Cuprins
- Pasul 1: Pregătiți-vă datele
- Pasul 2: Încearcă o recomandare
- Pasul 3: personalizați tabelul pivot
- Pasul 4: Creați-vă propriile tabele pivot de la zero
- Pasul 5: Investește în ceva învățare
Înainte de a începe, pentru ce sunt bune tabelele pivot? Mai simplu spus, tabelele pivot vă permit să priviți aceleași date în moduri diferite și din unghiuri diferite, pentru a facilita efectuarea unei analize aprofundate și identificarea tendințelor importante. Când evaluați rezultatele vânzărilor, de exemplu, poate doriți să vă uitați la o persoană individuală, un anumit produs sau un anumit interval de timp. Cu un tabel pivot, puteți crea un singur grup de informații și apoi vă puteți schimba cu ușurință concentrarea de la un lucru la altul - o analiză care ar fi plictisitoare de efectuat manual.
Videoclipuri recomandate
Rețineți că veți avea nevoie de versiunea completă a Excel 2016 pentru a utiliza tabele pivot. Platforma universală Windows (UWP) Versiunea Windows 10 de Excel nu include asta și multe altele caracteristici avansate Excel. În cele din urmă, dacă doriți să încercați noi funcții Excel, alăturați-vă Programul Office Insider și poate fi primul care experimentează o nouă funcție de tabel pivot.
Legate de
- Cum să găsiți cheia de produs Windows 11
- Microsoft vă conduce biroul. Microsoft 365 Personal vrea să vă conducă și familia
Pasul 1: Pregătiți-vă datele
Poate cel mai important pas în utilizarea tabelelor pivot Excel este să vă organizați cu atenție datele. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este folosirea tabele Excel, care vă permite să adăugați rânduri care vor fi incluse în tabelul pivot ori de câte ori apăsați reîmprospătare. Dar, cel puțin, doriți ca datele dvs. să fie sub formă de tabel, cu anteturi de coloană informative și cu date consistente în cadrul coloanelor.
De exemplu, să presupunem că doriți să analizați informațiile de vânzări pentru compania dvs. Aveți șase agenți de vânzări care vând trei produse într-un număr de regiuni. Produsele dvs. sunt personalizate pentru fiecare client și astfel prețurile variază. Iată un exemplu de tabel cu informații fictive pentru a vă oferi o idee despre cum pot fi organizate datele având în vedere un tabel pivot.
Tabelul a fost creat pur și simplu prin introducerea mai întâi a datelor, apoi selectarea întregului interval și apoi accesând Inserare > Tabel. Din nou, nu trebuie să faceți acest pas, dar este recomandat dacă doriți să adăugați mai multe rânduri de date mai târziu și să faceți mai ușor actualizarea tabelului pivot.
Mark Coppock/Digital Trends
Pasul 2: Încearcă o recomandare
Excel este plin de trucuri ingenioase pentru a face lucrul cu datele mai ușor și, ori de câte ori este posibil, va încerca să ghicească ce doriți să realizați și apoi va efectua automat câțiva pași. Această natură utilă este demonstrată aici de instrumentul Recommended PivotTables, care analizează datele dvs. și oferă câteva opțiuni logice despre cum să analizați și să prezentați lucrurile.
Pentru a utiliza un tabel pivot recomandat, mergeți pur și simplu la Inserare > Tabele pivot recomandate. Excel vă va prezenta câteva opțiuni pe care să le luați în considerare. În exemplul nostru, Excel oferă să creeze 10 tabele pivot diferite care analizează o serie de unghiuri diferite ale datelor noastre de vânzări. Rețineți că modul în care vă etichetați coloanele contează; Excel citește aceste anteturi și oferă recomandări care au cel mai mult sens. Dacă doriți să vă uitați la prețurile de vânzare, de exemplu, nu folosiți termenul „cost”, deoarece Excel își va baza recomandarea în consecință.
O recomandare este „Suma vânzărilor totale de către client”. Dacă alegem această opțiune, atunci Excel va proceda la crearea tabelului pivot.
