As planilhas eletrônicas ajudam a facilitar muitas tarefas de contabilidade empresarial.
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Antes das planilhas eletrônicas, as empresas usavam computadores mainframe para processar grandes quantidades de dados; as organizações não podiam justificar o alto custo de programação para pequenos aplicativos de desktop. Os contadores usavam blocos de anotações e máquinas de somar para complementar os dados em suas impressões de mainframe. As primeiras planilhas eletrônicas de computador pessoal, incluindo Visicalc e Lotus 1-2-3, revolucionaram os negócios porque eram rápidas, flexíveis e de baixo custo. Os softwares de hoje, como o Excel da Microsoft, dão continuidade aos benefícios de produtividade introduzidos nos programas anteriores.
Produtividade
O software de planilha eletrônica melhora a produtividade reduzindo o trabalho das tarefas diárias de contabilidade. À medida que você digita os dados na planilha, as fórmulas calculam instantaneamente vários totais ao mesmo tempo. Por exemplo, você não precisa mais somar manualmente os totais por vendedor e por semana, mês e ano como etapas separadas; a planilha faz isso automaticamente. Ele também faz médias, funções mínimas/máximas e fórmulas e estatísticas mais avançadas. Como um bônus adicional, softwares de planilhas como o Excel da Microsoft produzem gráficos e tabelas com alguns cliques do mouse.
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Portabilidade
A onipresença do software de planilha significa que você pode compartilhar arquivos de planilha com seus colegas de escritório, parceiros de negócios, auditores e outros. Você pode enviar arquivos de planilha através de redes locais ou e-mail em poucos segundos. Os profissionais móveis levam suas planilhas em notebooks, tablets e celulares, atualizando as informações em campo.
Flexibilidade
Configurar uma nova planilha é relativamente fácil, assim como adicionar novas linhas, colunas e fórmulas a uma existente. Uma planilha segue um sistema de grade simples, em que cada célula pode conter um pedaço de texto, item de dados numéricos ou fórmula. O programa não impõe nenhuma estrutura em sua planilha além da grade linha-coluna; você configura o texto do título, linhas e colunas de dados e fórmulas onde quiser e em qualquer combinação.
Baixo custo
O custo das planilhas varia de grátis a algumas centenas de dólares. As planilhas Calc e Google do Apache OpenOffice estão disponíveis gratuitamente; você pode importar planilhas padrão do Microsoft Excel para eles ou trabalhar com seus formatos nativos. No momento desta publicação, o Office 2010 da Microsoft inclui Excel, Word, PowerPoint e outros programas por preços que variam de US$ 120 para edições caseiras a US$ 500 para versões profissionais. Custos baixos permitem que empresas iniciantes, organizações sem fins lucrativos e proprietários de lojas colham os mesmos benefícios de planilhas que as corporações globais.
