Sådan bruges Avery 5160-etiketter på Excel

Avery-etiketter er et velkendt standard kontorprodukt, og 5160-etiketterne (blandt andre størrelser) er kompatible med Microsoft-produkter. Du kan udskrive Avery-etiketter fra Excel, men processen kræver i sidste ende en brevfletning for at kategorisere etiketfelterne og importere dem til et etiketformat.

Under brevfletningsprocessen opsætter du kolonner med data i Excel og matcher derefter dem med formateringsfelterne i Microsoft Word. Processen er ikke kompliceret, men det kræver tid at indstille formateringen korrekt. Store kontaktlister eller andre former for data i Excel kræver også mere tid at udfylde.

Alternativet til at bruge Excel med Word er at indtaste hver etiket manuelt eller at køre en brevfletning gennem et andet kompatibelt program, såsom Microsoft Outlook. Microsoft Outlook-muligheden er kun attraktiv, hvis du allerede bruger tjenesten som din mailmanager.

Avery-etiketter er standard i Microsoft Word-etiketteformatering, og størrelsen er allerede gemt i en forudindstilling, hvilket gør dem til et fremragende valg til etiketteringsprocessen. Andre almindelige etiketmærker og -layouts gemmes også i etiketformateringen for Microsoft.

Inden du hopper ind i Excel og bruger programmet til at hoste dine data, skal du overveje, om Excel er den bedste brug for netop din situation. Hvis du laver et lille antal etiketter – for eksempel under 100 med minimal information – er det en bedre mulighed at indtaste oplysningerne direkte i et etiketformateret Word-dokument. Dette gælder især for en engangsliste.

Excel er ideel til at være vært for en stor mængde information såsom en kontaktliste med navn, adresse og andre oplysninger for hundreder eller endda tusindvis af mennesker. Lister, der konstant vokser og udvikler sig, er nemme at administrere i Excel.

Excel-projektmappen er ikke et godt valg til at udskrive etiketter til den administrerede liste, men formateringen gør det nemt at flytte dataene til andre programmer og formater. For eksempel kan du nemt uploade en kontaktliste til en e-mail-administrator fra Excel.

Brug Excel, hvis oplysningerne er vigtige og vil se løbende brug. Ellers kan du overveje manuelt at indtaste oplysningerne direkte i et Word-dokument.

I Excel skal du formatere etiketfelterne ved hjælp af kolonneoverskrifter. For eksempel skal du overordne hver kolonne med et specifikt felt som f.eks fornavn, efternavn, adresse, by, stat, postnummer, email adresse og alle andre oplysninger, du beholder på kontakterne. Opsætning af en kolonne for hvert specifikt datasæt er vigtigt, når det er tid til at formatere etiketterne.

Hver række svarer til en enkelt kontakt eller et enkelt datasæt. Brug af en kolonneoverskrift for hver enkelt information maksimerer din evne til at placere, hvor informationen sidder på etiketterne senere, når du bruger brevfletningsprocessen. På dette tidspunkt skal du gemme Excel-regnearket og afslutte programmet. Åbn derefter Microsoft Word for at køre brevfletningen og til sidst udskrive etiketterne.

Gå til Forsendelser fanen i det nye Word-dokument og vælg Start brevfletning mulighed. Vælg Etiketter og klik Etiketindstillinger. Det er her, du formaterer Word-dokumentet til Avery 5160-etiketterne.

Vælg kontinuerlig feed-printer eller sideprinter baseret på den model, du bruger. Under printerindstillingerne er etiketindstillingerne. Vælg rullemenuen for at se leverandørerne og vælg Avery fra denne liste.

En anden liste genereres med alle Avery-etikettens stilarter. Klik på 5160 modeletiketter og vælg Okay. Word-dokumentet størrelser etiketterne, så de matcher den nøjagtige afstand og det nødvendige design.

Klik nu Fil og vælg Fremskreden mulighed for at forbinde Excel til Word. Marker Bekræft filformatkonvertering afkrydsningsfeltet og vælg Okay. Vende tilbage til Forsendelser og klik Vælg Modtagere for at finde din Excel-fil. Vælg filen for at flette oplysningerne med Word.

Formater, som dine data skal se ud på etiketterne i Mailings-indstillingerne også. Brug <> styling til at lægge informationen ud. Dette korrelerer med de kolonner, du oprettede tidligere i Excel. Du kan konfigurere disse oplysninger på den måde, du ønsker.

En adresseetiket er typisk vært for navn, adresse, by, stat og postnummer. Du kan også tilføje et firmanavn eller ethvert tilpasset felt, så længe det findes i en Excel-kolonne. Formater hver kolonneoverskrift på den måde, du ønsker, den skal vises. Dette inkluderer afstanden mellem ord og den linje, som den findes på.

Juster også skrifttypeindstillingerne i dette område. Brug af standardskrifttypen som kortlagt fra Excel fungerer fint, men tilpasset styling er en nem mulighed for etiketter. Bare kør en udskriftsvisning efter sammenlægning for at sikre, at skrifttypen og tekststørrelsen passer på etiketten.

Nu er Avery-etiketterne formateret, og informationen er forbundet. Klik Match felter under Forsendelser og sørg for, at kolonneoverskrifterne fra Excel matcher <> formatering, du brugte tidligere. Hvis alt stemmer overens, gå videre. Hvis ikke, skal du bruge rullemenuerne til at justere, indtil alle felter matcher. Dette knytter Excel-kolonnerne til etiketterne.

Klik Afslut og flet under fanen Mailings for at fuldføre processen. Klik Print for at sende jobbet til din printer. Placer Avery-etiketterne i printerbakken, før udskrivningsfunktionen udføres.

Lav også en udskriftsvisning for at dobbelttjekke justering og afstand og for at lokalisere eventuelle fejl. Etiketter og printerblæk er dyre, og dobbelttjek af filen sikrer, at du ikke behøver at udskrive mere end én gang.

Der findes et alternativ til at køre en brevfletning mellem Excel og Word. Outlook-indstillingen er specifik for kontaktlister, men den tilbyder en nem metode til at indlæse kontakter fra Excel til Outlook-kontaktmanageren.

Hvis du opretholder e-mail-kontakt med nogen på listen, er denne funktion især nyttig. Gå ind i Outlook og vælg Tilføj kontakter og vælg Fra fil. Du kan bruge Excel eller en standard CSV-fil for at opnå det samme resultat. Vælg filen og importer alt til Outlook-manageren.

Nu er det en meget kortere proces at køre en brevfletning i Word. Vælg alle de ønskede kontakter ved hjælp af Flytte+Styring tastaturkommando for at fremhæve flere kontakter.

Gå til Hjem fanen i Outlook og vælg Mailfusion efterfulgt af Kun udvalgte kontakter. Vælg de kontaktfelter, du ønsker på etiketterne, eller klik Alle kontaktfelter at overføre alt. Vælge Nyt dokument og vælg dokumenttype. Postlabels er det mest oplagte udvalg på listen.

Denne handling udløser et Word-dokument til at åbne, og alle kontaktoplysninger er kortlagt og klar. Du skal stadig bruge Word til at vælge Avery-etikettestilen, men processen er den samme som angivet ovenfor.

Hvis du er forsigtig, skal du indtaste Skrive og IndsætFelter sektion i Word for at dobbelttjekke tilknytningen. Du kan også køre en udskriftsvisning for at sikre, at alt er lagt korrekt og klar til udskrivning. Ellers er du klar og kan udskrive etiketterne hurtigt ved hjælp af Outlook brevfletningsprocessen.