7 lucruri pe care nu știai că le poți face în Outlook

Sunt șanse mari să fi folosit Microsoft Outlook într-un fel sau altul pentru a trimite un e-mail sau pentru a programa o întâlnire. Dar, deși acestea sunt cele mai frecvente sarcini pe care le puteți realiza în Outlook, există câteva trucuri pe care le puteți folosi pentru a vă îmbunătăți experiența.

Rechemarea unui e-mail este unul pe care l-am acoperit înainte, dar există și coduri de culoare pentru e-mailuri sau setarea diferitelor fusuri orare. Am petrecut ceva timp să cercetăm meniurile pentru tine și să-ți arătăm toate acestea plus multe altele.

Fără alte prelungiri, iată șapte lucruri pe care nu știai că le poți face în Outlook pe desktop și Outlook pe web.

Setați două fusuri orare

Vom începe mai întâi cu fusurile orare pentru că timpul este totul! Acest lucru este util dacă vă aflați într-o locație diferită de locul dvs. de muncă - să presupunem că vă aflați în New York, iar locul de muncă este în Portland, Oregon. Pentru a vă menține e-mailurile pe aceeași pagină și pentru a evita întârzierea la întâlniri, puteți seta mai multe fusuri orare în aplicația desktop Outlook.

Acesta este unul dintre cele mai simple lucruri pe care le puteți configura în Outlook. Tot ce trebuie să faceți este să vă îndreptați către poțiunea Calendar a aplicației desktop Outlook, apoi să vizitați Fişier meniul. De acolo, faceți clic Opțiuni și apoi faceți clic pe Calendar. Atunci veți dori să căutați Fusuri orare opțiune. Ar trebui să vedeți o casetă de selectare pentru Afișează un al doilea fus orar. Faceți clic pe caseta de selectare, apoi alegeți al doilea sau al treilea fus orar dorit. Acum veți vedea acest lucru în Outlook.

Setați culori pentru e-mailurile de la anumite persoane

Vrei ca e-mailurile tale să arate puțin diferit, astfel încât căsuța de e-mail să fie mai elegantă sau mai ușor de citit? Outlook te sprijină cu ceea ce se numește formatare condiționată. Această caracteristică este o modalitate de a face mesajele care îndeplinesc propriile condiții definite să iasă în evidență în lista de mesaje, folosind culoarea, fonturile și stilurile. Aterizează pe locul 2 pe lista noastră.

Puteți spune Outlook să schimbe culoarea anumitor mesaje în funcție de numele sau adresa de e-mail a expeditorului; să zicem, dacă doriți ca toate e-mailurile de la șeful dvs. să apară în roșu.

Pentru a configura o regulă de formatare condiționată, comutați la căsuța de e-mail, în aplicația desktop Outlook și accesați fila Vizualizare. De acolo, selectați Vedere actuala setare. Apoi, după aceea, selectați Vedeți Setări. Apoi veți dori să faceți clic în Setări avansate de vizualizare caseta de dialog și selectați Formatarea condițională. Microsoft are o listă de pași pe care îi puteți urma aici, dar ne concentrăm asupra modului în care puteți face mesajele de la anumite persoane să apară într-o anumită culoare.

Pentru a realiza acest lucru, faceți clic Adăuga și apoi introduceți un nume pentru regulă. Selectați Font, iar apoi sub Culoare alegeți culoarea dorită și apoi faceți clic BINE. După aceea, selectați Condiție și alegeți o Condiție. În caseta De la, tastați contactul sau numele expeditorului pe care doriți să îl vedeți să apară într-o culoare diferită în căsuța de e-mail. Apoi în Setări de filtru, formatare condiționată și vizualizare avansată casete de dialog, selectați Bine.

Utilizați tastele rapide Outlook

Probabil că sunteți familiarizat cu comenzile rapide de la tastatură precum CTRL+C și CTRL+V, dar știați că aplicația desktop Outlook are și un set de taste rapide pe care le puteți utiliza? Aceste taste vă pot ajuta să economisiți timp în timpul zilei aglomerate, evitând nevoia de a trage mouse-ul peste pictograme și meniuri pentru a efectua sarcini obișnuite, cum ar fi scrierea, răspunsul sau redirecționarea mesajelor. Am colectat tastele noastre de acces rapid Outlook pentru numărul trei de pe lista noastră. Rețineți că acestea sunt pentru Windows 10.

Din nou, tocmai am colectat câteva dintre cele mai comune taste rapide. Microsoft are o listă completă pe site-ul său, care acoperă comenzile rapide Outlook pentru MacOS, precum și Web. Lista lor este puțin mai cuprinzătoare, acoperind dictare, foldere, panouri de citire, imprimare și multe altele.

Redimensionați fișierele pentru a trimite atașamente de imagini mari

Un obstacol comun cu care vă puteți confrunta atunci când trimiteți e-mailuri cu imagini este că fișierele pe care ați dori să le primească destinatarul sunt puțin prea mari pentru limitele web-ului. Când se întâmplă acest lucru, puteți încerca să redimensionați atașamentele de imagine prin aplicația desktop Outlook, astfel încât acestea să nu fie prea mari.

