Si vous dirigez une petite entreprise, la paie est une partie coûteuse et chronophage des opérations.
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Si vous dirigez une petite entreprise, la paie est une partie coûteuse et chronophage des opérations. Cependant, grâce à la technologie, vous n'avez pas à payer un service tiers ou à investir dans un logiciel coûteux pour créer des chèques papier. Vous pouvez facilement imprimer les chèques de paie à partir d'Excel, mais il est essentiel d'avoir le bon papier et la bonne encre pour l'impression afin que vos employés puissent déposer leur paie.
Modèle d'impression de chèques Excel
La première étape si vous souhaitez imprimer des chèques de paie à partir d'Excel est de trouver un modèle. Vous pouvez facilement les trouver grâce à une recherche sur le Web. Les modèles de base fournis avec Excel n'incluent pas les vérifications, mais vous pouvez trouver des modèles utiles pour la documentation de support comme les feuilles de temps.
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Une fois que vous avez trouvé et téléchargé un modèle d'impression de chèques pour Excel, vous saisissez des informations spécifiques au destinataire et à l'argent versé. Vous enregistrez le chèque au format PDF, que vous pouvez ensuite imprimer et distribuer à l'employé.
Avoir un modèle d'impression de chèques PDF ne suffit pas. Les institutions financières s'efforcent de prévenir la fraude, vous ne pouvez donc pas imprimer un chèque sur du papier ordinaire et le faire passer pour officiel. Si possible, obtenir les exigences auprès des institutions financières que vos employés utilisent pour vous assurer que vos chèques ne seront pas refusés. Celles-ci peuvent inclure des spécifications de papier, de taille et de police.
Trouver le bon papier
Après avoir utilisé le modèle d'impression de chèques dans Excel et créé les chèques au format PDF, le prochain étape consiste à confirmer que le papier et l'encre que vous devez utiliser pour les chèques fonctionnent avec l'imprimante que vous avez déjà ont. Sinon, vous devez acheter une nouvelle imprimante.
Lorsque vous imprimez le chèque sur une imprimante, il doit être sur un papier plus épais que celui que vous utilisez pour l'impression quotidienne. Par example, Banque d'Amérique exige que les chèques soient sur papier ayant les spécifications suivantes :
- Dimensionné entre 7,75 par 2,75 pouces et 8,75 par 3,667 pouces
- Entre 24 lb. et 44 lb. poids
- Le grain du papier s'exécute horizontalement.
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez acheterpapier d'impression de chèques qui satisfait la plupart des exigences bancaires. Rendez-vous dans un magasin de fournitures de bureau local ou faites des achats en ligne et assurez-vous que le papier est compatible avec le type d'imprimante que vous possédez.
Trouver la bonne encre
Vous ne pouvez pas simplement passer vos chèques à travers une imprimante en utilisant des cartouches d'encre standard. Les banques exigent Reconnaissance de caractères à encre magnétique encre ou toner pour les chèques. Si vous imprimez sur une imprimante à jet d'encre, vous avez besoin d'encre MICR, tandis que l'impression de vos chèques sur une imprimante laser nécessite du toner MICR.
Si vous prévoyez d'imprimer des chèques de paie à partir d'Excel, vous devez également faire attention aux exigences bancaires concernant l'encre. Avec Bank of America, vous ne pouvez pas utiliser le mode recto verso pour imprimer vos chèques. Si vos chèques de paie sont recto verso, le verso doit être imprimé avec une encre non MICR. Si vous tirez parti des fonctions de sécurité pour empêcher la falsification, telles que les filigranes ou les vides chimiques, assurez-vous que votre processus d'impression est conforme aux réglementations des banques de destination.
