Aké sú výhody a nevýhody geografického vypĺňania?

Podľa Texaskej štátnej knižnice je udržiavanie neusporiadaného systému správy súborov receptom na katastrofu. Je ťažké získať informácie, keď ich naliehavo požadujete. Organizovanie a manipulácia s informáciami v takomto dezorganizovanom systéme na účely rozhodovania je tiež celkom nemožná. Efektívny informačný systém je povinný pre každú organizáciu, ktorá očakáva úžitok z informácií, ktoré vlastní. Geografický informačný systém je vhodný tam, kde je geografická poloha najdôležitejšou zložkou informácií.

Geografické záznamy týkajúce sa konkrétneho miesta sú uložené spoločne. To uľahčuje rýchle rozhodovanie, pretože skúmané informácie sa týkajú len jednej konkrétnej geografickej oblasti. Geografické oblasti sú klasifikované ako jednotky alebo skupiny jednotiek. Geografické zaraďovanie umožňuje jednoduchý presun záznamov jednoduchým presúvaním z jedného miesta na druhé.

Geografické zaraďovanie napomáha procesu analýzy tým, že umožňuje jednoduché porovnávanie údajových položiek. Napríklad analýza záznamov uložených podľa názvu budovy a jej umiestnenia môže pomôcť identifikovať záznamy o údržbe konkrétnej budovy.

Proces ukladania a získavania geografických údajov je časovo náročný, pretože je potrebné odkazovať pomocou viacerých identifikátorov. Napríklad umiestnenie konkrétnej budovy by vyžadovalo odkaz na konkrétny štát, mesto, ulicu a nakoniec názov budovy. Záznamy vedené v niektorých krajinách sú napísané v ich jazyku. Napríklad mesto Florencia v Taliansku je v talianskych záznamoch „Firenze“. Krížový odkaz na iný jazyk sa preto stáva nevyhnutným, aby sa umožnilo používateľom, ktorí nie sú v Taliansku, porozumieť informáciám.

Musíte poznať geografickú oblasť dostatočne dobre, aby ste porozumeli záznamom. Ak ich chcete rýchlo nájsť, musíte použiť abecedný register. Proces ukladania a získavania záznamu vyžaduje dve akcie: Skontrolujte index pre umiestnenie súboru a vyhľadajte ho medzi ostatnými informáciami.