एक्सेल पर एवरी 5160 लेबल का उपयोग कैसे करें

एवरी लेबल एक प्रसिद्ध मानक कार्यालय उत्पाद हैं, और 5160 लेबल (अन्य आकारों के बीच) Microsoft उत्पादों के साथ संगत हैं। आप एक्सेल से एवरी लेबल प्रिंट कर सकते हैं, लेकिन प्रक्रिया को अंततः लेबल फ़ील्ड को वर्गीकृत करने और उन्हें एक लेबल प्रारूप में आयात करने के लिए मेल मर्ज की आवश्यकता होती है।

मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान, आप एक्सेल में डेटा के कॉलम सेट करते हैं और फिर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़ॉर्मेटिंग फ़ील्ड से उनका मिलान करते हैं। प्रक्रिया जटिल नहीं है, लेकिन स्वरूपण को सही ढंग से सेट करने के लिए समय की आवश्यकता होती है। एक्सेल में बड़ी संपर्क सूची या डेटा के अन्य रूपों को भी पूरा करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है।

Word के साथ Excel का उपयोग करने का विकल्प प्रत्येक लेबल को मैन्युअल रूप से टाइप करना या Microsoft Outlook जैसे किसी अन्य संगत प्रोग्राम के माध्यम से मेल मर्ज चलाना है। Microsoft आउटलुक विकल्प केवल तभी आकर्षक होता है जब आप पहले से ही अपने मेल मैनेजर के रूप में सेवा का उपयोग करते हैं।

Microsoft Word लेबल स्वरूपण में एवरी लेबल मानक हैं, और आकार पहले से ही एक प्रीसेट में संग्रहीत है, जिससे वे लेबलिंग प्रक्रिया के लिए एक उत्कृष्ट विकल्प बन जाते हैं। अन्य सामान्य लेबल ब्रांड और लेआउट भी Microsoft के लिए लेबल स्वरूपण में संग्रहीत किए जाते हैं।

इससे पहले कि आप एक्सेल में कूदें और अपने डेटा को होस्ट करने के लिए प्रोग्राम का उपयोग करें, विचार करें कि एक्सेल आपकी विशेष स्थिति के लिए सबसे अच्छा उपयोग है या नहीं। यदि आप कम संख्या में लेबल बना रहे हैं - न्यूनतम जानकारी के साथ 100 से कम, उदाहरण के लिए - जानकारी को सीधे लेबल-स्वरूपित वर्ड दस्तावेज़ में टाइप करना एक बेहतर विकल्प है। यह एकल उपयोग सूची के लिए विशेष रूप से सच है।

एक्सेल बड़ी मात्रा में सूचनाओं को होस्ट करने के लिए आदर्श है जैसे नाम, पता और अन्य जानकारी के साथ संपर्क सूची सैकड़ों या हजारों लोगों के लिए। जो सूचियाँ लगातार बढ़ रही हैं और विकसित हो रही हैं, उन्हें एक्सेल में प्रबंधित करना आसान है।

एक्सेल कार्यपुस्तिका प्रबंधित सूची के लिए लेबल प्रिंट करने के लिए एक अच्छा विकल्प नहीं है, लेकिन स्वरूपण डेटा को अन्य कार्यक्रमों और प्रारूपों में स्थानांतरित करना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, आप एक्सेल से किसी ईमेल मैनेजर को आसानी से संपर्क सूची अपलोड कर सकते हैं।

यदि जानकारी महत्वपूर्ण है और निरंतर उपयोग देखेंगे तो एक्सेल का उपयोग करें। अन्यथा, मैन्युअल रूप से जानकारी को सीधे किसी Word दस्तावेज़ में टाइप करने पर विचार करें।