Puteți redimensiona atașamentele de imagine în câțiva pași. Odată ce ați compus un mesaj nou, trebuie mai întâi să încercați să atașați toate imaginile pe care doriți să le trimiteți. Probabil veți primi un mesaj de eroare, dar nu vă faceți griji. Doar intră în Fişier fila acelui e-mail, apoi căutați mesajul de eroare din partea de sus. Alegeți opțiunea care spune Redimensionați imaginile mari când trimit acest mesaj.

Outlook va încerca să trimită mesajul prin poștă comprimând imaginile la o dimensiune mai mică. În cazul în care mesajul încă nu trece, atunci puteți încerca Arhivă fișierele în Windows 10 sau MacOS pentru a le micșora și apoi atașând fișierul ZIP într-un mesaj de e-mail.

Începeți întâlnirile Teams, deschideți Sticky Notes și OneNote direct din Outlook pe web

Deși ne-am concentrat pe aplicația desktop Outlook, Outlook pe web are și câteva secrete. În timp ce probabil vă petreceți deja timp sortând calendarul sau e-mailurile în Outlook pe web, Microsoft a conectat unele integrări cu Sticky Notes, precum și OneNote acolo, de asemenea.

Odată cu integrarea, dacă vă conectați cu același e-mail Microsoft 365 pe care îl utilizați pentru serviciu (sau chiar un e-mail personal Microsoft) pe Sticky Notes în Windows 10 sau în aplicația OneNote, veți avea acces rapid la aceleași lucruri cu acel cont Outlook pe web. Acesta este cunoscut sub numele de feed OneNote.

Puteți comuta la aceasta în orice moment, mergând în sus și făcând clic pe pictograma OneNote din partea dreaptă a ecranului. Acest lucru funcționează atât cu conturile personale Microsoft, cât și cu conturile Microsoft 365 de lucru. Deci, încercați și luați notițe în timp ce trimiteți e-mailuri!

De asemenea, vrem să remarcăm capacitatea de a „Întâlni acum”. Această opțiune se afișează în partea de sus a căsuței primite în Outlook pe web. Dacă faceți clic pe aceasta, veți putea începe instantaneu o întâlnire Teams (cu conturi de serviciu) sau o întâlnire Skype (cu personal conturi.) Este o modalitate rapidă de a trece prin niște cercuri și de a nu trebuie să parcurgeți o mulțime de meniuri pentru a intra corect într-o întâlnire. departe.

Ajungeți la inbox zero cu curățarea conversației

Dacă căsuța dvs. de e-mail este plină de mesaje, atunci vă recomandăm să încercați funcția de curățare a conversației din Outlook. Este încă o altă caracteristică despre care poate nu știai că există.

După cum explică Microsoft, Funcția de curățare a conversației din Outlook este conceput pentru a vă ajuta să reduceți numărul de mesaje din dosare. Mesajele redundante ale unei conversații care sunt curățate sunt mutate în folderul Elemente șterse. Rețineți că acest lucru este pentru conversațiile dintr-un fir de e-mail sau o colecție de mesaje.

Puteți utiliza curățarea conversației accesând căsuța de e-mail Outlook de pe desktop și apoi faceți clic pe Acasă fila. De acolo, puteți alege Șterge grup și apoi alegeți Curăță.

Puteți alege să Curățați conversația pentru a curăța conversația curentă. Apoi, alege să Curățați folderul pentru a curăța un întreg folder, mesajele redundante fiind șterse. De asemenea, puteți opta pentru Curățați folderul și subfolderele. Cu această opțiune, toate conversațiile din folderul selectat și orice folder pe care acesta îl conține sunt revizuite, iar mesajele redundante sunt șterse.

Setați reguli pentru a muta, semnaliza și răspunde automat la mesajele de e-mail

În timp ce curățarea conversației este o modalitate de a ajunge la o căsuță de e-mail curată, stabilirea regulilor este o alta. Puteți muta, semnaliza și răspunde automat la e-mailuri dacă setați reguli în aplicația pentru desktop Outlook. Aceste reguli pot fi folosite chiar și pentru a reda anumite sunete atunci când primiți mesaje.

Pentru a configura o regulă, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic dreapta pe un mesaj din căsuța de e-mail și să selectați Reguli De acolo, puteți selecta una dintre opțiuni. Outlook va sugera automat crearea unei reguli bazate pe expeditor și destinatari. Dacă doriți să creați mai multe reguli, puteți să faceți clic dreapta pe el și să alegeți Creați o regulă.

Urmați instrucțiunile de pe ecran și, în caseta de dialog Creare regulă, selectați una sau mai multe dintre primele trei casete de selectare. Microsoft are un ghid complet despre regulile Outlook Aici dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar.

Recomandările editorilor

• Folosești Office? PC-ul dvs. ar putea fi în pericol din cauza acestei modificări Microsoft
• Laptopul cu hârtie ar putea fi dispozitivul de hârtie electronică de care nu știai că ai nevoie
• 5 comenzi rapide utile pentru Windows despre care nu știați
• Cum să faci tableta ta un instrument mai bun pentru muncă
• Cum să-ți maximizezi productivitatea în Windows 10