प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष व्यावसायिक ईमेल लिखने की युक्तियाँ

व्यावसायिक संदेश आमतौर पर या तो प्रत्यक्ष पैटर्न या अप्रत्यक्ष पैटर्न का पालन करते हैं। यह संदेश में संप्रेषित की जा रही सूचनाओं को व्यवस्थित करने का एक तरीका है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि मुख्य विचार अच्छा है, बुरा है या तटस्थ समाचार है। अपने व्यापार ईमेल के लिए सबसे प्रभावी पैटर्न चुनें, इस पर निर्भर करते हुए कि आप कैसे सोचते हैं कि आपका पाठक मुख्य विचार पर प्रतिक्रिया करने जा रहा है।

सीधे ईमेल में, मुख्य बिंदु शुरुआत में जाता है, इसके बाद विवरण, स्पष्टीकरण या इसका समर्थन करने वाले साक्ष्य होते हैं। इस तरह से आयोजित एक ईमेल संदेश के उद्देश्य तक तुरंत पहुंचकर पाठक का समय बचाता है। यह पाठक को उन विवरणों को रखने में भी मदद करता है जो संदर्भ और परिप्रेक्ष्य में अनुसरण करते हैं। यह मुख्य बिंदु को खोजने के लिए सूचना के पैराग्राफ के माध्यम से भटकने से पाठक को निराश होने से रोकता है। प्रत्यक्ष पैटर्न सबसे अच्छा काम करता है यदि आपका पाठक मुख्य बिंदु के प्रति ग्रहणशील होने वाला है, प्रतिरोधी नहीं।

यदि आपका पाठक प्रसन्न होगा, हल्की दिलचस्पी या तटस्थ (इसके बारे में भावनाओं को एक तरफ या किसी अन्य तरीके से नहीं रखेगा), प्रत्यक्ष पैटर्न का उपयोग करें। एक अनुबंध को पूरा करने के लिए एक बोली के बाद एक ग्राहक से एक ईमेल पर विचार करें। यदि आप अनुबंध जीत जाते हैं, तो पत्र कुछ इस तरह से शुरू होता है "आपकी बोली की समीक्षा की गई है, और हमें आपकी पेशकश करने में प्रसन्नता हो रही है व्यापार अनुबंध।" जब मुख्य बिंदु अच्छी खबर या तटस्थ समाचार है, तो इसे तुरंत संवाद करें, और इसके साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें विवरण। अधिकांश ईमेल इस दृष्टिकोण का उपयोग करेंगे, जिसमें नियमित कार्यों, आदेशों और पावती से निपटने वाले भी शामिल हैं।

अप्रत्यक्ष ईमेल में, विवरण, स्पष्टीकरण या साक्ष्य के बाद मुख्य बिंदु संदेश में बाद में जाता है। ईमेल में अप्रत्यक्ष पैटर्न का उपयोग करना दर्शाता है कि आप अपने पाठक की भावनाओं का सम्मान करते हैं, जो मुख्य बिंदु से आहत हो सकता है। इसका निर्माण करके, आप अपने पाठक को इसे प्राप्त करने के लिए और अधिक तैयार होने की अनुमति देते हैं। यह पाठक को आपको सुनने के लिए प्रोत्साहित करने का भी एक प्रयास है यदि आप एक मुख्य विचार व्यक्त करते हैं जो पाठक को संदेश की शुरुआत में तुरंत परेशान करेगा, तो वह पढ़ना बंद कर सकता है। कुल मिलाकर, लक्ष्य आपके पाठक की किसी भी नकारात्मक प्रतिक्रिया को कम करना है।

यदि आपका पाठक अनिच्छुक, अप्रसन्न या शत्रुतापूर्ण होने वाला है, तो अप्रत्यक्ष पैटर्न का उपयोग करें। क्लाइंट के ईमेल पर फिर से विचार करें। यदि आप जीत नहीं पाते हैं, तो पत्र अलग तरह से शुरू होता है: "हमारे अनुबंध पर काम करने के लिए बोली जमा करने के लिए धन्यवाद। हमने हर बोली की सावधानीपूर्वक समीक्षा की, आदि।" मुख्य बिंदु, जो आपको लगता है कि आप पहले से ही जानते हैं, लेकिन फिर भी पढ़ते रहें, बहुत बाद में आता है। जब मुख्य बिंदु बुरी खबर हो, जैसे किसी अनुरोध को अस्वीकार करते समय या किसी दावे को अस्वीकार करते समय अप्रत्यक्ष ईमेल का उपयोग करें। जब आप कुछ बेचने का प्रयास कर रहे हों या संवेदनशील जानकारी साझा कर रहे हों तो यह दृष्टिकोण भी अच्छा काम करता है।