Kako omogočiti samodejno shranjevanje v Excelu

Microsoft Office ponuja funkcijo, imenovano Samodejno shranjevanje da bi se izognili katastrofi izgube dela, ker se je vaš računalnik zrušil ali ker ste ga pozabili shraniti, preden zaprete aplikacijo. Na voljo je samo v Office 365, naročniška različica programske opreme, ki vključuje dostop do Excel, Word in PowerPoint. Če imate starejšo različico Officea, lahko funkcijo samodejnega obnovitve uporabite za obnovitev podatkov, ko Excelov dokument ni shranjen.

Ko je funkcija samodejnega shranjevanja omogočena v aplikacijah Office 365, se trenutna datoteka vsakih nekaj sekund samodejno shrani v ozadju. Za datoteke, shranjene v Microsoftov oblak v OneDrive ali SharePoint Online je samodejno shranjevanje privzeto omogočeno. Če je samodejno shranjevanje zatemnjeno, je verjetno zato, ker se datoteka shranjuje na drugo mesto namesto na oblak, na primer v datotečni strežnik ali v lokalni imenik, kot so Dokumenti, na namiznem ali prenosnem računalniku.

Če ste naročnik na Office 365 in imate nameščeno najnovejšo različico Excela, lahko preverite, ali je samodejno shranjevanje vklopljeno, tako da preverite zgornji levi kot okna aplikacije. The Preklop samodejnega shranjevanja bo prikazano kot eno ali drugo Vklopljeno oz Izklopljeno. Če želite spremeniti datoteko, ne da bi se te samodejno shranile, preprosto premaknite stikalo na Izklopljeno položaj. Nato lahko uporabite Shrani da shranite spremembe, kot vam ustreza.

V Officeu 2016 in starejših različicah, ki ne podpirajo samodejnega shranjevanja, je Samodejno obnovitev funkcijo lahko uporabite za obnovitev Excelove datoteke, potem ko se aplikacija zaustavi, preden se lahko trenutna datoteka shrani. Ko aplikacije Office zaznajo, da je prišlo do zrušitve, se Obnovitev dokumenta se prikaže pogovorno okno, ko naslednjič zaženete aplikacijo. Pogovorno okno vam omogoča, da shranite ali zavržete obnovitvene datoteke, ki vsebujejo neshranjene podatke. Datum in čas, ko je bila obnovitvena datoteka ustvarjena, sta prikazana poleg imena datoteke, da se boste lažje odločili, ali jo želite obnoviti. Prav tako lahko odprete katero koli datoteko na seznamu in jo pregledate, preden jo shranite.

Količina podatkov, ki jih je mogoče obnoviti iz datoteke s samodejnim obnovitvijo, je odvisna od tega, kako pogosto se informacije shranjujejo. To in druge nastavitve samodejnega obnovitve lahko nadzirate v Opcije meni na Datoteke zavihek. Spodaj Shrani, lahko vklopite ali izklopite shranjevanje datotek samodejnega obnovitve in določite, kako pogosto naj se shranjujejo informacije o obnovitvi. Določite lahko tudi, ali bo zadnja samodejno shranjena različica shranjena, ko zaprete Excel, in kje naj bo shranjena obnovitvena datoteka.

Če ne želite izgubiti veliko dela zaradi zrušitve aplikacije, nastavite minutni interval za shranjevanje podatkov datoteke na nizko vrednost, kot je pet ali 10. Vendar pa obstaja kompromis glede zmogljivosti, saj se lahko aplikacija med shranjevanjem datoteke na kratko ustavi. Če je zmogljivost pomembnejša od shranjevanja podatkov, nastavite interval na 20 minut ali več.

Nekateri ustvarijo novo datoteko Excel ali Word, ki je podobna obstoječi datoteki, tako da odprejo obstoječo datoteko, jo spremenijo in nato uporabijo Shrani kot, da jo shranijo z imenom, ki se razlikuje od izvirnika. Težava se pojavi, ko omogočite samodejno shranjevanje. Spremembe, narejene pred uporabo Shrani kot bo samodejno shranjen v izvirno datoteko, kar morda ni vaš namen. Microsoft prepozna to težavo in je zamenjal Shrani kot ukaz z Shrani kopijo v aplikacijah Office 365. Priporočljivo je, da uporabite ta ukaz za ustvarjanje podobne datoteke, preden spremenite izvirnik, da se izognete težavi s samodejnim shranjevanjem.