Έχουν όμως αυτά τα ψηφιακά δεδομένα διάρκεια ζωής; Πώς διασφαλίζουμε ότι τα πιο πολύτιμα ψηφιακά μας αρχεία διατηρούνται και είναι προσβάσιμα όταν τα χρειαζόμαστε; Τι συμβαίνει με αυτούς όταν δεν μπορούμε πλέον να τους έχουμε πρόσβαση μόνοι μας λόγω ασθένειας ή θανάτου;
Προτεινόμενα βίντεο
Στον φυσικό κόσμο δεν υπάρχει διάκριση μεταξύ αποθήκευσης και συντήρησης. Μπορεί να έχετε στη σοφίτα σας ένα κουτί με παλιές φωτογραφίες ή χαρτιά που ανήκαν στον προπάππου σας και, εφόσον έχουν αποθηκευτεί σε καλές συνθήκες, θα είναι ακόμα ευανάγνωστα σήμερα. Δεν μπορούμε να πούμε το ίδιο για τα ψηφιακά δεδομένα.
«Η διατήρηση αφορά πραγματικά τη μακροπρόθεσμη πρόσβαση», εξηγεί ο Δρ. Micah Altman, Διευθυντής Έρευνας και Επικεφαλής/Επιστήμονας, Πρόγραμμα Επιστήμης της Πληροφορίας για τις Βιβλιοθήκες του MIT, «Πρόκειται για την επικοινωνία με το μέλλον στο κάποιο σημείο."
Η απειλή της απώλειας
«Μια απειλή είναι ότι τα μέσα ενημέρωσης αποτυγχάνουν. Ο σκληρός δίσκος αποτυγχάνει, το DVD αποτυγχάνει ή ο δίσκος δεν μπορεί να διαβαστεί», λέει ο Δρ. Άλτμαν, «Μια άλλη απειλή είναι ότι μπορείτε να δείτε τα bits, αλλά δεν μπορείτε πλέον να πείτε τι σημαίνουν επειδή δεν υπάρχει διαθέσιμο λογισμικό που θα το αποδώσει έγγραφο. Μπορεί να έχετε ένα αρχείο Microsoft Word που γράψατε πριν από 15 χρόνια και να φαίνεται εντάξει, αλλά όταν το ανοίξετε μπορεί να μην μπορείτε να καταλάβετε τι λέει επειδή αυτή η μορφή δεν υποστηρίζεται πλέον.
Τα μέσα που πωλούνται στους καταναλωτές δεν είναι πραγματικά κατασκευασμένα για μακροπρόθεσμη αποθήκευση.
Υποθέτουμε ότι τα ψηφιακά αρχεία θα διαρκέσουν για πάντα, επειδή δεν υποβαθμίζονται, αλλά τα μέσα που τα αποθηκεύουμε μπορούν και το κάνουν.
«Διαφορετικά μέσα έχουν τρομερά ποικίλες ζωές αποθήκευσης», εξηγεί ο Δρ. Άλτμαν, «Είναι δυνατό να αποκτήσετε ένα αρχειακό οπτικό μέσα και γράψτε το με επαγγελματικό τρόπο, έτσι ώστε να περιμένατε να διαρκέσει 100 χρόνια, εάν είναι αποθηκευμένο σωστά θέση. Αλλά η εγγραφή σε άλλα πράγματα όπως ένας τυχαίος σκληρός δίσκος, ένα CD ή μια μονάδα flash και η τοποθέτηση του στο ράφι, και θα μπορούσατε να επιστρέψετε σε τρία χρόνια για να διαπιστώσετε σημαντική υποβάθμιση των δεδομένων."
Μπορείτε να επηρεάσετε δραστικά την πιθανή διάρκεια ζωής αποθηκεύοντας τα πράγματα σωστά. Εάν βάλετε ένα CD στο πίσω μέρος του ντουλαπιού σας όπου είναι σχετικά δροσερό και στεγνό, θα διαρκέσει πολύ περισσότερο από ό, τι αν το αφήσετε στον ήλιο ή κάπου υγρό. Σε λανθασμένες περιβαλλοντικές συνθήκες θα μπορούσε να καταστραφεί μέσα σε ένα χρόνο, ή ακόμα και σε ένα μήνα.
Δεν δημιουργείται όλος ο αποθηκευτικός χώρος ίσος
«Μία από τις προκλήσεις είναι ότι τα μέσα που συνήθως πωλούνται στους καταναλωτές, όπως οι σκληροί δίσκοι Οι υπολογιστές, δεν είναι πραγματικά κατασκευασμένοι για μακροπρόθεσμη αποθήκευση», λέει ο Δρ. Άλτμαν, «δεν είναι πραγματικά έτσι σχεδιασμένο. Έχουν σχεδιαστεί για διάρκεια ζωής ίσως τριών, τεσσάρων ή πέντε ετών.»
