Comment nettoyer votre boîte de réception et éviter le désordre

Votre boîte de réception est-elle alourdie par d’anciens emails professionnels? Est-il rempli à ras bord de courrier indésirable provenant de magasins aléatoires que vous avez achetés en même temps? Alors il est définitivement temps de faire le ménage de printemps.

Si votre boîte de réception a besoin d’un désencombrement numérique en profondeur mais que vous ne savez pas par où commencer, alors ce guide est fait pour vous. Continuez à lire et nous passerons en revue des conseils sur la façon de le nettoyer plus efficacement et d'empêcher les courriers indésirables d'encombrer à nouveau votre boîte de réception.

Allez-y et supprimez en masse ces courriers indésirables

Le moyen le plus rapide de réduire l’encombrement (et probablement le plus satisfaisant, pour être honnête) consiste à supprimer en masse un certain nombre d’e-mails. Et ne vous laissez pas tromper par l'expression « suppression massive »: vous pouvez supprimer une tonne d'e-mails à la fois tout en les gardant ciblés sur des types d'e-mails spécifiques. La suppression massive ne signifie pas nécessairement que vous supprimez simplement un grand nombre d’e-mails de manière aléatoire. (Vous pouvez le faire, mais vous ne le voudrez peut-être pas.)

De manière générale, si vous souhaitez cibler un type spécifique d'e-mails indésirables pour votre suppression massive (comme les anciens e-mails promotionnels de votre magasin préféré), vous pouvez généralement simplement rechercher celui-ci. le nom ou l'adresse e-mail du magasin via la barre de recherche de votre boîte de réception, sélectionnez tous les e-mails qui correspondent à vos critères sur la page des résultats de recherche, puis appuyez sur le bouton Supprimer ou Corbeille de votre client de messagerie. Les e-mails que vous avez sélectionnés peuvent ensuite être envoyés dans la corbeille où ils resteront pendant une durée définie, puis seront automatiquement supprimés définitivement par la suite. Ou vous pouvez simplement vider la corbeille vous-même pour accélérer le processus de suppression définitive.

Si vous avez définitivement supprimé en masse tous les e-mails dont vous souhaitez vous débarrasser et que votre boîte de réception est toujours encombrée, notre prochain conseil est pour vous.

Archivez les emails que vous devez encore conserver

Parfois, votre boîte de réception est encombrée, mais ce sont tous les e-mails que vous devez conserver ou dont vous ne pouvez tout simplement pas supporter de vous séparer pour une raison quelconque. (C'est très bien. Aucun jugement.) Dans ce cas, il s'agit moins de supprimer des e-mails que de les déplacer hors de votre boîte de réception principale et dans une archive hors de vue mais toujours sûre et accessible. De cette façon, vous pouvez réduire le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception tout en pouvant accéder aux e-mails archivés lorsque vous en avez besoin.

Un bon exemple de ceci est la fonctionnalité Archive de Gmail, qui vous permet d'archiver des messages individuels, d'en archiver en masse un certain nombre ou vous pouvez même les remettre dans votre boîte de réception si vous le souhaitez. Lorsque vous archivez des messages dans Gmail, ils sont envoyés dans Tous les messages. Ces messages apparaîtront toujours dans les résultats de recherche si vous les recherchez. Dans Gmail, l'archivage peut être effectué simplement en passant la souris sur le message et en cliquant sur l'icône Archive icône qui apparaît. Cette icône ressemble à une boîte 3D avec une flèche vers le bas au milieu. Outlook dispose également d'une fonctionnalité d'archivage.

Notifications du calendrier: supprimez les anciennes et gérez mieux les prochaines

Si vous utilisez une application de calendrier liée à votre adresse e-mail, vous recevez probablement des notifications par e-mail pour toutes vos réunions et événements programmés. Bien que ces notifications puissent être des rappels utiles qui vous permettent de rester au courant de vos engagements, elles perdent rapidement leur utilité et deviennent encombrées une fois ces événements terminés. Il est donc important de les supprimer une fois que vous n’en avez plus besoin. Et si vous ne les supprimez pas au fur et à mesure, c’est le bon moment pour les supprimer en masse.

