดไฟล์ เปลี่ยนแปลง และบันทึกไฟล์ได้ โดยใช้ชื่อไฟล์ใหม่หรือชื่อเดียวกัน (การใช้ชื่อไฟล์ใหม่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบไฟล์ได้) แผ่นงาน Excel จะเปิดไฟล์ PDF ใหม่

หากคุณทำตามขั้นตอนในการฝังไฟล์ที่เปลี่ยนแปลง ตัวอ่านของคุณสามารถเปิดไฟล์ ทำการเปลี่ยนแปลง และบันทึกโดยใช้ชื่อไฟล์อื่นหรือชื่อเดียวกันได้ อย่างไรก็ตาม แผ่นงาน Excel จะยังคงเปิดเอกสารต้นฉบับแทนที่จะเปิดเอกสารที่เปลี่ยนแปลง

เมื่อตัดสินใจว่าจะฝัง PDF ของคุณอย่างไร ให้คำนึงถึงขนาดไฟล์ที่ได้ การฝัง PDF ด้วยภาพของหน้าแรกก็เหมือนกับการแนบ PDF ทั้งหมดเข้ากับเวิร์กชีต อย่างไรก็ตาม การฝัง PDF ด้วยไอคอนหรือการสร้างลิงก์ไปยัง PDF นั้นจะมีการปรับลดขนาดไฟล์ลงอย่างมาก โดยเพิ่มเพียง 5KB ให้กับขนาดไฟล์เท่านั้น