I migliori consigli e trucchi per Slack

Se hai mai lavorato in un ufficio o per un'azienda con molti dipendenti, è probabile che tu abbia già utilizzato Slack o almeno ne abbia sentito parlare. Una popolare app di messaggistica sul posto di lavoro con un'integrazione di app senza rivali, Slack sta, nel bene e nel male, cambiando rapidamente la dinamica della comunicazione sul posto di lavoro.

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Sebbene le nozioni di base dell'app siano abbastanza facili da apprendere, ci sono molti trucchi per ottenere il massimo dalla tua esperienza Slack. Come fa quel ragazzo della contabilità a pubblicare gif così velocemente o il tuo capo riesce a trovare i messaggi senza scorrere i registri di un mese? Ti mostreremo come: continua a leggere per tutti i dettagli.

Personalizza le tue notifiche

Sebbene Slack possa aiutarti a sentirti più incluso in ciò che accade nel tuo ufficio, può rapidamente uscire di mano se ricevi costantemente aggiornamenti non necessari che distolgono la tua attenzione dall'attività in corso mano. Personalizzare le tue notifiche Slack, soprattutto per quei canali meno rilevanti di cui vorresti comunque far parte, ti aiuterà a rimanere concentrato sul tuo lavoro vero e proprio senza ossessionarti su chi ha rubato il pranzo o su altri compiti interdipartimentali dramma.

Per accedere alle impostazioni di notifica, fai clic sul nome della tua squadra nell'angolo in alto a sinistra dell'app desktop e seleziona PreferenzaS. Le impostazioni delle notifiche saranno la prima scheda. Nell'app mobile, tocca i tre punti verticali nell'angolo in alto a destra dello schermo e fai clic Impostazioni nella parte inferiore del menu risultante. Le notifiche dovrebbero essere la terza scheda dall'alto.

Da qui puoi scegliere quali tipi di notifiche (se presenti) desideri ricevere sul tuo desktop o dispositivo mobile. Possono essere personalizzati per canale in modo da ricevere notifiche solo per i messaggi che contano per te o per il tuo team. Le notifiche specifiche per le parole chiave ti avviseranno quando una parola o una frase specifica viene visualizzata nel tuo feed. Puoi anche personalizzare la modalità di visualizzazione delle notifiche modificandone o disattivandone i suoni. Le anteprime dei messaggi possono anche essere disabilitate per maggiore sicurezza, ma questa opzione è disponibile solo nella versione desktop dell'app.

Quando hai davvero bisogno di concentrarti, anche la funzione Non disturbare (DND) di Slack può essere un vero salvavita. DND posticiperà tutte le notifiche in arrivo finché la funzione sarà attiva. Anche la configurazione è facile: basta premere l'icona della campana accanto al nome della tua squadra e selezionare la durata per la quale desideri che venga abilitata. Puoi anche impostare una pianificazione DND per assicurarti di non ricevere alcuna notifica al di fuori dell'orario di lavoro. Se un membro del team ti invia un messaggio diretto mentre sei in modalità DND, riceverà un messaggio da Slack che lo informa. Se è urgente, possono scegliere di inviare comunque la notifica, quindi non sarai mai completamente irraggiungibile.

Crea uno spazio di lavoro unico

È probabile che trascorrerai un bel po' di tempo su Slack, anche dopo aver perfezionato il tuo schema di notifica. Perché non ravvivare un po' il tutto e dare al tuo posto di lavoro un po' più di personalità? Sebbene molte di queste personalizzazioni dipendano dalle politiche Slack della tua azienda, puoi almeno modificarle colore del tema del tuo posto di lavoro (poiché solo tu puoi vederlo) dalla stessa finestra della notifica impostazioni.

Se la tua azienda è disposta a lasciarti rilassare un po' di più (ahah), ci sono molti altri modi per migliorare il tuo posto di lavoro. Per fare ciò, fai nuovamente clic sul nome della tua squadra e premi Personalizza Slack vicino alla parte inferiore del menu. Si aprirà una finestra nel tuo browser che ti consentirà di personalizzare gli emoji del tuo posto di lavoro, il caricamento dei messaggi e le risposte di Slackbot (supponendo che tu abbia accesso). Anche se puoi sicuramente seguire la strada sciocca e riempirli con aggiunte e battute divertenti, certo Le impostazioni, in particolare Slackbot, possono essere molto utili fornendo collegamenti o risposte alle domande più frequenti domande.

Un buon esempio di utilizzo di Slackbot per il bene comune è impostare una risposta in modo che ogni volta che qualcuno digita "password Wi-Fi" o "qual è la password Wi-Fi", Slack dirà loro automaticamente la password. In questo modo non dovrai perdere tempo a scriverlo per ogni nuovo assunto o collega smemorato.

Organizzati

Sebbene Slack possa essere divertente in molti modi e tenerti aggiornato su uscite ed eventi dopo il lavoro, è innanzitutto un modo per rimanere organizzati e comunicare con i colleghi su questioni importanti progetti. Dall'inserimento di canali e file come Speciali al contrassegno come importanti, fino alla personalizzazione della barra laterale per adattarla meglio alle tue esigenze, ci sono molti modi semplici per mantenere il tuo lavoro facilmente accessibile.

