20 Ninja-tips om het meeste uit Gmail te halen

Gmail bereikte in 2015 meer dan 900 miljoen gebruikers. Niet slecht voor een project waarvan de codenaam afkomstig is van een tekenfilm van Dilbert. Toen het werd gelanceerd, geloofde niemand het - het debuteerde op 1 april.

Mede door de no-nonsense interface van Gmail nemen mensen zelden de moeite om de vele functies te leren kennen. Het is tenslotte al zo makkelijk. Maar voor degenen die de tijd nemen om de ins en outs te leren, wordt Gmail een veel krachtiger hulpmiddel. Hier zijn 20 tips om je op weg te helpen om een ​​Gmail-ninja te worden.

Dit is de belangrijkste tool om door Gmail te navigeren. Als je net als de meeste mensen bent, heb je het waarschijnlijk nog nooit gebruikt. Klik op de Uitrusting -- in de rechterbovenhoek van het Gmail-scherm -- en betreed een dappere nieuwe wereld.

Het eerste dat opvalt als u op de klikt

U kunt ook kiezen hoeveel e-mails u op een pagina wilt weergeven. Klik op de Uitrusting en toen Instellingen > Algemeen. Onder Maximale paginagrootte u kunt het aantal conversaties (dwz e-mails) per pagina selecteren, van 10 tot 100.

Onthoud dat wanneer u een wijziging aanbrengt in Instellingen, u naar de onderkant van de pagina moet gaan en. moet selecteren Wijziging opslaan of uw wijzigingen worden niet bewaard.

Het kiezen van je thema is een van de meest dramatische visuele veranderingen die je in Gmail kunt aanbrengen. Ga naar de Uitrusting en selecteer Thema's. U wordt begroet door een assortiment van achtergronden. Een kleurrijke achtergrond geeft je het gevoel dat je rechtstreeks vanaf je bureaublad werkt in plaats van in een browser. En je kunt ook een van je eigen foto's als achtergrond kiezen.

Als je terug wilt naar de standaardachtergrond van Gmail, kies je de gemarkeerde Licht.

U kunt ook uw tekststijl kiezen. Ga naar de Uitrusting en kies Instellingen > Algemeen en je zult zien Standaard tekststijl. Hier kunt u het lettertype, de stijl en de kleur van uw tekst kiezen.

Hoe betaal je over je threads? We bedoelen niet kleding. Draden is een functie in veel e-mailprogramma's die berichten groepeert met hun antwoorden. Je kunt dit wel of niet leuk vinden; misschien wilt u dat elke e-mail afzonderlijk wordt weergegeven. Als u niet wilt dat uw e-mailgesprekken in elkaar worden genest, kunt u die functie uitschakelen. Ga naar de Uitrusting en selecteer Instellingen > Algemeen en toen Gespreksweergave. Kies het keuzerondje naast Gespreksweergave uit om een ​​einde te maken aan draden.

Je kunt ook de stijl van je inbox wijzigen. Ga naar de Uitrusting en kies Instellingen > Postvak IN. Selecteer het vervolgkeuzemenu naast Type Postvak IN. Het is standaard ingesteld, waardoor e-mails worden weergegeven in de volgorde waarin ze zijn ontvangen. Maar misschien heb je liever een andere manier. Misschien wil je eerst ongelezen e-mails zien, of e-mails met ster, of zelfs belangrijke e-mails bovenaan.

Maar u vraagt: hoe kan Gmail weten wat belangrijk is? Uitstekende vraag! En dat brengt ons bij onze volgende tip.

Je kunt Gmail leren welke berichten belangrijk voor je zijn. Er is een klein vlagachtig pictogram naast elke e-mail die geel wordt wanneer erop wordt geklikt (zie de schermafbeelding voor details). Door erop te klikken vertel je Gmail dat het belangrijk is. Na een tijdje slaat Gmail aan en begint deze e-mails automatisch als belangrijk te identificeren. Elke e-mail die van je baas binnenkomt, wordt bijvoorbeeld gemarkeerd als belangrijk. Omgekeerd kunt u e-mails deselecteren die niet belangrijk zijn, maar die Gmail ten onrechte op die manier identificeert. Binnenkort zal Gmail het werk voor je doen om je e-mail te sorteren.

