현대적인 비즈니스 사무실입니다.
이미지 크레디트: Siri Stafford/디지털 비전/게티 이미지
오늘날 사무 자동화는 타자기와 복사기 그 이상을 의미합니다. 전자 및 디지털 정보는 현대 사무 자동화의 핵심입니다. 엄격하게 내부 컴퓨터로 구성되거나 인터넷 및 오프사이트 클라우드 스토리지를 통한 전세계 디지털 네트워크를 포함할 수 있습니다. 21세기를 거치면서 모든 순열에서 사무 자동화에 내재된 장점과 단점을 모두 접하게 될 것입니다.
시간 및 회사 자원 절약
사무 자동화가 도입된 이후로 장비는 기업에서 시간과 비용을 절약할 수 있게 해주었습니다. 문서가 우편으로 고객에게 도착하기를 기다리는 대신 팩스로 몇 분 안에 문서를 보낼 수 있습니다. 이제 컴퓨터의 발전과 인터넷은 통신을 즉각적으로 만들었습니다. 시간을 절약할 때마다 돈을 절약할 수 있습니다. 지리적 제한에 얽매이지 않아 여행에 소비한 자원을 절약할 수 있습니다. 또한 여전히 많은 문서를 하드 카피로 만들 수 있지만 디지털 스토리지를 사용하면 종이와 저장 공간에 드는 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
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정확성을 위해 자동화에 의존
기계는 그것을 만든 사람과 디지털 방식으로 수집한 정보만큼만 효과가 있는 것이 사실이지만 제출한 사람만큼 정확하고 프로그램에서 버그가 해결되면 프로그램보다 훨씬 더 안정적입니다. 인간. 예를 들어, 소프트웨어는 스프레드시트와 예산에 숫자를 합산하기 위해 존재합니다. 예를 들어 항상 정확한 균형을 유지하고 추가 기계에서 회계원의 손가락에 의존하지 않습니다. 템플릿은 표준 문서의 오류를 피하기 위해 계속해서 만들고 사용할 수 있습니다.
자동화가 잘못되면 문제가 발생합니다
정보 시스템을 운영하고 실행하기 위해 전적으로 자동화에 의존하는 회사는 바로 그 시스템이 실패할 때 패닉에 빠질 수 있습니다. 고장난 시스템을 수리하거나 교체하는 데 드는 비용은 엄청날 수 있습니다. 지우개만 들고 수정할 수는 없습니다. 업데이트, 소프트웨어 및 하드웨어 붕괴를 따라잡기 위해 기술자를 고용하거나 즉시 연락할 수 있는 안정적인 서비스를 제공해야 합니다. 그런 다음 기밀성과 보안의 전체 문제가 있습니다. 영업 비밀을 유지하고 신뢰할 수 있는 소수의 개인에게만 말할 수 있지만 데이터가 웹에 공개되면 되돌릴 수 없습니다.
사용자가 항상 변경하기 쉬운 것은 아닙니다.
사무 자동화가 계속 발전하고 시스템에 새로운 기술을 통합하여 경쟁력과 수익성을 유지하지만, 단점은 전체 간부를 재교육해야 한다는 것입니다. 사용자. 비서에서 주문 직원에 이르기까지, 고객에서 제품이나 서비스를 제공하는 영업 사원에 이르기까지 모두가 새로운 시스템을 배워야 합니다. 많은 사람들이 새로운 시스템을 쉽게 배우지 못하고 다른 사람들은 항상 해오던 방식으로 일을 하는 데 완고합니다. 따라서 재교육과 관련된 비용이 발생하는 동시에 최종 사용자가 대처해야 하는 태도도 갖게 됩니다.
