Χρήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επιχειρήσεις

Το email είναι ένα από τα πιο πανταχού παρόντα εργαλεία επιχειρηματικής επικοινωνίας τα τελευταία χρόνια. Οι χρήσεις του email στις επιχειρήσεις περιλαμβάνουν την επικοινωνία με συναδέλφους και πελάτες, τον προγραμματισμό συναντήσεων, την αποστολή αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων και την κοινή χρήση ενημερωτικών δελτίων με πελάτες παλιούς και νέους. Ένα από τα πλεονεκτήματα του email στην επαγγελματική επικοινωνία είναι ότι είναι τόσο διαδεδομένο που όλοι υποθέτουν ότι όποιος έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει email. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει επίσης χρησιμοποιηθεί από ορισμένους απατεώνες και χάκερ τα τελευταία χρόνια, επομένως είναι σημαντικό να είστε προσεκτικοί για δόλια μηνύματα.

Ένας σημαντικός ρόλος του email στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι η σύνδεση ατόμων στην ίδια εταιρεία ή οργανισμό. Τα email χρησιμοποιούνται πολύ συχνά για την υποβολή ερωτήσεων στους συναδέλφους

Πολλά γραφεία έχουν διάφορα εσωτερικές λίστες αλληλογραφίας στην οποία οι άνθρωποι μπορούν να στείλουν μηνύματα για να τους οδηγήσουν σε μια συγκεκριμένη μονάδα της εταιρείας, είτε πρόκειται για όλους που εργάζονται στον άνθρωπο πόροι που μπορεί να χρειαστεί να δουν μια ενημέρωση πολιτικής διακοπών ή όλοι όσοι εργάζονται σε έναν συγκεκριμένο όροφο και θα πρέπει να γνωρίζουν ότι είναι συνάδελφος γενέθλια. Το email χρησιμοποιείται επίσης συχνά με ενσωματωμένα εργαλεία ημερολογίου από παρόχους όπως η Microsoft και η Google μέχρι τον προγραμματισμό συσκέψεων και άλλων εκδηλώσεων.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ συνημμένα χρησιμοποιούνται συνήθως ως τρόπος κοινής χρήσης αρχείων, από έγγραφα του Microsoft Word έως δείγματα διαφημιστικού υλικού όπως λογότυπα ή κουδουνίσματα.

Ο κόσμος ελέγχει όλο και περισσότερο email της εταιρείας σε προσωπικές συσκευές όπως smartphone, το οποίο τους δίνει τη δυνατότητα να παραμένουν σε επαφή με συναδέλφους εκτός γραφείου. Αυτό μπορεί να είναι τόσο θετικό όσο και αρνητικό: Οι άνθρωποι μπορούν πιο εύκολα να εργάζονται από το σπίτι ή να κάνουν check-in γρήγορα κατά τη διάρκεια μιας πρωινής μετακίνησης, αλλά μπορεί επίσης να έχουν λιγότερες πραγματικές ώρες εκτός λειτουργίας όταν δεν βρίσκονται στο γραφείο.

Ο ζωτικός ρόλος του email στην επαγγελματική επικοινωνία δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι έχουν εξελιχθεί επίσημοι και άτυποι κανόνες εθιμοτυπίας γύρω από το email.

Οι άνθρωποι γενικά προσπαθούν να απευθύνονται στα email με ένα κάποιου βαθμού επαγγελματισμού, φροντίζοντας να έχετε μια σαφή και συνοπτική γραμμή θέματος Αυτό καθιστά εύκολο τον εντοπισμό των email στα εισερχόμενα και δίνοντας τουλάχιστον λίγη προσοχή γραμματική, ορθογραφία και κεφαλαία. Οι περισσότεροι προσπαθούν αποφύγετε να κάνετε κάθε είδους άχρωμα σχόλια σε email εταιρειών, συμπεριλαμβανομένων αστείων με αμφισβητήσιμη γεύση, αναφορές στην πολιτική και τη θρησκεία ή τυχόν τρυπήματα στους εργοδότες τους.

