Πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση πληρωμών

Τα υπολογιστικά φύλλα είναι εξαιρετικά εργαλεία για τον υπολογισμό πληρωμών, εξόδων, εσόδων και κερδών. Η δυνατότητα διατήρησης ενός απλού υπολογιστικού φύλλου ή πλήρους προσαρμογής ενός υπολογιστικού φύλλου με τύπους και αυτόματους υπολογισμούς καθιστά το υπολογιστικό φύλλο ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται συνήθως στις επιχειρήσεις. Το Excel είναι η τυπική εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων, αλλά υπάρχουν τα Φύλλα Google και άλλα παρόμοια υποκατάστατα. Ένα υπολογιστικό φύλλο μόνο για πληρωμές είναι σχετικά απλό στη δημιουργία, αλλά τα υπάρχοντα πρότυπα υπάρχουν εξαρχής.

Ο ευκολότερος και συχνά πιο αποτελεσματικός τρόπος παρακολούθησης πληρωμών σε υπολογιστικό φύλλο είναι μέσω ενός υπάρχοντος προτύπου. Πολλά πρότυπα παρακολούθησης πληρωμών είναι διαθέσιμα δωρεάν ή με μικρή χρέωση και είναι εξαιρετικοί πόροι για την παρακολούθηση εξερχόμενων και εισερχόμενων πληρωμών χρησιμοποιώντας τύπους που είναι αποδεδειγμένα και εξοικειωμένοι επιχείρηση. Μια απλή αναζήτηση στο Διαδίκτυο αποφέρει πληθώρα αποτελεσμάτων για υπάρχοντα πρότυπα. Μερικά από αυτά τα πρότυπα προορίζονται για χρήση χωρίς χειρισμούς, αλλά πολλά έχουν ρυθμιστεί για προσαρμογή με το λογότυπο της εταιρείας σας και τα προσαρμοσμένα πεδία που κάνουν τη φόρμα να φαίνεται και να αισθάνεται μοναδική.

Η πιο κοινή χρήση υπολογιστικού φύλλου πληρωμών είναι για την παρακολούθηση εξερχόμενων πληρωμών ή λογαριασμών. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις εισερχόμενες πληρωμές για τη χρέωσή σας. Είναι δυνατό να το κάνετε αυτό σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο, αλλά πολλά άτομα και επιχειρήσεις χωρίζουν τα δύο σε ξεχωριστά φύλλα. Αυτό σας αφήνει τα τελικά στοιχεία για τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν και τις πληρωμές που λαμβάνονται κάθε μήνα.

Για να δημιουργήσετε το υπολογιστικό φύλλο, ξεκινήστε με τις στήλες. Επισημάνετε την πρώτη στήλη "Τύπος πληρωμής", η δεύτερη στήλη "Ημερομηνία λήξης", η τρίτη στήλη "Ποσό", η τέταρτη στήλη "Καταθέσεις" και το τελική στήλη "Υπόλοιπο." Κάτω από την πρώτη στήλη, καταχωρίστε όλες τις οφειλόμενες πληρωμές σας και συμπληρώστε τις υπόλοιπες πληροφορίες στις υπόλοιπες στήλες. Τώρα, έχετε προγραμματίσει όλες τις πληρωμές σας και τα ποσά που αναφέρονται.

Στη στήλη "Υπόλοιπο", εκτελέστε έναν τύπο υπολοίπου, έτσι ώστε κάθε επόμενη πληρωμή να αφαιρείται από το σύνολο. Μπορείτε να το κάνετε με μη αυτόματο τρόπο εάν ο αριθμός των πληρωμών είναι χαμηλός ή μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία με έναν τύπο. Στην πρώτη σειρά της τελικής στήλης, που είναι η στήλη E, πληκτρολογήστε "sum=(D2,-C2)", που είναι το ποσό λογαριασμού που αφαιρείται από τη στήλη Κατάθεση, η οποία μεταφέρει το υπόλοιπο στην τελική στήλη.

Διατίθενται πιο ισχυρές επιλογές για επιχειρήσεις που θέλουν να παρακολουθούν τις εξερχόμενες πληρωμές, τις επαναλαμβανόμενες πληρωμές, τις εισερχόμενες πληρωμές και άλλα έξοδα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για να παρακολουθείτε κάθε σημαντική συναλλαγή σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο. Εξαρτάται τελικά από τις ανάγκες σας και από πόσα στοιχεία ενός επιχειρηματικού ή προσωπικού προϋπολογισμού θέλετε να παρακολουθήσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Ένα απλό υπολογιστικό φύλλο πληρωμών είναι ιδανικό για μηνιαίους λογαριασμούς και ένα πρόγραμμα παρακολούθησης πληρωμών πελάτη στο Excel λειτουργεί για επαγγελματική παρακολούθηση πληρωμών.