Få regnearket til å bære mer vekt med en innebygd PDF.
Bildekreditt: monkeybusinessimages/iStock/Getty Images
Datasett i Excel gir mer mening når leseren kan se støttedokumentasjon, for eksempel referansemateriale eller en presentasjon om hva dataene betyr. Du kan levere den dokumentasjonen ved å legge inn en PDF-fil i regnearket. Leseren kan deretter åpne og se den og i noen tilfeller gjøre endringer i den.
Bygg inn en statisk fil
For å bygge inn en PDF-fil i Excel-regnearket, klikk på cellen der du vil at øverste venstre hjørne av PDF-en skal vises. Klikk på "Objekt"-knappen på Sett inn-fanen, og velg deretter "Adobe Acrobat-dokument" fra fanen Opprett nytt. Bla til og velg PDF-en du vil bygge inn. Den første siden av filen vises i regnearket, og du kan endre størrelsen på den ved å bruke størrelseshåndtakene på boksen. Hvis du heller vil at bare et PDF-ikon skal vises på regnearket, klikker du på "Vis som ikon"-avmerkingsboksen i Objekt-boksen før du velger PDF-filen.
Dagens video
Bygg inn en fil i endring
Hvis du skal gjøre endringer i PDF-filen og du vil at leseren skal ha den mest oppdaterte versjonen, er innbyggingsprosessen litt annerledes. På Sett inn-fanen, klikk på "Objekt"-knappen, og klikk deretter på "Koble til fil"-avmerkingsboksen fra Opprett fra fil-fanen. Etter at du har bla gjennom og valgt filen din, er den innebygd og vises som et Adobe Acrobat-ikon med filnavnet. Dobbeltklikk på ikonet for å åpne den nyeste versjonen av PDF-filen.
Gjør endringer i en innebygd fil
Hvis du vil at leseren skal kunne endre filen og få disse endringene reflektert i Excel-filens innebygde PDF, bruk prosessen for å bygge inn en statisk fil. Leseren kan åpne filen, gjøre endringer og lagre den, enten med et nytt filnavn eller det samme. (Bruk av et nytt filnavn kan hjelpe deg med å holde orden på filene.) Excel-regnearket åpner den nye PDF-filen.
Hvis du følger prosessen for å bygge inn en fil i endring, kan leseren åpne filen, gjøre endringer og lagre den under et annet filnavn eller det samme. Imidlertid vil Excel-regnearket fortsatt åpne originaldokumentet i stedet for det endrede.
Filstørrelse
Når du bestemmer deg for hvordan du skal bygge inn PDF-filen, ta den resulterende filstørrelsen i betraktning. Å bygge inn PDF-en med en visualisering av den første siden er som å legge ved hele PDF-en til regnearket. Å bygge inn PDF-en med et ikon eller opprette en lenke til PDF-en har imidlertid en mye mindre størrelsesstraff, og legger bare til omtrent 5 KB til filstørrelsen.