Mais que se passe-t-il si vous n’avez pas réellement besoin de ces notifications par e-mail? Vous pourrez peut-être empêcher l’envoi de ces notifications par courrier électronique. Par exemple, si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez modifier les paramètres de notification pour un événement particulier, notamment supprimer les notifications par e-mail correspondantes. Vous pouvez même remplacer les alertes par e-mail par un autre type de rappel, comme une notification sur votre ordinateur ou votre téléphone. De cette façon, vous pouvez toujours être rappelé de vos événements à venir, mais sans les e-mails inutiles.

Se désinscrire de ces listes de diffusion

Cette astuce concerne davantage la prévention, qui est essentielle pour garder votre boîte de réception propre (et plus facile à gérer) après avoir effectué tout le dur travail de désencombrement en premier lieu. Votre boîte de réception est probablement inondée d'e-mails promotionnels et de messages provenant de listes de diffusion d'entreprises et d'organisations avec lesquelles vous n'interagissez probablement plus beaucoup. Il est temps de s'en désinscrire. Dans de nombreux cas, la clé pour se désinscrire réside dans les e-mails incriminés eux-mêmes: un petit lien de désabonnement au bas du message. Assurez-vous donc que l’email est légitime avant de l’ouvrir (attention aux malwares et aux arnaques). Si vous pouvez le faire en toute sécurité, ouvrez le message, faites-le défiler vers le bas et recherchez un Se désabonner bouton ou lien texte. Cliquez sur ce lien. Vous ne devriez pas avoir à faire beaucoup plus que cela dans la plupart des cas.

Gmail propose également son propre bouton de désabonnement pour ce type d'e-mails (pas toujours, mais la plupart du temps). Pour l'utiliser, ouvrez simplement un message à partir de l'une de ces listes de diffusion et recherchez l'adresse e-mail de l'expéditeur au-dessus du message. Gmail Se désabonner Le bouton doit être à droite de l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Bloquer les expéditeurs indésirables

Autre conseil pour éviter l’encombrement de la boîte de réception: tout le monde n’a pas besoin d’avoir accès à vous. Si vous devez empêcher des personnes de vous envoyer des e-mails, utilisez la fonction de blocage de votre client de messagerie pour le faire. Vous pouvez généralement le faire en quelques clics.

Voici un autre exemple Gmail de comment bloquer les emails d'un expéditeur indésirable: ouvrez un message de l'expéditeur que vous souhaitez bloquer et cliquez sur l'icône verticale à trois points sur le côté droit du message. Dans le menu qui apparaît, choisissez Bloquer [Nom de l'expéditeur]. Les messages provenant d'expéditeurs bloqués seront généralement envoyés vers les spams.

Créez des filtres pour organiser les e-mails que vous souhaitez conserver

Vous pouvez également mieux gérer vos e-mails entrants en utilisant des filtres. Au lieu de simplement laisser chaque message arriver dans votre boîte de réception, vous pouvez créer des filtres qui supprimeront ou archiveront automatiquement ces messages pour vous. De cette façon, vous pouvez garder votre boîte de réception claire sans avoir à faire grand-chose.

Dans Gmail, vous pouvez créer un filtre via son champ de recherche. Cliquez simplement sur le Afficher les options de recherche icône dans la zone de recherche. Cette icône ressemble à trois bascules empilées les unes sur les autres. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez vos critères de recherche, puis cliquez sur Créer un filtre. Lorsque vous y êtes invité, cochez la case à côté de l'action que vous souhaitez que Gmail effectue lorsqu'un e-mail correspondant à vos critères de recherche est reçu. Cliquez ensuite sur le Créer un filtre bouton. En utilisant cette méthode, vous pouvez demander à Gmail de supprimer ou d'archiver automatiquement les e-mails entrants qui correspondent aux critères répertoriés.

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