Utilisations du courrier électronique en entreprise

Le courrier électronique est l'un des outils de communication d'entreprise les plus omniprésents ces dernières années. Les utilisations du courrier électronique en entreprise incluent la communication avec des collègues et des clients, la planification de réunions, l'envoi de notifications automatisées et le partage de newsletters avec des clients anciens et nouveaux. L'un des avantages du courrier électronique dans la communication d'entreprise est qu'il est si omniprésent que tout le monde suppose que quiconque a accès à Internet peut envoyer et recevoir des courriers électroniques. Le courrier électronique a également été utilisé par certains escrocs et pirates informatiques ces dernières années, il est donc important d'être vigilant face aux messages frauduleux.

Un rôle majeur du courrier électronique dans la communication d'entreprise consiste à connecter les personnes au sein d'une même entreprise ou organisation.

De nombreux bureaux ont divers listes de diffusion internes que les gens peuvent envoyer des messages afin de les amener à une unité particulière de l'entreprise, que ce soit tout le monde travaillant dans l'humain les ressources qui pourraient avoir besoin de voir une mise à jour de la politique de vacances ou toutes les personnes travaillant à un étage particulier qui devraient savoir qu'il s'agit d'un collègue date d'anniversaire. Le courrier électronique est également fréquemment utilisé avec des outils de calendrier intégrés de fournisseurs comme Microsoft et Google pour planifier des réunions et d'autres événements.

E-mail pièces jointes sont couramment utilisés comme moyen de partager des fichiers, des documents Microsoft Word à des échantillons de supports publicitaires tels que des logos ou des jingles.

Les gens vérifient de plus en plus e-mail de l'entreprise sur des appareils personnels comme les smartphones, ce qui leur permet de rester en contact avec des collègues en dehors du bureau. Cela peut être à la fois positif et négatif: les gens peuvent plus facilement travailler à domicile ou s'enregistrer rapidement pendant un trajet du matin, mais ils peuvent également avoir moins de véritables heures creuses lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Le rôle vital du courrier électronique dans la communication d'entreprise rend sans surprise l'évolution des règles d'étiquette formelles et informelles autour du courrier électronique.

Les gens essaient généralement d'adresser des e-mails avec un certain degré de professionnalisme, en veillant à avoir un ligne d'objet concise qui rend les e-mails faciles à repérer dans la boîte de réception et en accordant au moins une certaine attention à grammaire, orthographe et majuscule. La plupart des gens essaient de évitez de faire des commentaires hors de la couleur dans les e-mails de l'entreprise, y compris des blagues d'un goût douteux, des références à la politique et à la religion ou toute critique à l'encontre de leurs employeurs.

Certaines personnes essaient également de paraître joyeuses dans les e-mails de l'entreprise, car il est difficile de déterminer le ton en regardant uniquement un message écrit. Cela peut être fait à l'aide de points d'exclamation ou d'emoji, bien qu'en faire trop puisse sembler peu professionnel. En règle générale, vous voudrez suivre l'exemple des autres dans votre organisation quand il s'agit de rédiger des e-mails à des collègues ou à des clients.

De nombreuses organisations ont leurs propres politiques en matière de courrier électronique, par exemple en exigeant qu'un format de signature particulier soit ajouté à chaque courrier électronique sortant. Certains lieux de travail ont des politiques indiquant quand, le cas échéant, le courrier électronique de l'entreprise peut être utilisé à des fins personnelles. Beaucoup ont également des politiques sur le moment où les e-mails doivent être conservés ou supprimés pour des raisons de sécurité.

La réception d'e-mails automatisés d'organisations avec lesquelles vous faites affaire est devenue monnaie courante. Les points de vente en ligne envoient des notifications de ventes, des confirmations d'achat et des mises à jour sur les horaires d'expédition. Les journaux et autres organisations médiatiques envoient e-mails automatisés avec des titres et des mises à jour d'histoires.

Il existe une variété d'entreprises qui peuvent envoyer des e-mails automatisés pour les entreprises, y compris des e-mails marketing et ceux déclenchés par un achat, parfois appelés e-mails transactionnels. Certaines lois régissent quand les entreprises peuvent stocker les adresses e-mail des personnes, quand elles sont tenues de permettre aux personnes de se désabonner des e-mails et quand elles peuvent envoyer des messages marketing. Assurez-vous que vous êtes en conformité avec les règles de votre juridiction et, potentiellement, dans les endroits où les personnes auxquelles vous envoyez des e-mails travaillent ou résident.

