Ο κανόνας του 7x7 στο PowerPoint

Οι αποτελεσματικές παρουσιάσεις PowerPoint μπορούν να σας κάνουν πιο αποτελεσματικό ομιλητή. Οι κακοσχεδιασμένες διαφάνειες μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την ικανότητά σας να επικοινωνείτε με το κοινό σας. Στην ιδανική περίπτωση, οι διαφάνειες θα πρέπει να είναι ενδείξεις που καθοδηγούν εσάς και το κοινό σας σε μια παρουσίαση. Ωστόσο, συχνά απλώς αναπαράγουν την ίδια την παρουσίαση. Ο κανόνας 7x7 σας βοηθά να αποφύγετε αυτό, ενθαρρύνοντάς σας να περιορίσετε κάθε διαφάνεια σε επτά γραμμές κειμένου, καθεμία από τις οποίες περιέχει το πολύ επτά λέξεις. Οι εναλλακτικές οδηγίες χρησιμοποιούν τους κανόνες 6x6 και 5x5.

Το πρώτο μέρος του κανόνα 7x7 περιορίζει τον αριθμό των γραμμών κειμένου ή κουκκίδων σε μια διαφάνεια του PowerPoint το πολύ σε επτά, χωρίς να περιλαμβάνει τον τίτλο. Σε οποιαδήποτε διαφάνεια, αυτές οι επτά γραμμές θα πρέπει να επικεντρώνονται στα βασικά στοιχεία της παρουσίασής σας, δίνοντας στο κοινό σας μια στιγμιότυπο προβολής των πληροφοριών που θα παρουσιάσετε. Είναι καλό να έχετε λιγότερες από επτά γραμμές ή κουκκίδες -- μην κάνετε αριθμούς για να ταιριάζουν με τον κανόνα -- το θέμα εδώ είναι να συνοψίσετε όσο πιο συνοπτικά μπορείτε.

Σύμφωνα με τον κανόνα 7x7, κάθε μία από τις επτά γραμμές ή κουκκίδες σας δεν πρέπει να έχει περισσότερες από επτά λέξεις. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε πλήρεις προτάσεις και μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση αντωνυμιών, συνδετικών λέξεων και προθέσεων. Για παράδειγμα, αντί να γράψετε "Η ομάδα πωλήσεων καταναλωτών πέτυχε πωλήσεις ρεκόρ στις σειρές οικιακών προϊόντων μας", θα μπορούσατε απλώς να γράψετε «Ρεκόρ πωλήσεων οικιακών προϊόντων». Ο στόχος σας εδώ είναι να παρέχετε ενδείξεις λέξεων-κλειδιών στη διαφάνεια και στη συνέχεια να δώσετε τις υπόλοιπες πληροφορίες προφορικά.

Ο κανόνας 7x7 διατηρεί την εστίαση του κοινού σε εσάς και όχι στις διαφάνειές σας, βοηθώντας σας να κρατήσετε την προσοχή του. Εάν χρησιμοποιείτε απλώς PowerPoints για να αναπαράγετε το περιεχόμενό σας, το κοινό σας μπορεί να υποθέσει ότι ξέρει τι πρόκειται να πείτε προτού το πείτε, αφήνοντας τους ανθρώπους χωρίς κίνητρο να σας ακούσουν. Ο κανόνας σάς υποχρεώνει επίσης να αναλύσετε την παρουσίασή σας για να βρείτε και να συνοψίσετε τις βασικές έννοιές της, κάτι που είναι χρήσιμο όταν σχεδιάζετε τη δομή του περιεχομένου σας και εξασκείτε την παράδοσή σας.

Η ακρόαση ενός ομιλητή που επαναφέρει πληροφορίες λέξη προς λέξη από διαφάνειες δεν απασχολεί το κοινό και οι άνθρωποι μπορεί να πιστεύουν ότι η εκδήλωση είναι χάσιμο του χρόνου τους. Εάν χρησιμοποιείτε τον κανόνα 7x7, είναι πιο πιθανό να έχουν θετική αντίληψη για την παρουσίασή σας και να διατηρήσουν τις πληροφορίες που τους δίνετε. Εάν πρέπει να σας ακούσουν ενεργά να μιλάτε, είναι πιο πιθανό να θυμούνται τι λέτε και μπορεί επίσης να κρατούν σημειώσεις ως πρόσθετο βοήθημα μνήμης. Ο περιορισμός του κειμένου της διαφάνειας έχει επίσης πλεονεκτήματα αναγνωσιμότητας. Εάν χρησιμοποιείτε πάρα πολύ κείμενο, το μέγεθος της γραμματοσειράς σας μπορεί να είναι πολύ μικρό για να το διαβάσει το κοινό άνετα ή, σε ακραίες περιπτώσεις, να το διαβάσει καθόλου.