Nitko ne voli e-poštu, ali nitko od nas ne može živjeti bez nje. Ako vam je teško upravljati dolaznom e-poštom, smatram da su ova tri savjeta iznimno korisna.
Sadržaj
- Koristite pravila za organiziranje dolazne e-pošte
- Postavite brze korake za zadatke koji se ponavljaju
- Neka e-poruke iskaču uz uvjetno oblikovanje
Bilo da želite automatski premjestiti poruke, izvršiti nekoliko radnji jednim klikom ili istaknuti e-poruke koje zahtijevaju pozornost među ostalima, ove Microsoft Outlook savjeti jeste li pokriveni.
Preporučeni videozapisi
Koristite pravila za organiziranje dolazne e-pošte
Da biste organizirali e-poštu kako stigne, možete postaviti pravila u programu Outlook. Dakle, možete premjestiti e-poštu u mapu, označiti je za praćenje, označiti poruku kao pročitanu i još mnogo toga. Najbolji dio je što se sve radi automatski.
Povezano
- Uskoro ćete moći 'reagirati' na e-poštu u Outlooku pomoću emojija
- Hakeri su provalili u Outlook.com koristeći vjerodajnice radnika, kaže Microsoft
Korak 1: Idi na Dom karticu, odaberite Pravila padajuća strelica i odaberite Stvori pravilo.
Korak 2: U okviru koji se otvori imate nekoliko brzih opcija koje možete odabrati za odabranu e-poštu.
Za uvjet možete odabrati između pošiljatelja, retka predmeta ili poslati na određenu adresu e-pošte. Za radnju možete odabrati između prikaza prozora upozorenja, reprodukcije određenog zvuka ili premještanja u mapu.
3. korak: Ako ono što vidite u okviru odgovara onome što želite učiniti, jednostavno potvrdite okvire za uvjete i akcije koje želite i odaberite u redu.
Koristite napredno pravilo
Kao alternativu, ako želite, možete birati između većeg izbora uvjeta i akcija.
Korak 1: Izaberi Napredne opcije u okvir Stvori pravilo.
Korak 2: Zatim možete birati između više od 30 uvjeta, primjerice je li e-poruka označena kao važna, ima li privitak ili je automatski odgovor.
Označite okvir(e) za uvjete koje želite koristiti, a zatim odaberite plavi povezani tekst da dovršite varijable. Odaberite Sljedeći.
3. korak: Tada ćete vidjeti oko 20 radnji koje možete poduzeti. Učinite isto tako da označite okvir(e) za radnju(e) koju želite koristiti i odaberete plavi tekst da ispunite potrebne detalje. Odaberite Sljedeći.
Korak 4: Ako postoje iznimke od pravila koje želite dodati, to možete učiniti sljedeće. Označite te okvire, ispunite detalje za plavi tekst i odaberite Sljedeći.
Korak 5: Na kraju, dodijelite naziv svom pravilu, označite želite li ili ne odmah pokrenuti pravilo i odaberite Završi.
Nakon što postavite svoje pravilo, možete se opustiti i pustiti da Outlook organizira te dolazne e-poruke umjesto vas. Ako odvojite samo nekoliko minuta za izradu pravila, možete dugoročno uštedjeti vrijeme.
Za pregled, uređivanje ili uklanjanje pravila kasnije idite na Dom > Pravila > Upravljanje pravilima i upozorenjima.
Postavite brze korake za zadatke koji se ponavljaju
Outlook nudi značajku pod nazivom Brzi koraci koji mogu ubrzati zadatke koje uvijek iznova obavljate. Slično pravilima, Brzi koraci omogućuju vam da odaberete jednu ili više radnji koje želite poduzeti na e-poruci. Ali umjesto da te radnje izvodite automatski, vi njima upravljate sami pritiskom na gumb. Osim toga, možete izvoditi mnoge radnje u isto vrijeme.
Idi na Dom karticu i provjerite Brzi koraci okvir u tom dijelu vrpce. Vidjet ćete nekoliko radnji kao što su Premjesti u, Odgovori i izbriši i Gotovo.