Όποιος έχει αντιμετωπίσει μια αποτυχία σκληρού δίσκου το ξέρει πολύ καλά. Υπάρχουν επίσης πολλές διαφορές στην ποιότητα του σκληρού δίσκου και οι δίσκοι κατασκευάζονται σε παρτίδες. Ορισμένες μάρκες και παρτίδες διαρκούν περισσότερο από άλλες.
Το 1.000 Year M-Disc. Η ζωή σου, χαραγμένη στην πέτρα.
Είναι δυνατό να αγοράσετε οπτικούς δίσκους αρχειακής ποιότητας που έχουν σχεδιαστεί για να διαρκούν 100 χρόνια. Η Sony και η Panasonic εργάζονται σε ένα πρότυπο Archival Disc. Υπάρχουν επίσης επιλογές όπως Μ-Δίσκος (Millennial Disc) που ισχυρίζεται ότι διαρκεί έως και 1.000 χρόνια, αλλά, όπως θα περίμενε κανείς, είναι σημαντικά πιο ακριβοί από τους συνηθισμένους δίσκους. Θα χρειαστείτε επίσης το κατάλληλο υλικό για να τα διαβάσετε στο μέλλον και δεν υπάρχει καμία ένδειξη πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να πάρετε στα χέρια σας μια συσκευή αναπαραγωγής DVD σε έναν αιώνα από τώρα.
Κάθε σύννεφο έχει μια ασημένια επένδυση
«Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας σε ξεχωριστό δίσκο, μονάδα flash ή εφεδρική κασέτα — όλα αυτά είναι εντάξει, αλλά θα πρέπει να το κάνετε κάθε μήνα και ενημερώστε το», προτείνει ο Δρ. Άλτμαν, «Ακόμα καλύτερα θα ήταν να χρησιμοποιήσετε ένα εφεδρικό σύστημα αποθήκευσης cloud και να λαμβάνετε αυτόματα πράγματα και να τα ανεβάζετε σε εξωτερικούς διακομιστές. Συνήθως, αυτά δεν είναι σε συστήματα αποθήκευσης εκτός σύνδεσης, είναι διαδικτυακή αποθήκευση, επομένως αναπαράγονται σε πολλαπλούς περιστρεφόμενους δίσκους και μια καλή υπηρεσία αποθήκευσης cloud θα ελέγχει τακτικά τα αντίγραφά τους."
Εάν ακολουθήσετε τη διαδρομή του cloud, τότε μεταφέρετε το βάρος του να μάθετε πώς να διατηρήσετε τα δεδομένα σας στον πάροχο cloud. Επιλέξτε ένα καλό και θα διατηρήσει πολλά αντίγραφα των αρχείων σας σε τεχνολογία που ενημερώνεται συχνά. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και να το ξεχάσετε. Τα αρχεία σας θα είναι ασφαλή σε περίπτωση διάρρηξης ή πυρκαγιάς στο σπίτι σας που μπορεί να εξαλείψει τοπικά αποθηκευμένα δεδομένα.
Θα πρέπει να πληρώσετε ένα τέλος συνδρομής, αλλά αν θέλετε ηρεμία σχετικά με τα δεδομένα σας, τότε μπορεί να θεωρήσετε ότι αξίζει τον κόπο. Μερικές υπηρεσίες που προτείνει ο Δρ. Άλτμαν είναι Backblaze και CrashPlan, επειδή εφαρμόζουν βέλτιστες πρακτικές και είναι διαφανείς σχετικά με αυτό που κάνουν.
Αποτυχίες αποθήκευσης cloud
Δυστυχώς, η αποθήκευση cloud δεν είναι μια αλάνθαστη μέθοδος διατήρησης και εμπιστεύεστε πολύ τον πάροχο που επιλέγετε.
«Θα μπορούσαν να χρεοκοπήσουν», λέει ο Δρ. Άλτμαν, «ή θα μπορούσαν κατά λάθος να στείλουν το μήνυμα της πιστωτικής σας κάρτας που έχει λήξει σε λάθος email και τελικά να ακυρώσετε τον λογαριασμό σας ή κάποιος θα μπορούσε να ισχυριστεί ότι έχετε υλικό που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα και θα μπορούσε να λάβει διαταγή."
Μπορείτε να μειώσετε αυτούς τους κινδύνους διπλασιάζοντας τις υπηρεσίες και χρησιμοποιώντας δύο λύσεις αποθήκευσης cloud, επειδή η πιθανότητα ταυτόχρονων προβλημάτων σε δύο ανεξάρτητες εταιρείες είναι πολύ μικρότερη.
Υπάρχει επίσης το ερώτημα περί απορρήτου που πρέπει να εξετάσετε. Πολλοί πάροχοι αποθήκευσης cloud έχουν πολιτικές απορρήτου που είναι δύσκολο να κατανοηθούν.
