Den bedste måde at gemme e-mails fra Outlook

Mens du bruger Microsoft Outlook til din e-mail-konto, vil du gerne sikre dig, at du kan holde styr på alle dine beskeder, og at du kan henvise tilbage til dem, når du har brug for det. Det er derfor, det er vigtigt at forstå, hvad der er den bedste måde at gemme og gemme dine e-mail-beskeder fra din Outlook-konto.

Ifølge Microsoft er den bedste praksis at beholde indbakken til de beskeder, du selv skal læse og behandle, og oprette andre mapper, som du kan bruge til bestemte typer post. Opret en "1-Reference"-mappe. Slip manuelt enhver besked, som du skal vende tilbage til senere, eller som du ikke har haft tid til at læse endnu. Sæt et "1" foran det, så det vises lige under din indbakke. Opret andre mapper, såsom "Personlig" for at arkivere personlige e-mails og holde dem adskilt fra dine arbejds-e-mails. På den måde behøver du ikke bekymre dig om, at dine kolleger kigger dig over skulderen på personlige beskeder. Du kan oprette et sæt mapper til mailingliste-e-mails, så disse beskeder omdirigeres til en mappe. På den måde behøver du ikke overfylde din indbakke med tonsvis af beskeder, du måske ikke engang behøver at læse.

Indstil alle dine mapper til automatisk arkivering årligt. Arkiveringssystemet giver dig mulighed for at gemme de e-mails, der er vigtige, uden at du behøver at gøre noget. Outlook kan bede dig om at svare på, om du vil automatisk arkivere alle dine beskeder. Klik på "Ja", og arkiveringsprocessen begynder. Dine beskeder flyttes fra indbakken eller andre mapper til en "Arkiv"-mappe, som du til enhver tid kan få adgang til. Alle dine mapper vil blive efterlignet i mappen "Arkiv". For eksempel, hvis du har referencemapper, personlige og forretningsmapper, vil du se de samme tre mapper under "Arkiv."

Funktionen "AutoArchive" i Outlook er slået til som standard, men du kan også tilpasse arkiveringssystemet. For at gøre dette skal du klikke på menuen "Værktøjer". Klik på "Indstillinger", og klik på fanen "Andet". Vælg "AutoArchive". Vælg "Kør AutoArkiv hver n. dag", og angiv, hvor mange du vil have det til (for eksempel hver 14. dag). Vælg eventuelle andre muligheder, du vil ændre. Hvis du vil anvende ændringerne på alle dine mapper, skal du vælge "Anvend disse indstillinger på alle mapper."