Min Outlook-inkorg var en enda röra innan jag använde dessa 3 knep

Ingen gillar e-post, men ingen av oss kan leva utan det. Om du har kämpat för att hantera inkommande e-postmeddelanden har jag tyckt att dessa tre tips är oerhört användbara.

Oavsett om du vill flytta meddelanden automatiskt, utföra flera åtgärder med ett enda klick eller få e-postmeddelanden som behöver uppmärksamhet att sticka ut bland resten, dessa Microsoft Outlook-tips har du täckt.

Använd regler för att organisera inkommande e-postmeddelanden

För att organisera e-postmeddelanden när de anländer kan du ställa in regler i Outlook. Så du kan flytta ett e-postmeddelande till en mapp, flagga ett för att följa upp, markera ett meddelande som läst och mer. Det bästa är att allt sker automatiskt.

Steg 1: Gå till Hem fliken väljer du Regler rullgardinsmenyn och välj Skapa regel.

Steg 2: I rutan som öppnas har du några snabba alternativ som du kan välja mellan för det valda e-postmeddelandet.

För villkoret kan du välja från avsändaren, ämnesraden eller skickas till en specifik e-postadress. För åtgärden kan du välja mellan att visa varningsfönstret, spela ett visst ljud eller flytta till en mapp.

Steg 3: Om det du ser i rutan passar det du vill göra, markera helt enkelt rutorna för de villkor och åtgärder du vill ha och välj OK.

Använd en avancerad regel

Som ett alternativ kan du välja bland ett större utbud av förhållanden och åtgärder om du vill.

Steg 1: Välj Avancerade alternativ i rutan Skapa regel.

Steg 2: Du kan sedan välja bland över 30 villkor som om e-postmeddelandet är markerat som viktigt, har en bilaga eller är ett automatiskt svar.

Markera rutorna för de villkor du vill använda och välj sedan den blå länkade texten för att komplettera variablerna. Välja Nästa.

Steg 3: Du kommer då att se cirka 20 åtgärder du kan vidta. Gör detsamma genom att markera rutorna för åtgärd(er) du vill använda och välja den blå texten för att fylla i nödvändiga detaljer. Välja Nästa.

Steg 4: Om det finns några undantag från regeln du vill lägga till kan du göra det härnäst. Markera dessa rutor, fyll i detaljerna för den blå texten och välj Nästa.

Steg 5: Till sist, ge din regel ett namn, markera om du vill köra regeln omedelbart eller inte och välj Avsluta.

När du har ställt in din regel kan du luta dig tillbaka och låta Outlook organisera de inkommande e-postmeddelandena åt dig. Genom att ta bara några minuter att skapa en regel kan du spara tid på lång sikt.

Om du vill visa, redigera eller ta bort en regel senare, gå till Hem > Regler > Hantera regler och varningar.

Ställ in Quick Steps för repetitiva uppgifter

Outlook erbjuder en funktion kallas Quick Steps som kan påskynda uppgifter du gör om och om igen. I likhet med regler låter Quick Steps dig välja en eller flera åtgärder du vill vidta i ett e-postmeddelande. Men istället för att utföra dessa åtgärder automatiskt, hanterar du dem själv med bara ett klick på en knapp. Dessutom kan du utföra många åtgärder samtidigt.

Gå till Hem fliken och kolla in Snabba steg rutan i den delen av bandet. Du kommer att se flera åtgärder som Flytta till, Svara och ta bort och Klar.

Du kan använda ett av de förinställda snabbstegen genom att välja det och fylla i den information som behövs. Till exempel kan du välja Flytta till, välj mappen och markera e-postmeddelandet som läst. Välj Spara.

För att sedan använda snabbsteget på ett e-postmeddelande i din inkorg, välj meddelandet och välj Flytta till Snabbt steg.

Skapa ditt eget Quick Step

Om du vill skapa ditt eget Quick Step tar det bara en minut.

Steg 1: Välj Skapa ny i avsnittet Snabba steg på menyfliksområdet.

Steg 2: Namnge sedan snabbsteget och använd rullgardinsmenyn för att välja den åtgärd du vill ha. För att utföra mer än en, välj Lägg till åtgärd och välj nästa.

Steg 3: När du har alla åtgärder du vill, välj Avsluta.

För att använda snabbsteget när ett e-postmeddelande kommer till din inkorg, välj meddelandet och klicka på dess namn i rutan Snabbsteg. Du kan också högerklicka på e-postmeddelandet, flytta till Snabba steg, och välj namnet från pop-out-menyn.

Om du vill utföra flera åtgärder på ett e-postmeddelande samtidigt, är Quick Steps en verklig tidsbesparare.

För att visa, redigera eller ta bort ett snabbsteg senare, gå till Hem > Snabba steg > Hantera snabba steg.

Få e-postmeddelanden att dyka upp med villkorlig formatering

Ytterligare ett praktiskt verktyg för inkorgshantering i Outlook är villkorlig formatering. Med den kan du få vissa e-postmeddelanden som kommer att sticka ut med en specifik typsnittsstil, storlek eller färg. Det här är ett bra sätt att uppmärksamma de meddelanden som behöver det mest.

Steg 1: Gå till Se fliken och välj Visa inställningar på vänster sida av bandet.

Steg 2: Plocka Villkorlig formatering i popup-fönstret.

Steg 3: Du kommer att se några standardregler för villkorlig formatering som redan är inställda för dig, som olästa meddelanden och försenade e-postmeddelanden. För att skapa din egen, välj Lägg till.

Steg 4: Längst ned i rutan, ge din regel för villkorlig formatering ett namn. Välj sedan Font knappen för att välja stil, storlek och färg i den efterföljande popup-rutan och välja OK.

Steg 5: Välj sedan Skick knapp. Du kommer att se tre flikar i nästa popup-ruta för att ställa in dina villkor.

• Meddelanden: Ange nyckelord, välj en Från eller Skickat till e-postadress, eller välj en tidsram.
• Fler val: Välj en kategori, välj objekt som är lästa eller olästa, har eller inte har bilagor, är markerade med prioritet eller något annat alternativ.
• Avancerad: Ställ in anpassade kriterier och välj fälten för villkoren.

Steg 6: När du är klar väljer du OK för att spara och stänga de efterföljande popup-rutorna.

Nu kommer du att se dessa e-postmeddelanden med villkoren du valde och typsnittet du valde poppar upp, vilket gör dem superenkla att upptäcka i din uppsjö av meddelanden.

Om du vill visa, redigera eller ta bort en regel för villkorlig formatering senare, gå till Se > Visa inställningar > Villkorlig formatering.

Om du letar efter ett nytt sätt att hantera dina e-postmeddelanden, erbjuder Outlook dessa funktioner som hjälper dig att hålla din inkorg under kontroll. Det kan ta några minuter att konfigurera dem, men det kommer att vara värt tiden du sparar senare.

För mer, ta en titt på hur ställ in ett frånvarosvar i Outlook.

Redaktörens rekommendationer

• Jag använde en app för att skapa 3D-modeller med min iPhone, och det är chockerande bra
• Microsofts senaste A.I. verktyg läser dina Outlook-e-postmeddelanden högt