Το αιτιολογημένο κείμενο χρησιμοποιείται συνήθως σε άρθρα εφημερίδων.
Επιβάλετε μια σκληρή επιστροφή όταν τελειώνετε μια παράγραφο. Η σκληρή επιστροφή επιτυγχάνεται πατώντας το κουμπί "Enter" στο πληκτρολόγιό σας. Εάν, ωστόσο, επιλέξετε μια "απαλή επιστροφή", το πρόγραμμα δεν θα αναγνωρίσει τη γραμμή ως το τέλος μιας παραγράφου και θα αιτιολογήσει το κείμενο. Μια μαλακή επιστροφή περιλαμβάνει το πάτημα "Shift + Enter". Χρησιμοποιείται κυρίως ως εργαλείο μορφοποίησης κατά τη σύνταξη εγγράφων με σύντομες γραμμές, όπως η ποίηση.
Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αναγκαστική επιστροφή κατά τη σύνταξη του εγγράφου, μεταβείτε στο τέλος της παραγράφου και πατήστε "Enter" στο πληκτρολόγιό σας. Αυτό θα δημιουργήσει ένα περιττό κενό μεταξύ των παραγράφων, αλλά θα διορθώσει το ζήτημα της αιτιολόγησης σε όλες τις περιπτώσεις όπου χρησιμοποιήθηκε soft επιστροφή αντί για σκληρή επιστροφή.
Συμπληρώστε με μη αυτόματο ή αυτόματα παύλα τις λέξεις, όπως χρειάζεται, για να διατηρήσετε την απόσταση των χαρακτήρων και των λέξεων στο ελάχιστο. Στο Microsoft Word, οι χρήστες μπορούν να πληκτρολογήσουν αυτόματα έγγραφα αλλάζοντας τις επιλογές μέσα στο πρόγραμμα. Η θέση της επιλογής αυτόματου συλλαβισμού ποικίλλει ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε. Στις εκδόσεις του Microsoft Word 2007 και 2010, βρίσκεται κάνοντας κλικ στη Διάταξη σελίδας και αναζητώντας τις επιλογές Διαμόρφωση σελίδας. Στο Microsoft Word 2003, βρίσκεται στο μενού "Εργαλεία" στην περιοχή "Γλώσσα".
Ο αυτόματος συλλαβισμός είναι επίσης διαθέσιμος σε προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Word και του Word Perfect. Ανατρέξτε στο μενού Βοήθεια στο πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε, εάν χρειάζεστε βοήθεια είτε με αυτόματο είτε με μη αυτόματο συλλαβισμό.
Προσαρμόστε τις επιλογές συμβατότητας στο Microsoft Word κάνοντας κλικ στα "Εργαλεία", "Επιλογές" και "Συμβατότητα". Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Κάντε πλήρη αιτιολόγηση όπως το WordPerfect 6.x για Windows" για να μειώσετε το διάστημα μεταξύ των λέξεων σε ένα δικαιολογημένο έγγραφο. Αυτή η επιλογή αντιμετωπίζει μια βασική διαφορά μεταξύ του Word και του Word Perfect -- ενώ το Word επεκτείνει το διάστημα μεταξύ των λέξεων όταν δικαιολογεί κείμενο, το WordPerfect το συμπιέζει.