Μερικοί άνθρωποι προσπαθούν επίσης να φαίνονται χαρούμενοι στα email της εταιρείας, καθώς είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ο τόνος κοιτάζοντας αποκλειστικά ένα γραπτό μήνυμα. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση θαυμαστικών ή emoji, αν και η υπέρβαση μπορεί να φαίνεται αντιεπαγγελματική. Γενικά, θα το θέλεις ακολουθήστε το παράδειγμα άλλων στον οργανισμό σας όταν πρόκειται για τον τρόπο σύνταξης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους ή πελάτες.

Πολλοί οργανισμοί έχουν τις δικές τους πολιτικές σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως η απαίτηση να προσαρτάται μια συγκεκριμένη μορφή υπογραφής σε κάθε εξερχόμενο email. Ορισμένοι χώροι εργασίας έχουν πολιτικές σχετικά με το πότε, αν ποτέ, το εταιρικό email μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προσωπικούς λόγους. Πολλοί έχουν επίσης πολιτικές σχετικά με το πότε τα email πρέπει να διατηρούνται ή να διαγράφονται για λόγους ασφαλείας.

Η λήψη αυτοματοποιημένων μηνυμάτων email από οργανισμούς με τους οποίους συνεργάζεστε έχει γίνει συνηθισμένη. Τα ηλεκτρονικά καταστήματα αγορών στέλνουν ειδοποιήσεις για πωλήσεις, επιβεβαιώσεις αγορών και ενημερώσεις σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα αποστολής. Οι εφημερίδες και άλλοι οργανισμοί μέσων ενημέρωσης στέλνουν αυτοματοποιημένα email με τίτλους και ενημερώσεις ιστορίας.

Υπάρχει μια ποικιλία εταιρειών που μπορούν να στέλνουν αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των email μάρκετινγκ και εκείνων που ενεργοποιούνται από μια αγορά, που μερικές φορές ονομάζονται ηλεκτρονικά μηνύματα συναλλαγών. Ορισμένοι νόμοι διέπουν πότε οι εταιρείες μπορούν να αποθηκεύουν τις διευθύνσεις email των ατόμων, πότε απαιτείται να επιτρέπουν στους χρήστες να εξαιρεθούν από τα email και πότε μπορούν να στέλνουν μηνύματα μάρκετινγκ. Βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με τους κανόνες στη δικαιοδοσία σας και, ενδεχομένως, σε μέρη όπου εργάζονται ή κατοικούν άτομα στα οποία στέλνετε email.

Ορισμένοι εμπορικοί πάροχοι email μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις εξαιρέσεις, τις λίστες συνδρομών και άλλες πληροφορίες. Ψωνίστε για να βρείτε αυτό που καλύπτει τις ανάγκες σας σε τιμή που σας αρέσει.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ενημερωτικά δελτία έχουν γίνει ολοένα και πιο δημοφιλή τα τελευταία χρόνια. Ορισμένες επιχειρήσεις τα χρησιμοποιούν για να προσεγγίσουν πελάτες και να τους ενημερώσουν για πωλήσεις, νέα προϊόντα ή υπάρχουσες υπηρεσίες. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση καθαρισμού πισίνας μπορεί να στείλει ένα ενημερωτικό δελτίο υπενθυμίζοντας στους ανθρώπους τις υπηρεσίες της όπως το καλοκαίρι προσεγγίσεις ή ένα στούντιο podcast μπορεί να στείλει ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανακοινώνοντας μια νέα σειρά ή μια νέα σεζόν μιας υπάρχουσας προβολή.

Σε άλλες περιπτώσεις, το ίδιο το ενημερωτικό δελτίο είναι το προϊόν. Ορισμένοι οργανισμοί μέσων ενημέρωσης και άλλες ομάδες είχαν επιτυχία με ενημερωτικά δελτία επί πληρωμή που περιέχουν πληροφορίες που δεν είναι διαθέσιμες πουθενά αλλού. Κάποια από αυτά δημιουργούνται με εξειδικευμένες πλατφόρμες ή μέσω εργαλείων crowdfunding όπως το Patreon.