Door uw e-mails visueel te ordenen, kunt u belangrijke e-mails identificeren terwijl u uw inbox een keer snel ophaalt. De twee belangrijkste tools van Gmail om dit te doen zijn: etiketten en sterren. Laten we beginnen met labels, die ook dienst doen als mappen in Gmail. Om een ​​label te maken, ga je naar de bovenkant van het venster en selecteer je de Verplaatsen naar pictogram, in de vorm van een map.

Als u erop klikt, krijgt u een vervolgkeuzelijst. Selecteer Maak nieuw. Geef je nieuwe label een naam en klik op Creëren.

Zoals we al zeiden, zijn labels eigenlijk gewoon de naam die Gmail gebruikt voor mappen. Ze verschijnen aan de linkerkant van je inbox onder de Componeren knop. U kunt gelabelde e-mails meer laten opvallen door ze een kleur toe te wijzen. Als je de muisaanwijzer over een labelnaam beweegt, zie je een kleine pijl naar rechts. Klik erop en er verschijnt een vak. Bovenaan de doos zie je Labelkleur. Klik op de pijl rechts daarvan en er verschijnt een selectievak voor labelkleuren. Klik gewoon op de gewenste kleur en dat wordt de kleur van uw label.

Sterren zijn een andere geweldige manier om uw e-mails visueel te laten opvallen. Kijk naar de rechterrand van de e-maillijst in je inbox en je zou holle sterren moeten zien. Als u op een ster klikt, wordt deze geel. Boem, je hebt het bericht nu gemarkeerd. Het kan betekenen wat je maar wilt; met e-mails in de hoofdrol kan de e-mail worden gemarkeerd als belangrijk, follow-up nodig of iets anders. Het is aan jou.

Geel is geweldig, maar je hebt ook veel meer kleuren om uit te kiezen, waardoor de organisatorische waarde van deze kleine pictogrammen enorm wordt vergroot. Elke keer dat u op een ster klikt, bladert deze door een van de beschikbare kleuren.

Maar hier is een truc: jij bepaalt welke kleuren (en zelfs vormen) beschikbaar zijn. Klik op de Uitrusting en selecteer Instellingen > Algemeen. Scroll naar beneden naar sterren. Je kunt sterren (en vormen) slepen tussen de secties Niet in gebruik en In gebruik, zodat je alle macht hebt om te bepalen wat er gebeurt als je op sterren in de inbox klikt.

Als je eenmaal hebt geselecteerd wat je wilt, vergeet dan niet te klikken op Wijzigingen opslaan.

Zodra je weer in je inbox bent, kun je de kleur van de gewenste ster (of een ander pictogram) selecteren door herhaaldelijk op het sterpictogram naast je e-mail te klikken. Het zal achtereenvolgens uw kleuropties doorlopen.

Filters maken is een geweldige manier om de productiviteit van Gmail te verbeteren. In wezen maakt u regels die de reactie van Gmail op inkomende e-mails automatiseren. Dit bespaart u tijd doordat u niet langer elke e-mail afzonderlijk hoeft te behandelen. De regels kunnen van alles zijn, van het verplaatsen van e-mails tot het doorsturen ervan tot het verzenden van een standaardantwoord.

Selecteer eerst de e-mail waarvoor u een filter wilt maken. Selecteer vervolgens Meer van de bovenste menubalk en ga naar beneden naar Filter berichten zoals deze.

In het onderstaande voorbeeld hebben we een marketing-e-mail van de Phoenix-symfonie geselecteerd. De eerste doos die verschijnt heeft de Van: regel ingevuld. Klik waar het staat Filter maken met deze zoekopdracht.

Als u klaar bent, wordt u naar een ander vak gebracht waar u de gewenste regel of filter kunt maken. In dit geval gaan we twee regels maken: sla de inbox over en categoriseer dit soort e-mails als promotie. Nadat u uw regels heeft geselecteerd, klikt u op Filter maken. Als dat gedaan is, komen alle e-mails van de marketingafdeling van de Phoenix-symfonie langs de inbox en gaan rechtstreeks naar Promoties.