एक्सेल में, कॉलम हेडिंग का उपयोग करके लेबल फ़ील्ड्स को फॉर्मेट करें। उदाहरण के लिए, प्रत्येक कॉलम को एक विशिष्ट फ़ील्ड के साथ हेड करें जैसे कि पहला नाम, उपनाम, पता, शहर, राज्य, ज़िप कोड, ईमेल पता और कोई अन्य जानकारी जो आप संपर्कों पर रखते हैं। डेटा के प्रत्येक विशिष्ट सेट के लिए एक कॉलम सेट करना महत्वपूर्ण है जब लेबल को प्रारूपित करने का समय आता है।

प्रत्येक पंक्ति एकल संपर्क या डेटा सेट से मेल खाती है। जब आप मेल मर्ज प्रक्रिया का उपयोग करते हैं, तो सूचना के प्रत्येक भाग के लिए कॉलम शीर्षक का उपयोग करने से आपकी उस स्थिति की क्षमता बढ़ जाती है, जहां जानकारी बाद में लेबल पर बैठती है। इस बिंदु पर, एक्सेल वर्कशीट को सेव करें और प्रोग्राम से बाहर निकलें। फिर, मेल मर्ज चलाने के लिए Microsoft Word खोलें और अंततः लेबल प्रिंट करें।

हेड टू द डाक से नए Word दस्तावेज़ में टैब करें और चुनें मेल मर्ज प्रारंभ करें विकल्प। चुनते हैं लेबल और क्लिक करें लेबल विकल्प। यह वह जगह है जहां आप एवरी 5160 लेबल के लिए वर्ड दस्तावेज़ को प्रारूपित करते हैं।

आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले मॉडल के आधार पर निरंतर फ़ीड प्रिंटर या पेज प्रिंटर चुनें। प्रिंटर विकल्पों के नीचे लेबल विकल्प हैं। आपूर्तिकर्ताओं को देखने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू का चयन करें और चुनें एवरी इस सूची से।

एक अन्य सूची सभी एवरी लेबल शैलियों के साथ उत्पन्न होती है। दबाएं 5160 मॉडल लेबल और चुनें ठीक है. Word दस्तावेज़ सटीक रिक्ति और आवश्यक डिज़ाइन से मेल खाने के लिए लेबल को आकार देता है।

अब, क्लिक करें फ़ाइल और चुनें उन्नत एक्सेल को वर्ड से जोड़ने का विकल्प। निशान लगाओ फ़ाइल प्रारूप रूपांतरण की पुष्टि करें बॉक्स चेक करें और चुनें ठीक है. को वापस डाक से और क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें अपनी एक्सेल फ़ाइल का पता लगाने के लिए। जानकारी को Word के साथ मर्ज करने के लिए फ़ाइल का चयन करें।

मेलिंग सेटिंग में भी जिस तरह से आपका डेटा लेबल पर दिखना चाहिए, उसे प्रारूपित करें। उपयोग <> जानकारी देने के लिए स्टाइल। यह आपके द्वारा पहले एक्सेल में बनाए गए कॉलम से संबंधित है। आप इस जानकारी को किसी भी तरह से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

एक पता लेबल आमतौर पर नाम, सड़क का पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड को होस्ट करता है। आप कंपनी का नाम या कोई कस्टम फ़ील्ड तब तक जोड़ सकते हैं जब तक वह एक्सेल कॉलम में मौजूद है। प्रत्येक कॉलम शीर्षक को ठीक उसी तरीके से प्रारूपित करें जिस तरह से आप उसे दिखाना चाहते हैं। इसमें शब्दों और उस रेखा के बीच की दूरी शामिल है जिस पर यह मौजूद है।

इस क्षेत्र में भी फ़ॉन्ट सेटिंग्स समायोजित करें। एक्सेल से मैप किए गए डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट का उपयोग करना ठीक काम करता है, लेकिन कस्टम स्टाइल लेबल के लिए एक आसान विकल्प है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि लेबल पर फ़ॉन्ट और टेक्स्ट का आकार फिट है, मर्ज करने के बाद बस एक प्रिंट पूर्वावलोकन चलाएं।