Mark Coppock/Digital Trends
Observați că tabelul pivot afișează numai datele care sunt relevante pentru analiza noastră actuală. În partea dreaptă, veți găsi criteriile pe care Excel le-a folosit pentru a-l crea în dialogul Câmpuri tabel pivot. Vom acoperi ce înseamnă fiecare dintre aceste câmpuri în următoarea secțiune despre personalizare.
Pasul 3: personalizați tabelul pivot
Fiecare dintre elementele din acest dialog este important pentru a determina cum va funcționa tabelul pivot. Faceți clic pe roata de configurare pentru a modifica aspectul acestui dialog la ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs.
Selectarea câmpurilor
Aici, alegeți ce coloane să includeți în tabelul pivot. Modul în care se vor popula acele date în tabelul pivot este determinat de tipul de date pe care le reprezintă - Excel vă va da seama dacă să adăugați o coloană la tabelul pivot sau să adăugați datele câmpului în cadrul masa. De exemplu, dacă selectați „Articole”, Excel presupune că doriți să adăugați numărul de articole pentru fiecare client.
Mark Coppock/Digital Trends
Pe de altă parte, dacă selectați „Data”, Excel plasează datele în tabel și organizează vânzările în funcție de momentul în care au avut loc.
Mark Coppock/Digital Trends
Pe măsură ce lucrați la propriile tabele pivot, puteți experimenta pentru a vedea modul în care câmpurile adăugate și eliminate afectează datele care sunt afișate. Veți descoperi că Excel face o treabă grozavă de a face selecții care au sens, dar puteți, de asemenea, să schimbați lucrurile dacă alegerile lui Excel nu au sens.
Filtre
Trageți elemente din lista de selecție a câmpurilor în secțiunea „Filtre” dacă doriți să limitați datele afișate. De exemplu, dacă trageți „Client” în secțiunea „Filtre”, puteți afișa cu ușurință numai datele de la unul sau o selecție de clienți.
Mark Coppock/Digital Trends
Coloane
Tragând câmpuri în secțiunea „Coloane”, puteți extinde modul în care sunt raportate datele dvs. Din nou, când trageți un câmp în această secțiune, Excel va încerca să-și dea seama cum doriți să fie prezentate datele. De exemplu, dacă trageți „Data” în secțiunea „Coloane”, atunci Excel va afișa vânzările așa cum sunt rezumate pentru intervalul de timp cel mai logic, care în acest caz este pe lună. Acest lucru ar fi util dacă preocuparea dvs. principală ar fi cât de mult a fost vândut lunar, având în vedere modelele de cumpărare ale clienților.
Mark Coppock/Digital Trends
Rânduri
În mod similar, puteți trage câmpuri în secțiunea „Rânduri” pentru a încorpora diferite date în rândurile tabelului pivot. Din nou, dacă tragem „Data” în secțiunea „Rânduri”, Excel va împărți vânzările pe client pe lună, dar datele vor fi rezumate pe client și nu pe lună, ca în exemplul anterior. În acest caz, sunteți mai ales îngrijorat de cât de mult ați vândut fiecărui client, dar doriți și să identificați orice tendințe bazate pe timp.
Mark Coppock/Digital Trends
Valori
În cele din urmă, secțiunea „Valori” determină modul în care îți analizezi datele. În toate exemplele noastre de până acum, ne-am uitat la vânzările totale. Dacă faceți clic pe tasta săgeată în jos din această secțiune, puteți configura setările câmpului valoric pentru a analiza un calcul numeric diferit.
Mark Coppock/Digital Trends
De exemplu, să presupunem că doriți să priviți mediile vânzărilor în loc de vânzările totale. Veți selecta pur și simplu „Medie” în dialogul de setări ale câmpului de valoare. De asemenea, puteți seta formatul numărului, astfel încât rezultatele să aibă cel mai mult sens.
Mark Coppock/Digital Trends
Acum, în loc să luăm în considerare vânzările totale în funcție de client și apoi să calculăm un total general, ne uităm la vânzările medii pe companie și apoi la vânzările medii în cadrul companiei. Acest lucru ar fi util pentru a evalua care clienți sunt peste sau sub medie în vânzări, de exemplu, și, prin urmare, care merită cea mai mare (sau mai puțină) atenție. În exemplul nostru, poate că Acme Engineering și Jones Roofing nu merită la fel de multă atenție în vânzări ca celelalte.