Je zult in dit vak zien dat je veel opties hebt om een ​​filter te maken. U kunt alle e-mails die van de afzender komen een ster geven (in dit geval phoenixsympony.org) een label aanbrengen, ze markeren als gelezen of ze verwijderen, naast andere mogelijkheden.

Door filters te maken, introduceert u een stroom in uw inbox die ervoor zorgt dat e-mails in de gewenste richting blijven bewegen, wat uw e-mailefficiëntie aanzienlijk vergroot.

Wanneer u een filter maakt, heeft dit geen effect op e-mails die u al heeft ontvangen -- tenzij u selecteert Ook filter toepassen op overeenkomende gesprekken dat is een selectievakje direct rechts van de Filter maken knop.

Je hebt waarschijnlijk minstens één e-mail gestuurd die je graag terug zou willen krijgen.

Zou je willen dat je even nadat je op Verzenden hebt geklikt op Ongedaan maken kon klikken? Gelukkig kun je dat in Gmail precies doen. Klik op de Uitrusting dan Instellingen > Algemeen. Klik op het selectievakje om in te schakelen Verzenden ongedaan maken en kies de hoeveelheid tijd die je jezelf wilt geven. Houd er rekening mee dat hoe langer u de respijtperiode voor ongedaan maken instelt, hoe langer het duurt voordat elke e-mail daadwerkelijk vanuit uw outbox wordt verzonden, dus 10 of 20 seconden zijn waarschijnlijk voldoende.

Sneltoetsen zijn een geweldig hulpmiddel om sneller door Gmail te bladeren. Je kunt ze gebruiken om door Gmail te navigeren en ook om je te helpen bij het sorteren van je berichten. Het eerste dat u moet doen, is sneltoetsen inschakelen, aangezien hun standaardpositie is uitgeschakeld. U doet dit door op het tandwiel te klikken en vervolgens Instellingen > Algemeen. Ga naar Toetsenbord sneltoetsen en selecteer het keuzerondje naast Sneltoetsen aan.

Voor een volledige lijst van de sneltoetsen van Gmail, bezoek hier. Je kunt ook een Gmail-spiekbriefje vinden hier.

De meesten van ons hebben meer dan één e-mailaccount. En het is mogelijk om deze accounts aan Gmail toe te voegen, zodat je niet bij meerdere accounts hoeft in te loggen om je e-mail te checken, zolang het maar gewone POP3-accounts zijn.

U moet de instellingen kennen voor de e-mailaccounts die u wilt toevoegen. Zodra je die informatie hebt, ga je naar de Gear en dan Instellingen > Accounts en importeren. Selecteer vervolgens Een POP3-mailaccount toevoegen waarvan u de eigenaar bent.

Voer vanaf hier gewoon de informatie in waar Gmail om vraagt. Gmail zal proberen een deel hiervan automatisch in te vullen, maar het kan verkeerd gaan. U kunt deze informatie beter van tevoren kennen en handmatig invoeren. Je ziet ook een knop naast Laat een kopie van opgehaalde berichten op de server achter. Selecteer dit als u vanuit andere plaatsen vaak e-mail voor dat account bekijkt. Nadat u de informatie heeft ingevuld, klikt u op Account toevoegen. Je hebt nu Gmail ingesteld om e-mails van je andere account te ontvangen.

U wordt ook gevraagd of u dit ook wilt kunnen versturen e-mails van dit account. Als u ja selecteert, ziet u in het volgende vak dat u wordt gevraagd of u dat wilt Behandelen als een alias. Dit is een persoonlijke keuze die meer dan wat dan ook van invloed is op de zoekinstellingen. U kunt meer informatie vinden hier. In wezen, als u selecteert Behandelen als een alias, als je zoekt op 'Van: ik', zal Gmail dit nieuwe adres ook als 'Ik' behandelen - dat wil zeggen jou - en al je e-mails ophalen uit het nieuwe account dat je hebt toegevoegd.