Per aggiungere un canale a Speciali, vai al canale in questione e tocca la stella vuota situata direttamente sotto il nome del canale nella parte superiore dello schermo. Diventerà giallo una volta contrassegnato come Speciale e può essere facilmente disattivato facendo nuovamente clic su di esso. I canali speciali verranno spostati sopra l'elenco dei canali nella barra laterale. Per aggiungere un messaggio a Speciali, passa il mouse sopra il messaggio con il mouse per visualizzare un piccolo menu a comparsa. Quindi, fai clic sul pulsante a forma di stella. Questi sono leggermente diversi dai canali speciali e verranno elencati ordinatamente in un unico posto per semplificare il follow-up. Basta fare clic sull'icona a forma di stella nell'angolo in alto a destra per visualizzare tutti i messaggi speciali.

L'icona dell'attività direttamente a sinistra dei tuoi messaggi speciali mostrerà tutte le menzioni e le reazioni recenti ai tuoi messaggi. Puoi anche aggiungere messaggi a un canale che è importante che tutti possano vedere (poiché i messaggi speciali si applicano solo a te) selezionando Più opzioni nel menu al passaggio del mouse che appare e poi Aggiungi a #[nome del canale]. Puoi anche impostare promemoria facendo clic Ricordamelo nello stesso menu, oppure utilizzando il comando “/remind” per ricordare ai tuoi compagni di squadra che devono ancora rispondere a qualcosa. Se hai solo bisogno di un posto dove annotare i pensieri legati al lavoro, puoi anche inviare messaggi direttamente a te stesso.

Naviga in Slack più facilmente

Ci sono decine di pulsanti visibili nell'interfaccia di Slack e, a seconda del posto di lavoro, potrebbero esserci anche molti utenti e canali che potrebbero creare confusione. Acquisire familiarità con alcune scorciatoie da tastiera (a cui spesso è possibile accedere premendo "Ctrl") nell'app sarà sicuramente di aiuto. Premendo "Ctrl+K" verrà visualizzato il Quick Switcher, ad esempio, che ti consentirà di accedere a qualsiasi canale di cui fai già parte. Per tornare al canale precedente, prova a premere "Alt" e la freccia sinistra ("Cmd+[" su Mac). Puoi anche modificare facilmente il tuo ultimo messaggio premendo la freccia su e apportando le modifiche necessarie.

Installa app

Ciò che distingue Slack dalle altre app e messaggistica sul posto di lavoro è la sua capacità per connettersi alle app di terze parti stai già utilizzando, come Google Drive, Asana e Dropbox, tra altri. Ciò non solo rende più semplice portare a termine il tuo lavoro senza dover cercare costantemente collegamenti su altre piattaforme, ma lo farà anche rende la tua esperienza Slack un po' più fluida poiché i link che pubblichi si espanderanno e saranno più facilmente visibili nell'utente dell'app interfaccia. Strumenti di monitoraggio come PagerDuty, Statsbot e Trello possono anche abbattere le barriere alle informazioni sul posto di lavoro. Puoi anche impostare avvisi spoiler e altre app per rendere la tua community Slack più interessante e inclusiva.

Oltre ai tanti grandi app per la produttività, una delle cose migliori del messenger sul posto di lavoro è la sua perfetta integrazione con Giphy, un servizio online database di gif che possono aggiungere un po' di stupidità tanto necessaria alla tua giornata lavorativa e rompere il muro di testo nel tuo foraggio. Quindi come utilizzare questa integrazione senza cercare la gif perfetta nella home page di Giphy? Digita semplicemente "/giphy", uno spazio e la parola chiave che desideri cercare (esempio: "/giphy cats") nel campo del messaggio nel canale in cui desideri pubblicare una gif. La maggior parte dei luoghi di lavoro imposterà un limite di età per questa integrazione, in caso contrario lo consigliamo, in modo che nessuna gif inappropriata si faccia strada nel tuo spazio di lavoro.

Altre funzionalità meno conosciute

Altre funzionalità meno conosciute dell'app sono la sua capacità di effettuare chiamate audio e video a qualsiasi utente sul posto di lavoro. Per fare ciò, fai clic sul loro nome e seleziona Chiamata dall'interno del loro profilo. Per riordinare lo schermo, prova a utilizzare "/collapse" e "/expand", che comprimeranno o espanderanno tutti gli allegati in quel canale. Puoi anche mantenere la tua posizione in un canale premendo "Alt" e facendo clic su un messaggio particolare per contrassegnarlo (e tutti i messaggi successivi) come non letto. Una pressione prolungata farà apparire le stesse opzioni nell'app mobile.

Conoscere la differenza tra @channel e @here è fondamentale anche per non infastidire tutti gli altri che utilizzano l'app. L'uso del comando @channel è probabilmente il migliore in situazioni di emergenza, ad esempio se il tuo sito web non è attivo perché invierà una notifica a tutti in quel canale, indipendentemente dal fuso orario o se hanno DND abilitato. Il comando @here è un'alternativa di gran lunga migliore quando stai cercando di attirare l'attenzione delle persone, poiché avviserà semplicemente le persone che sono attualmente online.

Utilizzo del foglietto illustrativo per la formattazione dei messaggi visualizzato sotto il campo del messaggio all'avvio anche la digitazione e la barra di ricerca quando è necessario individuare un messaggio sono strumenti utili che non si trovano spesso utilizzato. Ci sono anche alcune opzioni di ricerca avanzate che rendono più facile trovare quello che stai cercando.

Dal messaggio di caricamento personalizzato alle scorciatoie da tastiera, ci sono molti modi per personalizzare la tua esperienza Slack. Assicurati solo di lasciare effettivamente un po' di tempo per il lavoro.

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