Jeśli prowadzisz małą firmę, płace to kosztowna i czasochłonna część operacji.
Źródło obrazu: ijeab/iStock/GettyImages
Jeśli prowadzisz małą firmę, płace to kosztowna i czasochłonna część operacji. Jednak dzięki technologii nie musisz płacić za usługę strony trzeciej ani inwestować w drogie oprogramowanie, aby tworzyć czeki w formie papierowej. Możesz łatwo drukować czeki płacowe z programu Excel, ale niezbędne jest posiadanie odpowiedniego papieru i atramentu do drukowania, aby zapewnić pracownikom możliwość deponowania swoich wynagrodzeń.
Sprawdź szablon drukowania Excel
Pierwszym krokiem, jeśli chcesz wydrukować czeki płacowe z programu Excel, jest znalezienie szablonu. Możesz je łatwo znaleźć za pomocą wyszukiwarki internetowej. Podstawowe szablony dostarczane z programem Excel nie obejmują kontroli, ale można znaleźć przydatne szablony do dokumentacji pomocniczej, takiej jak grafików.
Wideo dnia
Po znalezieniu i pobraniu szablonu drukowania czeków dla programu Excel wprowadzasz informacje dotyczące odbiorcy i wypłacanych pieniędzy. Zapisujesz czek jako plik PDF, który możesz następnie wydrukować i przekazać pracownikowi.
Posiadanie szablonu PDF do drukowania czeków nie wystarczy. Instytucje finansowe starają się zapobiegać oszustwom, więc nie możesz wydrukować czeku na zwykłym papierze i przekazać go jako oficjalnego. Jeśli to możliwe, uzyskać wymagania od instytucji finansowych, z których korzystają Twoi pracownicy, aby upewnić się, że Twoje czeki nie zostaną odrzucone. Mogą to być specyfikacje dotyczące papieru, rozmiaru i czcionki.
Znalezienie odpowiedniego papieru
Po użyciu szablonu drukowania czeków w programie Excel i utworzeniu czeków w formacie PDF, następna Krok polega na upewnieniu się, że papier i atrament, których musisz użyć do czeków, działają z drukarką, którą już masz mieć. Jeśli nie, musisz iść na zakupy po nową drukarkę.
Gdy drukujesz czek na drukarce, musi on być na cięższym papierze niż używany do codziennego drukowania. Na przykład, Bank Ameryki wymaga, aby czeki były wystawiane na papierze o następujących specyfikacjach:
- Rozmiar od 7,75 na 2,75 cala do 8,75 na 3,667 cala
- Między 24 funtami i 44 funty waga
- Ziarno papieru biegnie poziomo.
Dobra wiadomość jest taka, że możesz kupićpapier do drukowania czeków spełnia większość wymagań bankowych. Odwiedź lokalny sklep z artykułami biurowymi lub zrób zakupy online i upewnij się, że papier jest zgodny z typem posiadanej drukarki.
Znalezienie odpowiedniego atramentu
Nie możesz po prostu przepuścić czeków przez drukarkę, używając standardowych wkładów atramentowych. Banki wymagają Rozpoznawanie znaków atramentu magnetycznego tusz lub toner do czeków. Jeśli drukujesz na drukarce atramentowej, potrzebujesz atramentu MICR, podczas gdy drukowanie czeków na drukarce laserowej wymaga tonera MICR.
Jeśli planujesz drukować czeki płacowe z programu Excel, powinieneś również zwrócić uwagę na wymagania bankowe dotyczące atramentu. W przypadku Bank of America nie możesz używać trybu dupleksu do drukowania czeków. Jeśli Twoje czeki płacowe są dwustronne, odwrotna strona musi być wydrukowana atramentem innym niż MICR. Jeśli korzystasz z funkcji zabezpieczających, takich jak znaki wodne lub luki chemiczne, aby zapobiec manipulacjom, upewnij się, że proces drukowania jest zgodny z przepisami banków docelowych.
