El software de base de datos de un sistema informático actúa como un depósito seguro y eficaz para los datos de una organización. El usuario final de una base de datos normalmente nunca ve el software o sus archivos, y puede que no sepa cómo funciona el sistema. Sin embargo, debido a que utiliza el software de aplicación que interactúa con la base de datos, el programador del sistema debe crear la configuración que se ajuste a sus necesidades. El programador analiza los objetivos del sistema con el usuario y los traduce en una configuración de trabajo.
Especificaciones
Un ingeniero enciende su computadora y recupera una lista de piezas para una pieza de maquinaria. No ve la base de datos que almacena la lista de piezas, pero ve sus pantallas e impresiones. Para diseñar el sistema de lista de piezas, un programador se sienta con el ingeniero y averigua qué tipo de información necesita, luego crea la base de datos, las pantallas y los informes a partir de las especificaciones del usuario. Con el tiempo, el programador puede revisar el sistema en respuesta a las solicitudes de los usuarios de funciones nuevas o reconfiguradas.
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Reglas
Los usuarios finales pueden requerir que un sistema de software siga reglas específicas que representen las normas o hagan cumplir las prohibiciones de una empresa, industria o conjunto de leyes. Por ejemplo, un sistema de piezas debe bloquear los elementos que contienen plomo de la implementación en productos diseñados para uso doméstico, o cumplir con una regla que requiera que el peso de una máquina nunca exceda los 200 libras. El programador establece reglas de base de datos que hacen cumplir automáticamente estas restricciones.
Importación y exportación
Los usuarios suelen mantener registros en pequeños archivos de hojas de cálculo, realizar un seguimiento de los proyectos, crear gráficos y realizar otras tareas diarias. Un programador de bases de datos puede configurar una aplicación que permita la exportación personalizada desde el sistema, que los usuarios finales pueden abrir en un programa de hoja de cálculo. En esta situación, un proceso del sistema de base de datos analiza los datos y escribe registros seleccionados en un formato de hoja de cálculo. Para mover datos en la dirección opuesta, el programador establece rutinas de importación de datos que alimentan la base de datos a partir de archivos generados por el usuario.
Calendario
Algunos tipos de software de administración de bases de datos procesan los datos automáticamente en un horario. Este tipo de proceso sensible al tiempo puede ayudar a un gerente que necesita un informe diario que resuma el trabajo del día anterior. Si se ejecuta durante la noche, una rutina programada puede generar esta información. Otros procesos de base de datos programados pueden crear informes o exportar archivos para la semana, el mes o el trimestre. Una vez que los usuarios describen y cuantifican sus necesidades de datos recurrentes, el programador puede configurar los procesos necesarios.
Seguridad
La seguridad de la base de datos debe reflejar las funciones organizativas de los usuarios. Las configuraciones de la aplicación de base de datos brindan la flexibilidad para asegurar que la información llegue solo a aquellas personas con la necesidad y el derecho a verla. Por ejemplo, un ingeniero recibe acceso completo a su base de datos de piezas, pero no puede leer registros de la base de datos de nómina. Por el contrario, un usuario de recursos humanos puede obtener acceso completo a los datos de la nómina, pero carecer de los privilegios necesarios para acceder a la base de datos de piezas.
