提供されている無料サイトの1つから利用可能なExcel総勘定元帳テンプレートをダウンロードします。 テンプレートはすべてのExcelバージョンで機能するはずです。 総勘定元帳は、会計システム内の各アカウントのトランザクションの記録です。 総勘定元帳と適切な会計手法を使用するには複式簿記を使用する必要があるため、入力された各トランザクションは2つの勘定に影響します。
「1」のすぐ上、「A」の左側にあるセルをクリックします。 これにより、総勘定元帳のページ全体が強調表示されます。 「CTRL」キーと「C」キーを押したままにして、シートをコピーします。 上部のメニューバーの[挿入]ボタンをクリックし、[ワークシート]ボタンまで下にスクロールして、をクリックします。 新しいワークシートの「1」の上と「A」の左側にある左上隅のセルをクリックし、「CTRL」キーと「V」キーを押したままにして、総勘定元帳テンプレートを別のシートに貼り付けます。 このテンプレートには、9つの異なる勘定の総勘定元帳取引を入力するためのスペースがあります。
少なくとも5つの同一のシートを作成し、追跡できる合計45の異なるアカウントを作成します。 最初のシートは、小切手、普通預金、または給与口座用である必要があります。 「銀行口座」というタイトルを付けます。 タイトルを作成するには、左下隅にある[シート1]というラベルの付いたタブを右クリックし、[名前の変更]ボタンを選択します。 2番目のシートは「収入」アカウント用である必要があります。 これらには、販売収入、サービス収入、および支払われた料金の払い戻しが含まれます。
3番目のシートは「経費」勘定用である必要があります。 これらには、支払われた家賃、光熱費、労働力、免許または税金が含まれます。 4番目のシートは、会社を設立するための初期投資、所有者のために取られた引き出し、および会社への再投資を含む、「エクイティ」アカウント用である必要があります。 最後に、5枚目のシートは、建物、車両、設備、クレジットカードのローンを含む「負債」用である必要があります。
9つ以上のアカウントがあるエリア用に追加のシートを作成します。 万が一、カテゴリの1つに9つを超えるアカウントがある場合、たとえば「経費」では、さらに1つ作成するか、 さらに2枚のシートを作成し、名前を「経費2」と「経費3」に変更します。 作成する各アカウントには、 番号。 通常、すべての銀行口座は10で始まり、収入勘定は20で、費用勘定は30で、資本勘定は40で、負債勘定は50で始まります。
各総勘定元帳エントリの列に注意してください。 日付と説明の列は一目瞭然です。 「投稿参照」 列は、トランザクションの影響を受ける他のアカウントの番号を行に入力するためのものです。 残りの列は、「借方」、「貸方」、および「残高」です。
ほとんどの場合、アカウントへの借方はそのアカウントにお金を追加し、クレジットはアカウントからお金を削除します。 借方ごとに、貸方が必要です。 別の見方をすれば、借方は「あなたが得たもの」であり、貸方は「どこから来たのか」です。
たとえば、電気代に400ドルを支払います。 あなたはあなたのビジネスチェックからの小切手でそれを支払います。 自問してみてください、あなたは何を得ましたか？ 400ドル相当の電気を手に入れたので、ユーティリティアカウント（＃3010）から400ドルを引き落とします。 さて、それはどこから来たのか、自問してみてください。 それはあなたの当座預金口座から来たので、銀行口座（＃1010）に$ 400を入金してください。
ユーティリティアカウントでは、Post Refに＃1010を入力し、銀行アカウントでは、アカウント番号に＃3010を入力します。