अब एवरी लेबल स्वरूपित हैं, और जानकारी जुड़ी हुई है। क्लिक मैच फ़ील्ड अंतर्गत डाक से और सुनिश्चित करें कि एक्सेल से कॉलम हेडिंग मेल खाते हैं <> स्वरूपण जो आपने पहले उपयोग किया था। अगर सब कुछ मेल खाता है, तो आगे बढ़ें। यदि नहीं, तो सभी फ़ील्ड मेल खाने तक समायोजित करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें। यह एक्सेल कॉलम को लेबल पर मैप करता है।

क्लिक समाप्त करें और मर्ज करें प्रक्रिया को पूरा करने के लिए मेलिंग टैब के अंतर्गत। क्लिक छाप अपने प्रिंटर पर नौकरी भेजने के लिए। प्रिंट फ़ंक्शन निष्पादित करने से पहले एवरी लेबल को प्रिंटर ट्रे में रखें।

साथ ही, संरेखण और रिक्ति को दोबारा जांचने और किसी भी त्रुटि का पता लगाने के लिए एक प्रिंट पूर्वावलोकन करें। लेबल और प्रिंटर स्याही महंगे हैं, और फ़ाइल को दोबारा जांचना सुनिश्चित करता है कि आपको एक से अधिक बार प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं है।

एक्सेल और वर्ड के बीच मेल मर्ज चलाने का एक विकल्प मौजूद है। आउटलुक विकल्प संपर्क सूचियों के लिए विशिष्ट है, लेकिन यह एक्सेल से आउटलुक संपर्क प्रबंधक में संपर्कों को लोड करने के लिए एक आसान तरीका प्रदान करता है।

यदि आप सूची में किसी के साथ ईमेल संपर्क बनाए रखते हैं, तो यह सुविधा विशेष रूप से उपयोगी है। आउटलुक दर्ज करें और चुनें संपर्क जोड़ें और चुनें लेख्यपत्र से। आप समान परिणाम प्राप्त करने के लिए एक्सेल या एक मानक सीएसवी फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं। फ़ाइल का चयन करें और सब कुछ Outlook प्रबंधक में आयात करें।

अब, Word में मेल मर्ज चलाना बहुत छोटी प्रक्रिया है। का उपयोग करके सभी वांछित संपर्कों का चयन करें खिसक जाना+नियंत्रण एकाधिक संपर्कों को हाइलाइट करने के लिए कीबोर्ड कमांड।

के पास जाओ घर आउटलुक में टैब करें और चुनें मेल मर्ज करें के बाद केवल चयनित संपर्क. लेबल पर इच्छित संपर्क फ़ील्ड चुनें या क्लिक करें सभी संपर्क क्षेत्र सब कुछ स्थानांतरित करने के लिए। चुनना नया दस्तावेज़ और दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करें। मेलिंग लेबल सूची में सबसे स्पष्ट चयन है।

यह क्रिया किसी Word दस्तावेज़ को खोलने के लिए ट्रिगर करती है, और सभी संपर्क जानकारी मैप की जाती है और तैयार होती है। एवरी लेबल शैली का चयन करने के लिए आपको अभी भी Word का उपयोग करने की आवश्यकता है, लेकिन प्रक्रिया वही है जो ऊपर सूचीबद्ध है।

यदि आप विवेकपूर्ण हैं, तो दर्ज करें लिखना तथा डालनेखेत मैपिंग को दोबारा जांचने के लिए Word में अनुभाग। आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रिंट पूर्वावलोकन भी चला सकते हैं कि सब कुछ सही ढंग से निर्धारित है और प्रिंट करने के लिए तैयार है। अन्यथा, आप पूरी तरह से तैयार हैं और आउटलुक मेल मर्ज प्रक्रिया का उपयोग करके लेबल को जल्दी से प्रिंट कर सकते हैं।