Veel mensen die gewend zijn om met spreadsheets te werken, gebruiken Microsoft Excel voor tal van taken die verband houden met het bijhouden van hun belangrijke informatie. Het bijhouden van een agenda met afspraken kan tot deze taken worden gerekend. Wanneer u Outlook gebruikt voor het beheren van persoonlijke informatie, is het essentieel om te weten hoe u een kalender importeert die in Excel is gemaakt. Outlook biedt veel robuustere planningstools en de mogelijkheid om gemakkelijk afspraken te delen met andere Outlook-gebruikers.
Stap 1
Open Excel en selecteer het gegevensbereik met de afspraken die u naar Outlook wilt verplaatsen door uw muis over de cellen te slepen die uw afspraken bevatten.
Video van de dag
Stap 2
Geef het gegevensbereik een naam door in het veld net links van het formulevenster te klikken en de gewenste tekst in te voeren.
Stap 3
Selecteer "Bestand" en "Opslaan als" in het hoofdmenu. Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als "Excel 97 - 2003-werkmap" in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type".
Stap 4
Outlook openen. Klik op de sneltoets Agenda. Selecteer "Bestand" en vervolgens "Importeren en exporteren".
Stap 5
Selecteer "Importeren uit een ander programma of bestand" in het dialoogvenster Wizard Importeren en exporteren. Klik volgende."
Stap 6
Selecteer "Microsoft Excel 97 – 2003" als het bestandstype dat u wilt importeren en klik op de knop "Volgende".
Stap 7
Klik op de knop "Bladeren" om het Excel-bestand te selecteren dat in stap 3 is opgeslagen. Klik volgende."
Stap 8
Markeer de kalender waar u de gegevens wilt importeren en klik op de knop "Volgende".
Stap 9
Vink het vakje aan naast de vermelde actie.
Stap 10
Zorg dat de velden die in uw Excel-gegevens zijn gedefinieerd, overeenkomen met de beschikbare velden in de agenda van Outlook. Als u bijvoorbeeld "Waar" hebt gebruikt om de Excel-kolom een titel te geven die gegevens bevat over waar de afspraak is, moet u het veld "Locatie" in Outlook gebruiken. Selecteer de geïmporteerde velden en sleep met je muis het Excel-veld over het Outlook-veld. Velden met identieke namen worden automatisch gekoppeld (of "toegewezen").
Stap 11
Klik op de knop "OK" wanneer u klaar bent met het toewijzen van alle velden en klik op de knop "Voltooien". Uw afsprakenkalender wordt nu geïmporteerd in Outlook.
Tips en waarschuwingen
- Voorkom dat u uw Excel-agendavelden handmatig moet afstemmen op Outlook door de veldnamen in de eerste rij van uw Excel-agenda te hernoemen voordat u het bestand opslaat voor import in Outlook. De belangrijkste namen van afspraakvelden die door Outlook worden gebruikt, zijn: Onderwerp, Locatie, Begin, Einde en Duur.
