Kuvan luotto: oatawa/iStock/GettyImages
Satunnaisen sähköpostin puuttumista on vaikea välttää. Saapuneet laatikot ovat täynnä päivittäisiä uutiskirjeitä, yrityssähköposteja ja henkilökohtaisia sähköposteja, ja yksi väistämättä lipsahtaa halkeamien läpi. Vaikka pahoja aikomuksia ei olekaan, sähköpostin puuttumisen syyn selittäminen ja anteeksipyyntö vaatii perusstrategiaa. Useimmat vastaanottajat ovat anteeksiantavia nähdessään "Anteeksi myöhäisestä vastauksesta" -sähköpostiviestin, koska jokaiselta on taipumus jäädä sähköpostin ajoittain huomaamatta.
Harkitse kontekstia
Konteksti ja panokset ovat kriittisiä vastauksesi kannalta ja vaikuttavat viime kädessä vastaukseen. Jos unohdat saada satunnaisen sähköpostin tai tavanomaisen ilmoituksen töissä, pelkkä anteeksipyyntö riittää. Jos kuitenkin unohdat tärkeän sähköpostin, siihen liittyy seurauksia. Vastauksesi tulee olla anteeksipyytävä ja vakava sävy. Sähköpostin puuttuminen potentiaaliselta asiakkaalta voi maksaa sinulle ja työnantajallesi tuloja, ja sähköpostin, jossa on ohjeita tai tehtäviä, jotka ovat tärkeitä työsi kannalta, voi olla vakavia kielteisiä seurauksia. Tässä tapauksessa vastauksesi muuttuu "Anteeksi myöhäisestä vastauksesta" -teksti "Kiireellinen anteeksipyyntö sähköpostisi puuttumisesta".
Päivän video
Pidä se yksinkertaisena
Pitkät anteeksipyynnöt ovat mutaisia ja kuvastavat epätoivoa yksinkertaisen virheen sijaan. Jos sähköpostilla ei ole kriittistä merkitystä, pyydä anteeksipyyntöä ja kerro sähköpostin lähettäjälle, että et missannut sähköpostin postilaatikossasi ja haluat palata keskusteluun. Keskustelun käynnistäminen uudelleen tällä tavalla antaa henkilölle syyn vastata ja palata normaaliin keskusteluun.
Lyhyet sähköpostit ovat luettavampia, ja vastaanottaja lukee todennäköisemmin vastauksesi. Rajoita se kappaleeseen, jos mahdollista ja lopeta anteeksipyyntö kysymyksellä tai toimintakehotuksella. Pyydä tapaamista tai puhelinsoittoa, jotta keskustelusta tulee henkilökohtaisempaa. Kun unohdat tärkeän sähköpostin, pyydä ehdottomasti henkilökohtaista tapaamista tai puhelua. Mahdollisuus ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tekee anteeksipyynnöstäsi aidomman ja voi palauttaa suhteen tai korjata ongelman.
Käytä mallia
Jos sinulla on vaikeuksia kirjoittaa tehokasta anteeksipyyntösähköpostia, käytä sellaista, joka on todistettu ja jo kirjoitettu. Mallit on helppo löytää Internetin perushaulla. Ole kuitenkin varovainen tekemässä täydellistä kopiointia ja liittämistä. Ihannetapauksessa sinun tulisi muokata ja mukauttaa mallia varmistaaksesi, että teksti on aito ja luetaan oikein tilanteesi mukaan. Malleja on parasta käyttää oppaana anteeksipyyntösähköpostillesi, ei korvaajiksi.