În mod clar, tabelele pivot oferă o mulțime de opțiuni pentru a ușura tăierea și tăierea în cuburi a datelor. Trucul pentru utilizarea eficientă a tabelelor pivot este să decideți exact ce doriți să vedeți înainte de a începe să aplicați opțiuni. De asemenea, doriți să vă asigurați că datele dvs. corespund modului în care v-ați așezat tabelul și cum v-ați denumit anteturile. Cu cât ești mai atent în configurarea lucrurilor, cu atât tabelele tale pivot vor fi mai eficiente.
Pasul 4: Creați-vă propriile tabele pivot de la zero
Odată ce v-ați jucat cu funcția tabel pivot și ați dobândit o anumită înțelegere a modului în care diferitele opțiuni vă afectează datele, atunci puteți începe să creați un tabel pivot de la zero. Procesul este similar cu utilizarea unei recomandări, doar că mergeți la Insert > PivotTable și apoi selectați manual datele ca prim pas.
În cazul nostru, asta înseamnă selectarea Tabelului 1, dar am putea, de asemenea, să selectăm o serie de date sau să extragem dintr-o sursă de date externă. De asemenea, putem decide dacă vrem să creăm o nouă foaie de lucru sau să plasăm tabelul pivot lângă datele noastre într-o anumită locație din foaia de lucru existentă.
Mark Coppock/Digital Trends
Odată ce ne-am făcut selecția, ni se prezintă un tabel pivot necompletat și dialogul nostru Câmpuri din tabel pivot.
Mark Coppock/Digital Trends
Crearea propriului nostru tabel pivot este atunci doar o simplă chestiune de selectare a câmpurilor și de a determina modul în care dorim să fie calculate și afișate datele. Să presupunem că vrem să vedem cum au avut vânzătorii pe lună, cu un total mare de vânzări pentru anul. Selectăm câmpurile „Vânzător”, „Data” și „Vânzări totale”, glisăm câmpul „Vânzător” în secțiunea „Filtre” și configuram valorile pentru a fi afișate ca monedă. Excel adaugă automat elementele de dată relevante în secțiunea „Rânduri” și presupune că vrem să vedem sumele.
Mark Coppock/Digital Trends
În mod implicit, Excel va afișa toate datele pentru toți agenții de vânzări. De asemenea, putem selecta un singur agent de vânzări pentru a vedea doar datele sale. În acest caz, vedem că Judy French a avut vânzări în doar trei luni, chiar dacă totalul vânzărilor ei a fost semnificativ. Asta ar putea însemna că procesul ei de vânzare a fost mai lung, deoarece ea mergea după balene în loc de pești - o concluzie valoroasă, dacă este exactă. Poate că investiția într-un asistent care să o ajute pe Judy să-și închidă vânzările mai repede ar fi o idee bună.
Mark Coppock/Digital Trends
Pasul 5: Investește în ceva învățare
Daca vrei sa primesti într-adevăr bun la utilizarea tabelelor pivot Excel, investiți ceva timp în a afla puțin mai multe despre modul în care utilizează diferitele tipuri de date. Microsoft oferă propriile resurse de formare și există o mulțime de formatori terți a considera.
În general, totuși, acest lucru înseamnă să sapă în Excel într-un mod care depășește scopul acestui ghid. Cu toate acestea, sperăm că acum vedeți cum tabelele pivot pot fi un instrument puternic în analiza datelor dvs. și este relativ ușor să începeți atâta timp cât aveți datele configurate în tipul potrivit masa. Și nu putem sublinia suficient cât de important este să știți ce doriți să realizați cu tabelul pivot înainte de a începe.
Recomandările editorilor
- Folosești Office? PC-ul dvs. ar putea fi în pericol din cauza acestei modificări Microsoft
- Cum să protejați cu parolă un fișier Excel