Možete koristiti jedan od unaprijed postavljenih brzih koraka tako da ga odaberete i ispunite potrebne pojedinosti. Na primjer, možete odabrati Premjesti u, odaberite mapu i po želji označite e-poštu kao pročitanu. Izaberi Uštedjeti.
Zatim da biste upotrijebili Quick Step na e-pošti u pristigloj pošti, odaberite poruku i odaberite Premjesti u Brzi korak.
Izradite vlastiti Quick Step
Ako želite izraditi vlastiti Quick Step, potrebna vam je samo minuta.
Korak 1: Odaberite Stvori novo u odjeljku Brzi koraci na vrpci.
Korak 2: Zatim dodijelite naziv Quick Step i upotrijebite padajući okvir za odabir radnje koju želite. Za izvođenje više od jednog, odaberite Dodajte radnju i odaberite sljedeći.
3. korak: Nakon što imate sve radnje koje želite, odaberite Završi.
Da biste koristili brzi korak kada e-pošta stigne u vašu pristiglu poštu, odaberite poruku i kliknite njezin naziv u okviru Brzi koraci. Također možete desnom tipkom miša kliknuti e-poštu, prijeći na Brzi koracii odaberite ime iz skočnog izbornika.
Ako želite izvršiti nekoliko radnji na e-pošti odjednom, Quick Steps uistinu štedi vrijeme.
Da biste kasnije pogledali, uredili ili uklonili Quick Step, idite na Dom > Brzi koraci > Upravljajte brzim koracima.
Neka e-poruke iskaču uz uvjetno oblikovanje
Još jedan zgodan alat za upravljanje ulaznom pošti u Outlooku je uvjetno oblikovanje. Pomoću njega možete istaknuti određene e-poruke koje stignu određenim stilom fonta, veličinom ili bojom. Ovo je sjajan način da skrenete pozornost na poruke kojima je to najpotrebnije.
Korak 1: Idi na Pogled karticu i odaberite Prikaži postavke na lijevoj strani vrpce.
Korak 2: Odaberite Uvjetno oblikovanje u skočnom prozoru.
3. korak: Vidjet ćete neka zadana pravila uvjetnog oblikovanja koja su već postavljena za vas, poput nepročitanih poruka i zakašnjele e-pošte. Za izradu vlastitog odaberite Dodati.
Korak 4: Na dnu okvira dodijelite naziv svom pravilu uvjetnog oblikovanja. Zatim odaberite Font gumb za odabir stila, veličine i boje u sljedećem skočnom okviru i odaberite u redu.
Korak 5: Zatim odaberite Stanje dugme. Vidjet ćete tri kartice u sljedećem skočnom okviru za postavljanje vaših uvjeta.
- Poruke: Unesite ključne riječi, odaberite adresu e-pošte Od ili Poslano na ili odaberite vremenski okvir.
- Više izbora: Odaberite kategoriju, odaberite stavke koje su pročitane ili nepročitane, imaju ili nemaju privitke, označene su prioritetom ili drugu opciju.
- Napredna: Postavite prilagođene kriterije i odaberite polja za uvjete.
Korak 6: Kada završite, odaberite u redu za spremanje i zatvaranje sljedećih skočnih okvira.
Sada ćete vidjeti te e-poruke s uvjetima koje ste odabrali i fontom koji ste odabrali iskočiti, što ih čini super lakim za uočavanje u vašem naletu poruka.
Da biste kasnije pogledali, uredili ili uklonili pravilo uvjetnog oblikovanja, idite na Pogled > Prikaži postavke > Uvjetno oblikovanje.
Ako tražite novi način upravljanja svojom e-poštom, Outlook nudi ove značajke koje će vam pomoći da svoju pristiglu poštu držite pod kontrolom. Možda će vam trebati nekoliko minuta da ih postavite, ali kasnije ćete uštedjeti vrijeme.
Za više pogledajte kako postavite odgovor odsutnosti u Outlooku.
Preporuke urednika
- Koristio sam aplikaciju za izradu 3D modela sa svojim iPhoneom i šokantno je izvrsna
- Najnoviji Microsoftov A.I. alati će naglas čitati vašu Outlook e-poštu