U wordt ook gevraagd om uw uitgaande servergegevens en wachtwoord in te vullen. Wanneer u op Volgende klikt, wordt u mogelijk gevraagd om een ​​bevestigingscode die aantoont dat u inderdaad de eigenaar van dat account bent, die ofwel via e-mail of per sms naar uw telefoon wordt verzonden. Met die stap voltooid, bent u klaar om te gaan. Je ziet de nieuwe e-mail onder E-mail verzenden als: in Accounts en import onder instellingen.

Wanneer u de volgende keer een e-mail gaat verzenden, ziet u een vervolgkeuzelijst in de Van: regel van uw e-mail. Het geeft je de keuze om een ​​e-mail te verzenden vanaf je oorspronkelijke Gmail-account of het nieuwe account dat je hebt toegevoegd. Misschien wilt u oppassen dat u verzendt vanaf het adres waarvandaan u wilt verzenden. Er is een instelling in Accounts en import dat laat je Reageer vanaf hetzelfde adres als waarnaar het bericht is verzonden. Als dit is geselecteerd, moet u fouten vermijden als het uw doel is om altijd uw van: en van: hetzelfde te hebben.

Het toevoegen van andere e-mailaccounts kan een beetje ingewikkeld zijn. Daarom volgen we het op met een eenvoudige tip die u veel ergernis kan besparen. Misschien heb je gemerkt dat je een goddeloos aantal promotionele e-mails hebt verzameld. Het is tijd om ze vaarwel te zeggen en de kostbare ruimte van 15 GB te gebruiken die Gmail je geeft voor belangrijkere dingen.

U weet misschien al dat als u op de Selecteer alles icoon in de linkerhoek van de bovenste menubalk, zijn er slechts 100 e-mails (of hoeveel e-mails je ook hebt ingesteld voor een enkele pagina) geselecteerd. Als je veel e-mails hebt, duurt het lang om ze 100 tegelijk te verwijderen.

Het blijkt dat de oplossing zich in het volle zicht verbergt - en je hebt het waarschijnlijk nooit opgemerkt. Als u alles selecteert en er zijn meer e-mails in deze map of dit label dan op de huidige pagina passen, krijgt u altijd de mogelijkheid om alle e-mails te selecteren. Klik op de link in het gele bericht om alles te selecteren.

Zodra u een van de e-mails hebt geselecteerd, klikt u op Verwijderen. Klaar en klaar!

Zoekoperators zijn de sneltoetsen van de zoekwereld. Als u ze nu leert, bespaart u later veel speurwerk. Ze helpen u uw zoekopdracht te verfijnen wanneer u op zoek bent naar die e-mail in een hooiberg.

Zoekoperators in Gmail zijn onder meer: Van: die, wanneer gevolgd door een naam, automatisch alle e-mails van die persoon zal vinden. Evenzo is er Naar: die een ontvanger specificeert. Als je bijvoorbeeld snel al je fanmail naar striplegende Stan Lee wilt vinden, typ je Aan: Stan Lee en de lijst zou in je inbox verschijnen. U kunt ook op onderwerp zoeken met Onderwerp: Stripboeken. (Merk op dat er geen spatie mag staan ​​tussen de dubbele punt en de zoekterm.) U kunt ook zoeken op labels (Label:) en sorteer e-mails op bijlage (Heeft bijlage).

Er zijn veel andere manieren om te zoeken en Gmail biedt een lijst met zoekoperators hier.

Google-technici voegen vaak 'experimentele' dingen toe om Gmail beter te maken. In Google Labs kunt u eerst enkele van deze nieuwe functies uitproberen.

Duik er meteen in door op de te klikken Uitrusting en selecteren Instellingen > Labs. U bent zojuist het testgebied binnengegaan. Hier vindt u zaken als een authenticatiepictogram voor geverifieerde afzenders (een hulpmiddel om te voorkomen dat spammers berichten nabootsen zodat ze eruitzien alsof ze van een vertrouwde website komen). Om het uit te proberen, klik op Inschakelen.

Probeer welke je leuk vindt; je kunt degene die je niet echt nodig hebt altijd uitschakelen.