QuickBooks में ग्राहक रिकॉर्ड को मर्ज करने के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाने की आवश्यकता होती है। उन रिकॉर्ड्स की पहचान करने के बाद जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं, एक रिकॉर्ड को "अंतिम" रिकॉर्ड के रूप में और अन्य को मर्ज किए जाने वाले रिकॉर्ड के रूप में नामित करें। यदि आप ग्राहकों के साथ कार्य ट्रैक करते हैं, तो ग्राहक रिकॉर्ड को समेकित करने से पहले आपको कार्य रिकॉर्ड को मर्ज करना होगा। जब किसी एकल व्यक्ति या कंपनी की QuickBooks में एक से अधिक भूमिकाएँ होती हैं, जैसे कि विक्रेता और ग्राहक, तो आपको अलग-अलग रिकॉर्ड बनाए रखने चाहिए। ग्राहक रिकॉर्ड मर्ज करने के बाद कोई "पूर्ववत करें" फ़ंक्शन नहीं है, इसलिए किसी भी रिकॉर्ड समेकन का प्रयास करने से पहले अपने QuickBooks डेटाबेस का बैकअप लें।
नौकरी विलय
यदि आप QuickBooks में ग्राहक द्वारा नौकरियों को ट्रैक करते हैं और जिन दो ग्राहकों में आप शामिल हो रहे हैं, उनके पास उन्हें सौंपे गए कार्य हैं, तो ग्राहकों को मर्ज करने से पहले आपको पहले नौकरियों को मर्ज करना होगा। ग्राहक केंद्र में, "ग्राहक और नौकरियां" टैब पर क्लिक करें। अंतिम ग्राहक रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें और विंडो के शीर्ष पर नौकरी का नाम लिखें या कॉपी करें। उस विंडो को बंद करें, मर्ज किए जाने के लिए ग्राहक रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें, कार्य का नाम बदलें और "ओके" पर क्लिक करें। यह पुष्टि करने के लिए कि आप कार्यों को मर्ज करना चाहते हैं, "हां" चुनें।
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ग्राहकों को मिलाना
ग्राहक रिकॉर्ड को मर्ज करना जॉब रिकॉर्ड्स को मर्ज करने जैसी प्रक्रिया का अनुसरण करता है। अंतिम ग्राहक रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें और ग्राहक का नाम ठीक वैसे ही लिखें या कॉपी करें जैसे वह दिखाई देता है। उस विंडो को बंद करें, मर्ज किए जाने के लिए ग्राहक रिकॉर्ड पर डबल-क्लिक करें, ग्राहक का नाम टाइप या पेस्ट करें, "ओके" पर क्लिक करें और फिर यह पुष्टि करने के लिए "हां" चुनें कि आप ग्राहक रिकॉर्ड को मर्ज करना चाहते हैं।
समवर्ती भूमिकाएं
QuickBooks में एक ग्राहक और एक विक्रेता की अलग-अलग भूमिकाएँ होती हैं। ग्राहक बिक्री प्राप्तियों और प्राप्य खातों से जुड़े हुए हैं। विक्रेता आपके द्वारा की जाने वाली खरीदारी और देय खातों से जुड़े होते हैं। जब कोई व्यक्ति या कंपनी ग्राहक और विक्रेता दोनों हो, तो आपको दो खाते बनाए रखने चाहिए, एक विक्रेता के रूप में और दूसरा ग्राहक के रूप में। चूंकि ग्राहक और विक्रेता का एक ही नाम नहीं हो सकता है, इसलिए आपको एक नामकरण योजना तैयार करनी चाहिए, जैसे विक्रेता रिकॉर्ड के नाम पर "_V" और ग्राहक रिकॉर्ड के नाम पर "_C" जोड़ना। आप विक्रेता रिकॉर्ड और ग्राहक रिकॉर्ड को संयोजित नहीं कर सकते हैं या ग्राहक रिकॉर्ड को विक्रेता या विक्रेता रिकॉर्ड को ग्राहक में नहीं बदल सकते हैं।
तीन या अधिक रिकॉर्ड को समेकित करना
आप एक बार में केवल दो ग्राहक रिकॉर्ड समेकित कर सकते हैं। यदि आपके पास एक ग्राहक है जिसके पास तीन या अधिक रिकॉर्ड हैं, तो आपको दो रिकॉर्डों को संयोजित करना होगा और अंतिम ग्राहक रिकॉर्ड के साथ संयुक्त रिकॉर्ड को मर्ज करने के लिए प्रक्रिया को दोहराना होगा।