«Το απόρρητο είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο μπορεί να θέλετε να διαχειρίζεστε τα πράγματα τοπικά», εξηγεί ο Δρ. Άλτμαν, «Εάν ανησυχούσατε πραγματικά, μπορείτε να επιλέξετε να κρυπτογραφήσετε πράγματα πριν τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε. Αυτός είναι ίσως ένας από τους καλύτερους τρόπους προστασίας αυτών των δεδομένων από πρόσβαση και χρήση από άλλους, αλλά από άποψη διατήρησης — εάν χάσετε το κλειδί κρυπτογράφησης, τότε έχετε χάσει τα δεδομένα."
Τα πράγματα που θέλετε να βεβαιωθείτε ότι μεταβιβάζετε, θα πρέπει να είναι σε τυποποιημένη μορφή.
Ένα άλλο πρόβλημα με τους λογαριασμούς cloud είναι η πρόσβαση. Εάν έχετε ένα ατύχημα, μια σοβαρή ασθένεια ή ανακατεύετε αυτό το θανάσιμο πηνίο, πώς θα αποκτήσει η οικογένειά σας πρόσβαση στους λογαριασμούς σας στο cloud; Πόσο καιρό πριν διαγραφεί ο λογαριασμός σας; Νομικά, μπορεί να αποδειχθεί δύσκολο για τα μέλη της οικογένειας να το χειριστούν αυτό σε μια ήδη πολύ δύσκολη στιγμή.
«Το να έχετε κάποιο σχέδιο για το τι συμβαίνει στους λογαριασμούς σας όταν δεν είστε σε θέση να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτούς είναι πολύ σημαντικό σε αυτόν τον ψηφιακό κόσμο που ζούμε τώρα», προτείνει ο Δρ Άλτμαν.
Ίσως θέλετε να μοιραστείτε τον διαχειριστή κωδικών πρόσβασης με κάποιον και να φροντίσετε για τα ψηφιακά σας αρχεία στη διαθήκη σας.
Οι μορφές έχουν επίσης σημασία
«Ακόμα κι αν τοποθετήσετε τα πράγματά σας στο Google και στο Amazon και δώσετε ένα αντίγραφο του φύλακα του κωδικού πρόσβασής σας στα παιδιά σας ή στον δικηγόρο σας, ορισμένα από αυτά τα αρχεία θα είναι δύσκολο να διαβαστεί και να γίνει κατανοητό αργότερα», εξηγεί ο Δρ Άλτμαν, «Μπορεί να σκεφτείτε, για πράγματα που πραγματικά θέλετε να βεβαιωθείτε ότι θα μεταβιβάσετε, να κάνετε κάποια τυποποιημένα αντίγραφα. Πράγματα που είναι ορατά απευθείας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού χωρίς πρόσθετα, όπως ένα αρχείο JPEG. Μπορεί να μην είναι η καλύτερη ποιότητα εικόνας, αλλά πιθανότατα θα είναι εύκολο να αποδοθούν βάσει ανοιχτών προτύπων."
Δύο ακόμη μορφές που προτείνει είναι το TIF και το PDF-A. Μπορείτε να βρείτε μια πραγματικά λεπτομερή λίστα προδιαγραφών προτεινόμενης μορφής για τη διατήρηση δεδομένων στο Ιστοσελίδα της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου.
"Ένας εμπειρικός κανόνας θα ήταν κάτι που εμφανίζατε σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού χωρίς να συνδεθείτε στο Διαδίκτυο ή να εγκαταστήσετε ένα επιπλέον πρόσθετο, είναι πιθανό να είναι ευανάγνωστο για μεγάλο χρονικό διάστημα", λέει ο Δρ Άλτμαν.
Η τελευταία λέξη
Δεν υπάρχει οριστική απάντηση για το πώς να διασφαλίσετε ότι τα ψηφιακά σας αρχεία θα διαρκέσουν για πάντα, αλλά μπορείτε να αντισταθμίσετε τα στοιχήματά σας και να καταλήξετε σε μια πολύπλευρη στρατηγική για να δώσετε στα δεδομένα σας τη μεγαλύτερη πιθανότητα επιβίωσης.
«Θα συνιστούσα να αφιερώσετε λίγο χρόνο στην έρευνα για υπηρεσίες αποθήκευσης cloud. Επιλέξτε δύο που είναι ανεξάρτητα. Έχετε διαχειριστή κωδικών πρόσβασης ή διαχειριστή λογαριασμού. Έχετε ένα σχέδιο για το ποιος θα χειριστεί τα ψηφιακά σας στοιχεία σε περίπτωση που σας συμβεί κάτι, είτε είναι ο γιος ή η κόρη σας, είτε ο δικηγόρος σας, αλλά έχετε ένα ρητό σχέδιο διαδοχής», λέει Δρ Altman, «Τα λίγα πράγματα που είναι πολύ σημαντικά, που ξέρεις ότι θέλεις να διατηρήσεις, βάλε τα σε ψηφιακή μορφή όπως TIF ή GIF ή PDF-A, ώστε να είναι πιο ανθεκτικά από το μέσο όρο αρχείο. Δημιουργήστε πολλά αντίγραφα και μοιραστείτε τα με άτομα που εμπιστεύεστε."
