Dessa Microsoft Excel-trick har varit en livräddare för mitt arbetsflöde

När du arbetar med ett kalkylblad är genvägar och tips som hjälper dig att utföra uppgifter snabbare eller bättre ovärderliga. Liknande sätt att förbättra ditt arbetsflöde i Microsoft Word, Excel har sin egen uppsättning användbara knep.

Med den här listan med användbara tips kan du eliminera tråkigt arbete, snabbt utföra operationer, minska fel och infoga grafer eller bord med ett klick. Använd en eller använd dem alla för att göra dina dagliga Excel-uppgifter till en lek.

Utför klistra specialoperationer

Kopiera och klistra är enkla åtgärder som de flesta vet hur man använder. Excel erbjuder dock flera specialalternativ för klistra in som låter dig klistra in data och utföra grundläggande ekvationer samtidigt.

Det betyder att du kan lägga till subtrahera, multiplicera eller dividera varje värde i ett cellområde med ett specifikt tal med klistra in special.

Steg 1: Kopiera cellen som innehåller talet du vill använda i din beräkning på något av följande sätt:

• Högerklicka och välj Kopiera.
• Välj Kopiera i avsnittet Urklipp på bandet på Hem flik.
• Använd kortkommandot Ctrl + C på Windows eller Kommando + C på Mac.

Steg 2: Välj de celler som innehåller värdena där du vill utföra beräkningen.

Steg 3: Öppna Klistra in special meny på ett av dessa sätt:

• Högerklicka och välj Klistra in special.
• Välj Klistra > Klistra in special i avsnittet Urklipp på bandet på Hem flik.

Steg 4: När Klistra in special visas, välj den beräkning du vill utföra i Drift sektion.

Steg 5: Klick OK.

Du kommer sedan att se din datauppdatering med beräkningen utförd. Du behöver inte oroa dig för att manuellt lägga till, subtrahera, multiplicera, eller dela en grupp av celler, vilket är en tråkig uppgift och ökar risken för fel.

Lär dig att älska funktioner

Funktioner och formler kan vara skrämmande. Men när du väl börjar använda dem kommer du att uppskatta hur mycket tid de kan spara dig. Dessutom minskar du risken för fel genom att utföra beräkningar manuellt.

Om du aldrig har använt funktioner förut kan du börja med grunderna för summa, medelvärde, minimum, maximum och räkning.

Steg 1: Välj den cell där du vill använda funktionen. Det här är cellen där formeln finns och resultatet av den visas.

Steg 2: Välj pilen bredvid Autosumma i Redigering avsnitt av bandet på Hem flik. Välj den beräkning du vill använda.

Steg 3: Du kommer att se Fsmörjelse visas i cellen och väntar på de värden du vill använda.

Låt oss säga att du vill lägga till värdena i cellerna A1 till A5. Dra genom det cellområdet eller lägg till det efter den inledande parentesen i formeln som A1:A5. Se till att avsluta formeln med en avslutande parentes som i skärmdumpen ovan.

Steg 4: Tryck på Stiga på eller Lämna tillbaka nyckel.

Du kommer sedan att se din beräkning utförd enligt den funktion du valde.

För hela uppsättningen funktioner som är tillgängliga i Excel, gå till Formler flik. Använd sedan funktionsbiblioteket i menyfliksområdet för att välja en logisk fungerar som IF eller referens fungerar som VLOOKUP.

Använd snabbanalys för att lägga till format, diagram, summor och tabeller

Excel hjälper dig att automatiskt formatera celler med villkorlig formatering, skapa diagram med rekommendationer, infoga tabeller och pivottabeller, och få totaler. Men vad du kanske inte vet är att du kan göra sådana här saker supersnabbt med verktyget för snabbanalys. Så här fungerar det.

Steg 1: Välj ett cellintervall där du vill utföra en av ovanstående åtgärder.