Όπως και με άλλα εμπορικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν στέλνετε ένα ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ρητή συγκατάθεση από άτομα στα οποία στέλνετε μηνύματα και ότι έχουν ένας εύκολος τρόπος διαγραφής. Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα να εγγραφούν για ένα ενημερωτικό δελτίο όταν επισκέπτονται τον ιστότοπό σας ή όταν ολοκληρώνουν μια συναλλαγή, για παράδειγμα. Φυσικά, εάν προσφέρετε ενημερωτικό δελτίο επί πληρωμή, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες έχουν έναν εύκολο τρόπο να ακυρώσουν τις συνδρομές τους και να σταματήσουν να χρεώνονται.

Απάτη μέσω email, συχνά γνωστή ως phishing, επικρατεί τα τελευταία χρόνια. Οι απατεώνες στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα που υποδύονται αξιόπιστα ιδρύματα ή ακόμη και μεμονωμένους συναδέλφους, που επιδιώκουν να εξαπατήσουν τους παραλήπτες να στείλουν χρήματα ή να παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες, όπως ονόματα χρήστη και κωδικούς πρόσβασης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται μαζικά σε τεράστιους αριθμούς παραληπτών, αλλά σε άλλες περιπτώσεις στοχεύουν ειδικά σε συγκεκριμένους παραλήπτες.

Το κακόβουλο λογισμικό μερικές φορές διανέμεται μέσω email, συνήθως μέσω συνημμένων ή συνδέσμων σε σκιερούς ιστότοπους που περιλαμβάνονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, εάν ανοίξει το ύποπτο αρχείο, θα μολύνει τον υπολογιστή του παραλήπτη και θα χρησιμοποιήσει το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του για να στείλει περισσότερα αντίγραφά του στις επαφές του αρχικού παραλήπτη.

Για να αποφύγετε να πέσετε θύματα απάτης μέσω email, ρίξτε μια προσεκτική ματιά στις διευθύνσεις από τις οποίες προέρχονται τα μηνύματα και βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν πραγματικά με τα άτομα ή τα ιδρύματα από τα οποία ισχυρίζονται ότι προέρχονται. Ελέγξτε ότι τυχόν σύνδεσμοι στο email πηγαίνουν στους ιστότοπους στους οποίους ισχυρίζονται ότι συνδέονται. Εάν λάβετε ένα απροσδόκητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο, βεβαιωθείτε ότι είναι όντως από το άτομο από το οποίο ισχυρίζεται ότι είναι, ακόμα κι αν χρειαστεί να καλέσετε ή να στείλετε μήνυμα με άλλο τρόπο σε αυτό το άτομο για επιβεβαίωση της ταυτότητάς του.

Πολλές εταιρείες έχουν λογισμικό προστασίας από ιούς για να σαρώσετε εισερχόμενα και εξερχόμενα email για κακόβουλο λογισμικό, αλλά είναι καλό να είστε προσεκτικοί για να αποφύγετε απάτες.

Σε ορισμένα γραφεία, το email γίνεται όλο και περισσότερο αντικαταστάθηκε από λογισμικό άμεσων μηνυμάτων, όπως το Microsoft Teams ή το Slack. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων και λογισμικό κοινωνικής δικτύωσης για να μιλήσουν με πελάτες, συχνά μέσω αυτοματοποιημένων θυρίδων συνομιλίας ή συνδέσμων που τοποθετούνται σε ιστότοπους της εταιρείας.

Αυτές οι πλατφόρμες πραγματικού χρόνου μπορεί συχνά να είναι πιο γρήγορες και πιο βολικές από τη χρήση email. Πολλοί επίσης διευκολύνουν την κοινή χρήση αρχείων ή ακόμη και τη ρύθμιση συνεδριών φωνητικής και βιντεοδιάσκεψης, κάτι που δεν μπορεί να γίνει απευθείας μέσω email.

Ωστόσο, είναι απίθανο αυτές οι πλατφόρμες να αντικαταστήσουν πλήρως το email σύντομα.