E-post är ett onekligen användbart kommunikationsverktyg, men när det används på felaktigt sätt kan det förvandlas till en tidssugande, uppmärksamhetsstjälande stressframkallare som alltid är på och som är mer av en börda än en fördel. Om du märker att du fruktar din inkorg varje dag, kolla in den här listan med proffstekniker som kan hjälpa dig att vända skriptet och förvandla e-post tillbaka till det produktivitetsverktyg som det ska vara.
Innehåll
- Ställ in (och sänd) dina lediga timmar
- Ta kontroll över kadensen
- Avsluta prenumeration från listor aggressivt
- Använd en autokompletterare
- Lär dig när du ska hoppa över e-post och ta telefonen
Ställ in (och sänd) dina lediga timmar
För att förhindra att e-post smyger sig in på de lediga timmarna i ditt liv är det en bra idé att upprätta lediga tider - inte bara genom att mentalt åta sig att inte kolla e-post under vissa tider av dagen, eller till och med genom att aktivera inställningarna för stör ej för att blockera e-postmeddelanden (vilket också är en bra idé), men genom att också ställa in ditt frånvarosvar så att det startar efter att du har arbetat timmar. Detta hjälper till att hantera förväntningar och kommer att hjälpa till att etablera gränser med dina medarbetare, men utan att helt blockera kommunikationen om något akut dyker upp.
Rekommenderade videor
Det kan vara lite irriterande till en början om du är van vid att kolla e-post dygnet runt, men med tiden kommer du att upptäcka att att kolla e-post under specifika tider på dygnet uppmuntrar dig att vara mer fokuserad och effektiv under tiden du har blockerat av.
Relaterad
- 5 sätt jag får ut mer av min bärbara dator på jobbet
- Dolby Voice är här för att få dina konferenssamtal att suga mindre
Ta kontroll över kadensen
På samma sätt som att inte kontrollera din e-post under öppettider, är det inte heller idealiskt att kontrollera din inkorg konstant under dagen. E-post ska inte användas som en chattapplikation i realtid - det är vad Slack och Microsoft Teams är för. Som sådan, om det inte är avgörande för dig att få e-postmeddelanden omedelbart, kan det vara klokt att justera dina inkorgsinställningar så att nya meddelanden bara kommer in vid förutbestämda tider. De flesta av de populära e-postklienterna nuförtiden låter dig anpassa hur ofta din inkorg hämtar nya meddelanden, och nedringning av frekvensen kan göra underverk för din produktivitet. Förutom att göra e-post mindre av en distraktion, kan du genom att strategiskt ställa in kadensen mer effektivt blockera delar av ditt schema för e-postkorrespondens.
Så här görs det Syn och Post för Mac.
Avsluta prenumeration från listor aggressivt
Oönskade, irrelevanta e-postmeddelanden från e-postlistor är ett irriterande faktum, men om din metod för att hantera dem bara är att trycka på raderingsknappen gör du dig själv en otjänst. Istället för att bara ta bort dessa meddelanden är det väl värt det att ta några extra sekunder för att helt avsluta prenumerationen från e-postlistan. Det tar lite mer tid, men de extra klicken kommer att löna sig tio gånger i framtiden genom att du slipper besväret att behöva ta bort ett ökande antal oönskade e-postmeddelanden som täpper till din inkorg.
Vissa moderna e-postklienter gör den här processen enkel för dig och kommer automatiskt att upptäcka e-postlistor och erbjuda en enkel att hitta avregistreringsknapp. Men även om din e-postklient inte har den här funktionen, är det fortfarande värt att rulla ner till botten av meddelandet och manuellt söka efter en avregistreringslänk. Om allt annat misslyckas och det inte finns en avregistreringslänk, är det ofta värt att skicka ett kort svarsmail som tydligt ber avsändaren att "snälla ta bort mig från din lista."
Använd en autokompletterare
Autoslutför förslag (som Gmails Smart Compose) är utan tvekan en av de bästa funktionerna som har lagts till i e-postprogram i det senaste minnet. Om du inte är bekant fungerar de i princip genom att förutsäga vanliga ord och meningar som du brukar använda och sedan tjäna dem som förslag som du kan skriva in med en enda knapptryckning. De duktiga lär sig din skrivstil ju mer du använder dem, och kan bli nästan läskigt exakta med tiden.
För att vara helt ärlig, kommer förslag med autoslutförande sannolikt inte att spara dig mer än några extra minuter per vecka, men de kan fungera undrar för att minska den mentala ansträngning som krävs för att skriva ett e-postmeddelande - särskilt om du kämpar för att hitta rätt sätt att orda något. Förslagen kan också fungera som en användbar påminnelse om att göra saker kort och koncist.
Lär dig när du ska hoppa över e-post och ta telefonen
En av de bästa e-postfärdigheterna du kan tänkas odla är förmågan att känna igen när e-post är - och ännu viktigare, när det inte är det - den idealiska kommunikationsmetoden att använda i en given situation. I många fall är e-post att föredra eftersom det är asynkront, tillåter mer övervägda svar och det lämnar ett pappersspår - vilket gör det bra för vissa typer av meddelanden. Men för mindre formella konversationer kanske e-post inte är den bästa platsen för kommunikation. Närhelst din kommunikation inte nödvändigtvis behöver loggas är det ofta snabbare och mer effektivt att avfyra ett kort Slack-meddelande eller till och med lyfta luren. Att ringa folk är ibland ogillat i vissa arbetssituationer, men när det används strategiskt, fördelarna (extra hastighet, tydlighet och förmågan att använda ton och böjning för att förmedla information) uppväger kostar.
Redaktörens rekommendationer
- 10 webbläsartillägg för att maximera din produktivitet
- Enkelt GPU-hack gör din bärbara RTX 3080-dator 20 % kraftfullare, om du vågar
Uppgradera din livsstilDigitala trender hjälper läsare att hålla koll på den snabba teknikvärlden med alla de senaste nyheterna, roliga produktrecensioner, insiktsfulla redaktioner och unika smygtittar.
