Als u Google gebruikt voor uw gezamenlijke inbox, kunt u ervoor zorgen dat er geen berichten tussen de oren vallen.
Afbeelding tegoed: dolgachov/iStock/Getty Images
Google biedt een functie genaamd Groepen waarmee projectteams, clubs en klassen - of mensen binnen een andere groep - kunnen communiceren en inhoud kunnen delen, zoals documenten, video's en agenda's. Een manier om een groep te gebruiken, is door deze in te stellen als een gezamenlijke inbox. Uw team kan dit account gebruiken om berichten van groepsleden of zelfs klanten te lezen en erop te reageren. Met Groups for Business kunt u een onbeperkt aantal leden toevoegen en verantwoordelijkheden toewijzen aan personen.
Stap 1
Ga naar de website van Google Discussiegroepen (zie bronnen) en klik op 'Groep maken'. Voer een naam in voor de groep en typ de e-mailadres dat u wilt gebruiken, dat eindigt op '@googlegroups.com'. Voer een beschrijving in van de groep voor leden om te weergave.
Video van de dag
Stap 2
Selecteer "Gezamenlijke Inbox" in de vervolgkeuzelijst Selecteer een groepstype. Kies de typen leden die u wilt machtigen voor toegang tot inboxfuncties. Kies de basisrechten die u wilt toepassen, zoals het publiek toestaan om onderwerpen te bekijken of alle groepsleden toestaan om berichten te plaatsen. Klik op 'Maken' en vervolgens op 'OK' om de instellingen voor het Postvak IN te beheren.
Stap 3
Klik op de link "Beheren" onderaan de pagina Onderwerpen. Klik op "Leden uitnodigen" in het linkerdeelvenster om een e-mailuitnodigingsformulier te openen. Voer de e-mailadressen in van de mensen die u toestemming wilt geven om de inbox te gebruiken, typ een uitnodigingsbericht en klik op 'Uitnodigingen verzenden'.
Stap 4
Selecteer 'Rollen' in het linkerdeelvenster en klik op 'Rollen'. Kies de rol waarvoor u instellingen wilt beheren. Voeg leden toe aan de rol en selecteer de machtigingen die u wilt toepassen. Herhaal dit voor de overige rollen. Afhankelijk van de rollen die u toewijst, ontvangen leden meldingen via hun primaire e-mailadres wanneer iemand een nieuw bericht plaatst.
Tip
Om een discussie in de gaten te houden, kunt u deze favoriet maken door op het sterpictogram te klikken, waardoor de discussie wordt toegevoegd aan de sectie Met ster in het hoofdmenu aan de linkerkant.
Groepsleden kunnen op de knop "Markeren als beste antwoord" klikken op hun favoriete antwoorden op vragen of op de knop "Markeren als voltooid" klikken wanneer een probleem is opgelost.
Groepsmanagers of -eigenaren kunnen de antwoorden die als beste worden beschouwd, boven anderen weergeven. Klik op het tandwielpictogram, selecteer 'Groep beheren' en kies 'Geavanceerd'. Klik op 'Webweergave aanpassen' en selecteer 'Ja' onder 'Een kopie van het beste antwoord weergeven' boven 'Andere antwoorden'.