Steg 2: Välj Snabb analys knappen som visas i hörnet av cellområdet. Alternativt kan du högerklicka och välja Snabb analys.

Du ser då en liten ruta med en lista över åtgärder och tillgängliga alternativ för varje. Dessa varierar beroende på typen av data i dina celler, så låt oss titta på ett exempel.

Här har vi elevbetyg och cellomfånget innehåller namn, bokstavsbetyg, sifferbetyg och godkänd/underkänd text. När vi öppnar snabbanalysverktyget kan vi sedan tillämpa villkorlig formatering, infoga ett diagram, få totaler, skapa en tabell eller lägga till sparklines.

Steg 3: Välj helt enkelt fliken för den åtgärd du vill ha och välj sedan alternativet för den åtgärden.

Bom! Du har precis sparat dig själv massor av tid från att göra en av dessa saker från grunden.

Autofyll mönster och formler

Microsoft Excel tillhandahåller en praktisk autofyllningsfunktion för att enkelt fylla i celler. Du kan ange ett par objekt i en lista, såsom månader på året, och lägg till de återstående objekten genom att dra. Autofyll hjälper dig också kopiera och klistra formler du skapar med de funktioner som nämnts tidigare.

Mönsterfyllning: Ange (minst) två listobjekt, välj cellen som innehåller den andra och använd sedan fyllningshandtaget (plustecken på cellkanten) för att dra genom de återstående cellerna. Som exempel kan du ange januari och februari, måndag och tisdag, eller till och med A och B. Fyll sedan resten av cellerna!

Formelfyllning: Markera cellen som innehåller formeln och använd fyllningshandtaget för att dra formeln till de återstående cellerna. Obs: Om du använder absoluta snarare än relativa referenser måste du justera formlerna efter att du har fyllt i dem.

Dricks: Du kan fylla de återstående cellerna för att matcha antalet rader som redan är ifyllda genom att helt enkelt dubbelklicka på fyllningshandtaget.

Autofyll är ett enormt tidsbesparande verktyg i Microsoft Excel.

Kopiera från statusfältet

Statusfältet längst ner i programmet är användbart för att se snabba beräkningar som summa, medelvärde och räkning. Men med en uppdatera till Excel för Windows i mars 2022, kan du faktiskt kopiera dessa beräkningar med ett klick.

Även om den här funktionen fortfarande rullas ut till användare och du kanske inte ser den ännu, är den definitivt en att hålla på din radar.

Steg 1: Se först till att du har beräkningarna markerade så att de visas i statusfältet. För att göra detta, högerklicka på statusfältet och markera var och en för att placera en bock bredvid den.

Steg 2: Välj cellerna för att visa den beräkning du vill ha i statusfältet.

Steg 3: Välj sedan det beräknade värdet i statusfältet. Detta placerar det på ditt urklipp.

Steg 4: Du kan sedan klistra in värdet i ditt kalkylblad eller en helt annan applikation.

Möjligheten att kopiera värden direkt från urklippet hindrar dig från att behöva ange en formel eller funktion manuellt, men ändå få det resultat du behöver - snabbare än någonsin!

Vill du ha ännu mer? Ta en titt på dessa ytterligare Excel-tips för att bemästra ditt kalkylblad.

Redaktörens rekommendationer

• Använder du Office? Din dator kan vara i fara på grund av denna Microsoft-ändring
• Gör inte en ny PowerPoint utan att känna till dessa 3 knep
• Microsoft fasar ut standardfonten för Office. Här är vad som kan ersätta det
• Microsoft Word, PowerPoint och Excel går nu snabbare på Apples nya M1 Mac-datorer
• Jobba hemifrån? Missa inte denna enastående Microsoft Office 365-affär

Uppgradera din livsstilDigitala trender hjälper läsare att hålla koll på den snabba teknikvärlden med alla de senaste nyheterna, roliga produktrecensioner, insiktsfulla redaktioner och unika smygtittar.