Openingsverklaringen vertellen lezers waar de e-mail over gaat.
Afbeelding tegoed: BanaanStock/BanaanStock/Getty Images
Zakelijke berichten volgen meestal een direct patroon of een indirect patroon. Het is een manier om de informatie die in het bericht wordt gecommuniceerd te ordenen, afhankelijk van of het hoofdidee goed, slecht of neutraal nieuws is. Kies het meest effectieve patroon voor uw zakelijke e-mails, afhankelijk van hoe u denkt dat uw lezer op het hoofdidee zal reageren.
Direct e-mail gebruiken om ter zake te komen
In directe e-mails gaat het belangrijkste punt naar het begin, gevolgd door details, uitleg of bewijsmateriaal dat dit ondersteunt. Een e-mail die op deze manier is georganiseerd, bespaart de lezer tijd door meteen naar het doel van het bericht te gaan. Het helpt de lezer ook om de details die volgen in context en perspectief te plaatsen. Dit voorkomt dat de lezer gefrustreerd raakt doordat hij door paragrafen met informatie moet waden om het belangrijkste punt te vinden. Het directe patroon werkt het beste als uw lezer ontvankelijk zal zijn voor het belangrijkste punt, niet resistent.
Video van de dag
Positieve en neutrale berichten verzenden
Als je lezer blij, licht geïnteresseerd of neutraal zal zijn (er op de een of andere manier geen gevoelens over zal hebben), gebruik dan het directe patroon. Overweeg een e-mail van een klant naar aanleiding van een bod om een contract na te komen. Als u het contract wint, begint de brief met zoiets als "Uw bod is beoordeeld en we bieden u graag uw zaken het contract." Als het belangrijkste punt goed nieuws of neutraal nieuws is, communiceer het dan meteen en neem contact op met de details. De meeste e-mails gebruiken deze aanpak, ook die met routinetaken, bestellingen en bevestigingen.
Indirecte e-mail gebruiken om een punt te maken
In indirecte e-mails komt het belangrijkste punt later in het bericht, na de details, uitleg of bewijs. Door het indirecte patroon in een e-mail te gebruiken, laat je zien dat je de gevoelens van je lezer respecteert, wat gekwetst kan worden door het belangrijkste punt. Door ernaar op te bouwen, laat je je lezer beter voorbereid zijn om het te ontvangen. Het is ook een poging om de lezer aan te moedigen naar u te luisteren als u een hoofdgedachte naar voren brengt dat de lezer meteen van streek zal maken aan het begin van een bericht, hij of zij kan stoppen met lezen. Over het algemeen is het doel om eventuele negatieve reacties van uw lezer tot een minimum te beperken.
Negatieve of gevoelige berichten verzenden
Als uw lezer ongeïnteresseerd, ontevreden of vijandig zal zijn, gebruik dan het indirecte patroon. Bekijk nogmaals de e-mail van de klant. Als je niet hebt gewonnen, begint de brief anders: "Bedankt voor het indienen van een bod om aan ons contract te werken. We hebben elk bod goed bekeken, enz." Het belangrijkste punt, dat je al denkt te weten, maar toch blijft lezen, komt veel later. Gebruik een indirecte e-mail als het belangrijkste punt slecht nieuws is, zoals bij het weigeren van een verzoek of het afwijzen van een claim. Deze aanpak werkt ook goed wanneer u iets probeert te verkopen of gevoelige informatie deelt.
