Senki sem szereti az e-mailt, de egyikünk sem tud nélküle élni. Ha azon kapta magát, hogy nehezen kezeli a bejövő e-maileket, akkor ezt a három tippet rendkívül hasznosnak találtam.
Tartalom
- Használjon szabályokat a bejövő e-mailek rendszerezéséhez
- Állítsa be a Gyors lépések funkciót az ismétlődő feladatokhoz
- Tegye fel az e-maileket a feltételes formázással
Akár automatikusan szeretné áthelyezni az üzeneteket, akár több műveletet szeretne végrehajtani egyetlen kattintással, vagy kiemelni a figyelmet igénylő e-maileket a többi közül, ezek Microsoft Outlook tippek fedezted-e.
Ajánlott videók
Használjon szabályokat a bejövő e-mailek rendszerezéséhez
Az e-mailek érkezésükkori rendszerezéséhez szabályokat állíthat be az Outlookban. Így áthelyezhet egy e-mailt egy mappába, megjelölhet egyet a követéshez, megjelölhet egy üzenetet olvasottként stb. A legjobb az egészben az, hogy mindez automatikusan történik.
Összefüggő
- Hamarosan hangulatjelek segítségével „reagálhat” az e-mailekre az Outlook alkalmazásban
- A Microsoft szerint hackerek hackerek törtek be az Outlook.com oldalra a dolgozók hitelesítő adataival
1. lépés: Menjen a itthon lapon válassza ki a Szabályok legördülő nyílra, és válasszon Szabály létrehozása.
2. lépés: A megnyíló mezőben van néhány gyors lehetőség, amelyek közül választhat a kiválasztott e-mailhez.
A feltételhez választhat a feladótól, a tárgysortól, vagy egy adott e-mail címre küldve. A művelethez választhat a figyelmeztető ablak megjelenítése, egy bizonyos hang lejátszása vagy egy mappába való áthelyezés között.
3. lépés: Ha amit a mezőben lát, az megfelel ahhoz, amit tenni szeretne, egyszerűen jelölje be a kívánt feltételek és műveletek jelölőnégyzeteit, és válasszon rendben.
Használjon speciális szabályt
Alternatív megoldásként több feltétel és művelet közül választhat, ha úgy tetszik.
1. lépés: Válassza ki Haladó beállítások a Szabály létrehozása mezőben.
2. lépés: Ezután több mint 30 feltétel közül választhat, például ha az e-mail fontosnak van megjelölve, van-e melléklete, vagy automatikus válasz.
Jelölje be a használni kívánt feltételek jelölőnégyzetét, majd válassza ki a kék linkelt szöveget a változók kiegészítéséhez. Választ Következő.
3. lépés: Ekkor körülbelül 20 végrehajtható művelet jelenik meg. Tegye meg ugyanezt úgy, hogy bejelöli a használni kívánt művelet(ek) jelölőnégyzetét, majd a kék szöveget kiválasztva adja meg a szükséges adatokat. Választ Következő.
4. lépés: Ha vannak kivételek a hozzáadni kívánt szabály alól, ezt a következő lépésben megteheti. Jelölje be ezeket a négyzeteket, adja meg a kék szöveg részleteit, és válassza ki Következő.
5. lépés: Végül adjon nevet a szabálynak, jelölje be, hogy szeretné-e azonnal futtatni a szabályt, és válassza ki Befejez.
Miután beállította a szabályt, hátradőlhet, és hagyhatja, hogy az Outlook rendszerezze a bejövő e-maileket. Ha mindössze néhány percet vesz igénybe egy szabály létrehozásához, hosszú távon időt takaríthat meg.
Egy szabály későbbi megtekintéséhez, szerkesztéséhez vagy eltávolításához nyissa meg a következőt: itthon > Szabályok > Szabályok és figyelmeztetések kezelése.
Állítsa be a Gyors lépések funkciót az ismétlődő feladatokhoz
Az Outlook kínál egy funkciót az úgynevezett Gyors lépések, amelyek felgyorsíthatják az újra és újra elvégzett feladatokat. A szabályokhoz hasonlóan a Gyors lépések segítségével kiválaszthat egy vagy több műveletet, amelyet egy e-mailen szeretne végrehajtani. De ahelyett, hogy ezeket a műveleteket automatikusan végrehajtaná, egyetlen gombnyomással egyedül kezelheti őket. Ráadásul egyszerre több műveletet is végrehajthat.
Menj a itthon fület, és nézze meg a Gyors lépések doboz a szalag azon szakaszában. Számos művelet jelenik meg, például az Áthelyezés, Válasz és törlés és Kész.
