La mia posta in arrivo di Outlook era un disastro prima di usare questi 3 trucchi

A nessuno piace la posta elettronica, ma nessuno di noi può farne a meno. Se ti sei trovato in difficoltà a gestire le email in arrivo, ho trovato questi tre suggerimenti estremamente utili.

Sia che tu voglia spostare automaticamente i messaggi, eseguire diverse azioni con un solo clic o far risaltare le e-mail che richiedono attenzione tra le altre, questi Suggerimenti per Microsoft Outlook hai coperto.

Usa le regole per organizzare le email in arrivo

Per organizzare le e-mail man mano che arrivano, puoi impostare regole in Outlook. Quindi, puoi spostare un'e-mail in una cartella, contrassegnarne una per il follow-up, contrassegnare un messaggio come letto e altro ancora. La parte migliore è che è tutto fatto automaticamente.

Passo 1: Vai al Casa scheda, selezionare il Regole freccia a discesa e selezionare Crea regola.

Passo 2: Nella casella che si apre, sono disponibili alcune opzioni rapide tra cui scegliere per l'e-mail selezionata.

Per la condizione, puoi scegliere dal mittente, dalla riga dell'oggetto o inviato a un indirizzo email specifico. Per l'azione, puoi scegliere tra la visualizzazione della finestra di avviso, la riproduzione di un determinato suono o lo spostamento in una cartella.

Passaggio 3: Se ciò che vedi nella casella corrisponde a ciò che vorresti fare, seleziona semplicemente le caselle per le condizioni e le azioni che desideri e scegli OK.

Usa una regola avanzata

In alternativa, puoi scegliere tra una più ampia varietà di condizioni e azioni, se lo desideri.

Passo 1: Selezionare Opzioni avanzate nella casella Crea regola.

Passo 2: puoi quindi scegliere tra oltre 30 condizioni, ad esempio se l'e-mail è contrassegnata come importante, ha un allegato o è una risposta automatica.

Seleziona la casella o le caselle per le condizioni che desideri utilizzare, quindi seleziona il testo collegato in blu per completare le variabili. Scegliere Prossimo.

Passaggio 3: vedrai quindi circa 20 azioni che puoi intraprendere. Fai lo stesso selezionando la casella o le caselle per l'azione o le azioni che desideri utilizzare e selezionando il testo blu per inserire i dettagli necessari. Scegliere Prossimo.

Passaggio 4: se ci sono eccezioni alla regola che desideri aggiungere, puoi farlo in seguito. Seleziona quelle caselle, completa i dettagli per il testo blu e scegli Prossimo.

Passaggio 5: Infine, dai un nome alla tua regola, segna se vuoi o meno eseguire la regola immediatamente e scegli Fine.

Dopo aver impostato la regola, puoi sederti e lasciare che Outlook organizzi le e-mail in arrivo per te. Prendendo solo pochi minuti per creare una regola, puoi risparmiare tempo a lungo termine.

Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola in un secondo momento, vai a Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

Imposta i passaggi rapidi per le attività ripetitive

Outlook offre una funzionalità chiamato Quick Steps che può velocizzare le attività che fai più e più volte. Analogamente alle regole, i passaggi rapidi ti consentono di scegliere una o più azioni che desideri eseguire su un'e-mail. Ma invece di eseguire queste azioni automaticamente, le gestisci tu stesso con il semplice clic di un pulsante. Inoltre, puoi eseguire molte azioni contemporaneamente.

Vai al Casa scheda e controlla il Passi veloci casella in quella sezione del nastro. Vedrai diverse azioni come Sposta in, Rispondi ed elimina e Fatto.

È possibile utilizzare uno dei passaggi rapidi preimpostati selezionandolo e completando i dettagli necessari. Ad esempio, puoi scegliere Sposta a, scegli la cartella e facoltativamente contrassegna l'e-mail come letta. Selezionare Salva.

Quindi, per utilizzare il passaggio rapido su un'e-mail nella posta in arrivo, seleziona il messaggio e scegli il Sposta a Passo veloce.

Crea il tuo Quick Step

Se desideri creare il tuo Quick Step, ci vuole solo un minuto.

Passo 1: Scegliere Creare nuovo nella sezione Azioni rapide della barra multifunzione.

Passo 2: Quindi, assegna un nome al passaggio rapido e utilizza la casella a discesa per selezionare l'azione che desideri. Per eseguirne più di uno, scegli Aggiungi azione e seleziona quello successivo.

Passaggio 3: una volta che hai tutte le azioni che desideri, scegli Fine.

Per utilizzare il passaggio rapido quando arriva un'e-mail nella posta in arrivo, selezionare il messaggio e fare clic sul suo nome nella casella passaggi rapidi. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail, passare a Passi velocie scegli il nome dal menu a comparsa.

Se desideri eseguire più azioni contemporaneamente su un'e-mail, Quick Steps è un vero risparmio di tempo.

Per visualizzare, modificare o rimuovere un passaggio rapido in un secondo momento, vai a Casa > Passi veloci > Gestisci i passaggi rapidi.

Fai risaltare le email con la formattazione condizionale

Un altro utile strumento di gestione della posta in arrivo in Outlook è la formattazione condizionale. Con esso, puoi far risaltare determinate e-mail che arrivano con uno stile, una dimensione o un colore del carattere specifici. Questo è un ottimo modo per richiamare la tua attenzione sui messaggi che ne hanno più bisogno.

Passo 1: Vai al Visualizzazione scheda e selezionare Visualizza le impostazioni sul lato sinistro del nastro.

Passo 2: Scegliere Formattazione condizionale nella finestra a comparsa.

Passaggio 3: vedrai alcune regole di formattazione condizionale predefinite già impostate per te come messaggi non letti ed e-mail scadute. Per crearne uno personalizzato, seleziona Aggiungere.

Passaggio 4: nella parte inferiore della casella, assegna un nome alla regola di formattazione condizionale. Quindi, scegli il Font pulsante per selezionare lo stile, la dimensione e il colore nella successiva casella a comparsa e scegliere OK.

Passaggio 5: Quindi, scegli il Condizione pulsante. Vedrai tre schede nella finestra pop-up successiva per impostare le tue condizioni.

• Messaggi: inserisci le parole chiave, scegli un indirizzo email Da o Inviato a oppure scegli un intervallo di tempo.
• Più scelte: seleziona una categoria, scegli elementi letti o non letti, con o senza allegati, contrassegnati con una priorità o un'altra opzione.
• Avanzate: Imposta criteri personalizzati e scegli i campi per le condizioni.

Passaggio 6: al termine, selezionare OK per salvare e chiudere le successive finestre pop-up.

Ora vedrai quelle e-mail con le condizioni che hai scelto e il carattere che hai selezionato pop, rendendole super facili da individuare nella tua raffica di messaggi.

Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola di formattazione condizionale in un secondo momento, vai a Visualizzazione > Visualizza le impostazioni > Formattazione condizionale.

Se stai cercando un nuovo modo per gestire le tue e-mail, Outlook offre queste funzionalità per aiutarti a tenere sotto controllo la tua casella di posta. Potrebbero essere necessari alcuni minuti per configurarli, ma varrà la pena risparmiare tempo in seguito.

Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata a come impostare una risposta fuori sede in Outlook.

Raccomandazioni della redazione

• Ho utilizzato un'app per creare modelli 3D con il mio iPhone ed è incredibilmente fantastica
• L'ultima A.I. gli strumenti leggeranno ad alta voce le tue e-mail di Outlook