Sådan gemmer du Word-dokumenter uden markeringer

Microsoft Word-gennemgangstilstanden – almindeligvis omtalt af dens mest populære funktion, "Spor ændringer" – giver brugerne mulighed for at dele og samarbejde om dokumenter. Aktivering af funktionen får Word til at notere enhver redigering, der er foretaget i dokumentet fra det tidspunkt og frem, og giver dig mulighed for at efterlade kommentarer til andre brugere, der ser dokumentet. Men selvom det kan være en fordel at spore ændringer i Word, kan det være pinligt eller endda katastrofalt at sende et Word-dokument til en klient, klasseinstruktør eller kollega, kun for at få at vide, at alle markeringer og kommentarer er synlige, når du åbner dokument. Du kan forhindre dette i at ske ved at deaktivere spor ændringer i Word, men du skal forstå, at Word muligvis stadig sporer ændringer, selv når du ikke kan se dem.

De fleste af de brugere, der ved et uheld ender med at sende dokumenter, der stadig viser opmærkning, gør det af en simpel grund; at skjule sporede ændringer fra visning fjerner ikke disse ændringer fra dokumentet. Microsoft Word giver brugerne mulighed for at skjule og afsløre dokumentnoter fra fanen "Review" som ønsket for at fremskynde op i programmet og minimer de distraktioner, der kan komme med hver redigering og ny sætning logget. Dette opnås via rullemenuerne på fanen Gennemse til højre for knappen "Spor ændringer". Selv når programmet ikke viser ændringer, når de opstår, hvis funktionen er blevet aktiveret, sporer og logger Word dem stadig på dokumentet. Du kan gemme et dokument med ændringer skjult fra din visning, men de vises stadig for andre brugere, medmindre du sletter dem korrekt.

Mens det plejede at være kompliceret at gemme et Word-dokument uden markup, gør 2016 Microsoft Office-pakken processen enkel. Klik på fanen "Gennemse" i menuen over dokumentet for at starte processen, og vælg knappen "Spor ændringer" i menuen Gennemse tilstand for at deaktivere sporing. Hvis du ikke kan se en log over ændringerne i dokumentet, skal du klikke på den øverste rullemenu til højre for knappen Spor ændringer. Der skal stå "No Markup", hvis ingen ændringer er synlige. Vælg "All Markup" for at afsløre eventuelle ændringer, der er logget for dokumentet. Dette viser også kommentarerne til dokumentet, hvis der findes nogen. Se til vinduet i højre side af skærmen. Du skal løse eller afvise hver af ændringerne eller kommentarerne for at afvise dem. Hvis du vil gøre det hurtigt, skal du vælge rullemenuerne under knapperne "Accepter" eller "Afvis" i ruden Ændringer, samt knappen "Slet" i kommentarfeltet. Hvis du klikker på muligheden for at acceptere, afvise eller slette alle ændringer eller kommentarer, bliver det meget hurtigere at løse ændringer.

Når du har løst ændringer og slettet eventuelle kommentarer, skal du gemme dit dokument og åbne det igen i Word. Hvis der stadig findes nogen sporede ændringer, viser Word markup-noterne, når dokumentet indlæses - så du kan finde og løse eller slette dem efter behov. Du kan også bruge Words Document Inspector-funktion til at gennemgå dokumentet som helhed, for at slette evt oplysninger, du måske ikke ønsker at dele, såsom personlige oplysninger, der er indtastet i dokumentet eller skjulte tekst. Dette kan tilgås ved at klikke på "Filer" fra menuen øverst i Word-vinduet og vælge "Info" efterfulgt af "Sjeg for problemer" og til sidst "Inspicer dokument".