Használhatja az előre beállított Gyors lépések egyikét, ha kiválasztja azt, és megadja a szükséges adatokat. Például választhat Költözik, válassza ki a mappát, és opcionálisan jelölje meg az e-mailt olvasottként. Válassza ki Megment.
Ezután a beérkező levelek közül a Gyors lépés használatához jelölje ki az üzenetet, és válassza ki a lehetőséget Költözik Gyors lépés.
Készítse el saját Quick Step-ét
Ha saját Quick Step-t szeretne létrehozni, az csak egy percet vesz igénybe.
1. lépés: Választ Újat készíteni a szalag Gyors lépések részében.
2. lépés: Ezután nevezze el a Gyors lépést, és a legördülő menüből válassza ki a kívánt műveletet. Egynél több végrehajtásához válasszon Művelet hozzáadása és válassza ki a következőt.
3. lépés: Ha az összes kívánt műveletet elvégezte, válasszon Befejez.
A Gyors lépés használatához, amikor e-mail érkezik a beérkezett üzenetek mappájába, jelölje ki az üzenetet, és kattintson a nevére a Gyors lépések mezőben. Azt is megteheti, hogy jobb gombbal az e-mailre ugorhat Gyors lépések, és válassza ki a nevet a legördülő menüből.
Ha egyszerre több műveletet szeretne végrehajtani egy e-mailen, a Quick Steps valóban időt takarít meg.
Egy Quick Step későbbi megtekintéséhez, szerkesztéséhez vagy eltávolításához nyissa meg a következőt: itthon > Gyors lépések > Gyors lépések kezelése.
Tegye fel az e-maileket a feltételes formázással
Egy másik praktikus beérkező levelek kezelésére szolgáló eszköz az Outlookban a feltételes formázás. Segítségével bizonyos beérkező e-maileket kitűnhet egy adott betűstílussal, -mérettel vagy -színnel. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy felhívja a figyelmét azokra az üzenetekre, amelyeknek a legnagyobb szüksége van rá.
1. lépés: Menjen a Kilátás fület, és válassza ki Beállítások megtekintése a szalag bal oldalán.
2. lépés: Szed Feltételes formázás a felugró ablakban.
3. lépés: Megjelenik néhány alapértelmezett feltételes formázási szabály, amely már be van állítva az Ön számára, például az olvasatlan üzenetek és a lejárt e-mailek. Saját létrehozásához válassza a lehetőséget Hozzáadás.
4. lépés: A mező alján adjon nevet a feltételes formázási szabálynak. Ezután válassza ki a Betűtípus gombbal válassza ki a stílust, méretet és színt a következő felugró ablakban, majd válassza ki rendben.
5. lépés: Ezután válassza ki a Feltétel gomb. A következő felugró ablakban három lapot fog látni a feltételek beállításához.
- üzenetek: Adja meg a kulcsszavakat, válasszon egy Feladó vagy Elküldve e-mail címet, vagy válasszon időkeretet.
- További választási lehetőségek: Válasszon ki egy kategóriát, válasszon ki olvasott vagy olvasatlan elemeket, van vagy nem rendelkezik mellékletekkel, prioritással van megjelölve, vagy más opciót.
- Fejlett: Állítson be egyéni feltételeket, és válassza ki a feltételekhez tartozó mezőket.
6. lépés: Ha végzett, válassza a lehetőséget rendben a következő felugró ablakok mentéséhez és bezárásához.
Ekkor megjelennek az Ön által választott feltételekkel és a kiválasztott betűtípussal ellátott e-mailek, így rendkívül könnyen észrevehetőek az üzenetek özönében.
Egy feltételes formázási szabály későbbi megtekintéséhez, szerkesztéséhez vagy eltávolításához nyissa meg a következőt: Kilátás > Beállítások megtekintése > Feltételes formázás.
Ha új módot keres e-mailjei kezelésére, az Outlook ezeket a szolgáltatásokat kínálja, amelyek segítségével kézben tarthatja a beérkező leveleket. A beállításuk eltarthat néhány percig, de később megéri a spórolt időt.
További információért nézze meg, hogyan kell beállíthat egy házon kívüli választ az Outlookban.
Szerkesztői ajánlások
- Egy alkalmazás segítségével 3D-s modelleket készítettem az iPhone-ommal, és ez megdöbbentően nagyszerű
- A Microsoft legújabb A.I. eszközök hangosan felolvassák az Outlook e-mailjeit
