Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση στο Excel

Το Microsoft Office παρέχει μια δυνατότητα που ονομάζεται Αυτόματη αποθήκευση για να σας βοηθήσει να αποφύγετε την καταστροφή της απώλειας εργασίας επειδή ο υπολογιστής σας κατέρρευσε ή επειδή ξεχάσατε να τον αποθηκεύσετε πριν κλείσετε την εφαρμογή. Διατίθεται μόνο σε Office 365, η συνδρομητική έκδοση της σουίτας λογισμικού που περιλαμβάνει πρόσβαση σε Excel, Word και PowerPoint. Εάν διαθέτετε παλαιότερη έκδοση του Office, η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάκτηση δεδομένων όταν δεν αποθηκεύεται ένα έγγραφο του Excel.

Όταν η δυνατότητα Αυτόματης αποθήκευσης είναι ενεργοποιημένη στις εφαρμογές του Office 365, το τρέχον αρχείο θα αποθηκεύεται αυτόματα στο παρασκήνιο κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Για αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο Microsoft Cloud στο OneDrive ή στο SharePoint Online, η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Εάν η Αυτόματη Αποθήκευση είναι γκριζαρισμένη, πιθανότατα οφείλεται στο ότι το αρχείο αποθηκεύεται σε κάποια άλλη θέση αντί για το cloud, όπως σε διακομιστή αρχείων ή σε τοπικό κατάλογο όπως Έγγραφα σε επιτραπέζιο υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή.

Εάν είστε συνδρομητής του Office 365 και έχετε εγκατεστημένη την πιο πρόσφατη έκδοση του Excel, μπορείτε να δείτε εάν η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη ελέγχοντας την επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της εφαρμογής. ο Εναλλαγή αυτόματης αποθήκευσης θα εμφανίζεται ως οποιοδήποτε Επί ή Μακριά από. Για να κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο χωρίς να τις αποθηκεύσετε αυτόματα, απλώς μετακινήστε το διακόπτη στο Μακριά από θέση. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Σώσει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που σας βολεύει.

Στο Office 2016 και σε προηγούμενες εκδόσεις που δεν υποστηρίζουν την αυτόματη αποθήκευση, το Αυτόματη Ανάκτηση Η δυνατότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάκτηση ενός αρχείου Excel μετά τον τερματισμό της εφαρμογής πριν αποθηκευτεί το τρέχον αρχείο. Όταν οι εφαρμογές του Office εντοπίζουν ότι έχει συμβεί σφάλμα, το Ανάκτηση εγγράφων ο διάλογος εμφανίζεται την επόμενη φορά που θα ξεκινήσει η εφαρμογή. Ο διάλογος σάς επιτρέπει να επιλέξετε να αποθηκεύσετε ή να απορρίψετε αρχεία ανάκτησης που περιέχουν μη αποθηκευμένα δεδομένα. Η ημερομηνία και η ώρα δημιουργίας του αρχείου ανάκτησης εμφανίζονται δίπλα στο όνομα του αρχείου για να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν θέλετε να το ανακτήσετε. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε οποιοδήποτε αρχείο στη λίστα και να το ελέγξετε πριν το αποθηκεύσετε.

Ο όγκος των δεδομένων που μπορούν να ανακτηθούν από ένα αρχείο μέσω της Αυτόματης Ανάκτησης εξαρτάται από το πόσο συχνά αποθηκεύονται οι πληροφορίες. Μπορείτε να ελέγξετε αυτήν και άλλες ρυθμίσεις AutoRecover από το Επιλογές μενού στο Αρχεία αυτί. Κάτω από Σώσει, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την αυτόματη ανάκτηση αρχείου και να καθορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει να αποθηκεύονται οι πληροφορίες ανάκτησης. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν η τελευταία αυτόματη αποθηκευμένη έκδοση θα αποθηκευτεί αφού κλείσετε το Excel και πού θα αποθηκευτεί το αρχείο ανάκτησης.

Εάν δεν θέλετε να χάσετε πολλή δουλειά λόγω σφάλματος εφαρμογής, θα πρέπει να ορίσετε το διάστημα λεπτών για την αποθήκευση δεδομένων αρχείου σε χαμηλή τιμή, όπως πέντε ή 10. Ωστόσο, υπάρχει αντιστάθμιση απόδοσης, καθώς η εφαρμογή ενδέχεται να σταματήσει για λίγο ενώ αποθηκεύεται το αρχείο. Εάν η απόδοση είναι πιο σημαντική από την αποθήκευση δεδομένων, ορίστε το διάστημα σε 20 λεπτά ή περισσότερο.

Μερικοί άνθρωποι δημιουργούν ένα νέο αρχείο Excel ή Word που είναι παρόμοιο με ένα υπάρχον αρχείο ανοίγοντας το υπάρχον αρχείο, αλλάζοντας το και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας Αποθήκευση ως για να το αποθηκεύσετε με διαφορετικό όνομα από το αρχικό. Ένα πρόβλημα προκύπτει όταν ενεργοποιείτε την Αυτόματη αποθήκευση. Αλλαγές που έγιναν πριν από τη χρήση Αποθήκευση ως θα αποθηκευτεί αυτόματα στο αρχικό αρχείο, κάτι που μπορεί να μην είναι η πρόθεσή σας. Η Microsoft αναγνωρίζει αυτό το πρόβλημα και έχει αντικαταστήσει το Αποθήκευση ως εντολή με Αποθήκευση αντιγράφου σε εφαρμογές του Office 365. Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εντολή για να δημιουργήσετε ένα παρόμοιο αρχείο προτού κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο πρωτότυπο, προκειμένου να παρακάμψετε το ζήτημα της Αυτόματης αποθήκευσης.