Certains fournisseurs de messagerie commerciaux peuvent vous aider à gérer les désabonnements, les listes d'abonnement et d'autres informations. Faites le tour pour trouver celui qui répond à vos besoins à un prix que vous aimez.

E-mail bulletins d'information sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années. Certaines entreprises les utilisent pour contacter les clients et les informer des ventes, des nouveaux produits ou des services existants. Par exemple, une entreprise de nettoyage de piscine peut envoyer un bulletin d'information rappelant aux gens ses services pendant l'été approches, ou un studio de podcast peut envoyer des newsletters par e-mail annonçant une nouvelle série ou une nouvelle saison d'un Afficher.

Dans d'autres cas, la newsletter elle-même est le produit. Certaines organisations médiatiques et d'autres groupes ont eu du succès avec des bulletins d'information payants qui contiennent des informations qui ne sont disponibles nulle part ailleurs. Certains d'entre eux sont créés avec des plateformes spécialisées ou via des outils de financement participatif tels que Patreon.

Comme pour les autres e-mails commerciaux, si vous envoyez une newsletter par e-mail, vous devez vous assurer d'avoir le consentement explicite des personnes à qui vous envoyez des messages et qu'elles ont un moyen facile de se désinscrire. Vous pouvez inviter des personnes à s'inscrire à une newsletter lorsqu'elles visitent votre site ou lorsqu'elles effectuent une transaction, par exemple. Naturellement, si vous proposez une newsletter payante, vous devrez vous assurer que les gens disposent d'un moyen simple d'annuler leurs abonnements et d'arrêter d'être facturés.

La fraude par e-mail, souvent appelée Hameçonnage, s'est généralisé ces dernières années. Les escrocs envoient des e-mails à des personnes se faisant passer pour des institutions de confiance ou même des collègues individuels, cherchant à amener les destinataires à envoyer de l'argent ou à fournir des informations précieuses telles que des noms d'utilisateur et des mots de passe. Dans certains cas, ces e-mails sont envoyés en masse à un grand nombre de destinataires, mais dans d'autres cas, ils ciblent spécifiquement des destinataires particuliers.

Les logiciels malveillants sont également parfois distribués par courrier électronique, généralement via des pièces jointes ou des liens vers des sites louches inclus dans les messages électroniques. Dans certains cas, si le fichier suspect est ouvert, il infectera l'ordinateur du destinataire et utilisera son logiciel de messagerie pour envoyer davantage de copies de lui-même aux contacts du destinataire d'origine.

Pour éviter d'être victime d'escroqueries par e-mail, examinez attentivement les adresses d'où proviennent les messages et assurez-vous qu'ils correspondent réellement aux personnes ou aux institutions dont ils prétendent appartenir. Vérifiez que tous les liens contenus dans les e-mails renvoient aux sites auxquels ils prétendent être liés. Si vous recevez un e-mail inattendu avec une pièce jointe, vérifiez qu'il provient bien de la personne dont il prétend provenir, même si vous devez appeler ou envoyer un message à cette personne pour confirmer son identité.

De nombreuses entreprises ont Logiciel antivirus pour analyser les e-mails entrants et sortants à la recherche de logiciels malveillants, mais il est toujours bon d'être vigilant pour éviter les escroqueries.

Dans certains bureaux, le courrier électronique est de plus en plus remplacé par un logiciel de messagerie instantanée, tels que Microsoft Teams ou Slack. Les entreprises utilisent également des outils de messagerie et des logiciels de réseautage social pour parler aux clients, souvent via des boîtes de discussion automatisées ou des liens placés sur les sites Web de l'entreprise.

Ces plates-formes en temps réel peuvent souvent être plus rapides et plus pratiques que l'utilisation du courrier électronique. Beaucoup facilitent également le partage de fichiers ou même la configuration de sessions de conférence vocale et vidéo, ce qui ne peut pas être fait directement par courrier électronique.

Pourtant, il est peu probable que ces plateformes remplacent entièrement le courrier électronique de si tôt.